Sites, Scope of Project, & Capital Projects

Program Assistance Letter 2011-07

I. PURPOSE
Recent Federal awards to support capital projects at health centers (i.e., Capital Improvement
Program (CIP) and Facility Investment Program (FIP) grants under the American Recovery and
Reinvestment Act and Capital Development (CD) grants under the Affordable Care Act) have
resulted in new operational sites and changes to existing sites. The purpose of this Program
Assistance Letter (PAL) is to highlight the existing policy and processes for documenting sites
within a health centers approved scope of project, with an emphasis on sites at which Federal
Health Resources and Services Administration (HRSA)-supported capital investments and
improvements (e.g., construction, alterations/renovations funded by CIP, FIP, and CD grants)
have occurred/are occurring.
This PAL supplements information in Policy Information Notice (PIN) 2008-01: Defining Scope
of Project and Policy for Requesting Changes and Program Assistance Letter (PAL) 2009-11:
New Scope Verification Process, which detail the HRSA policy for an approved scope of project
for health centers funded under section 330 of the Public Health Service (PHS) Act, the five
components of an approved scope of project, and the policy and process for health centers
seeking prior approval to make changes in the approved scope of project. All health centers are
reminded to periodically review their scope information and contact their section 330 Project
Officer if they notice any discrepancies/inconsistencies.
II. APPLICABILITY/DEFINITIONS
This PAL applies to health centers funded under the Health Center Program authorized in section
330 of the PHS Act, including the Community Health Center, Migrant Health Center, Health
Care for the Homeless, and Public Housing Primary Care Programs. For the purpose of this
PAL, the following terms are defined:

A capital project is one supported under a HRSA capital improvement/investment grant

(i.e., CIP, FIP, and/or CD).

A capital project site is a site at which a Federal HRSA-supported capital project is

occurring.

Capital-related requirements or reviews refer to statutory requirements and policies

related to Federal capital investments and include, but are not limited to, Federal interest
in real property, the National Environmental Policy Act (NEPA), the National Historic
Preservation Act (NHPA), and architectural/engineering reasonableness of the project.

The section 330 PO is the HRSA Project Officer (PO) that manages the Health Center
Program operational grant and is responsible for reviewing change in scope (CIS)
requests. The section 330 PO is listed in the Contacts section of the Electronic
Handbooks (EHB) Grant Handbook with the Activity Code H80. The section 330 PO
remains primary point of contact for approval of all sites within scope of project, whether
the site was added through a CIS request or a HRSA-funded capital grant.

The capital grant PO is the HRSA PO that manages the capital investment grant. For
example, these POs include those that manage the CIP (Activity Code C81), FIP (Activity
Code C80), and CD (Activity Code C8A) grants. The capital grant PO is listed in the
Contacts section of the EHB Grant Handbook with the appropriate activity code.

This PAL does not address the additional communication, reviews and processing necessary to
change the overall scope of work of a capital project. All grantees must consult with both their
section 330 PO and capital grant PO to determine if a request for a change to a capital project
(regardless of whether the site/address is changing) is reasonable prior to taking any steps
outlined in this PAL. Any changes to the capital project overall must adhere to capital-related
requirements and be separately reviewed and approved.
III. BACKGROUND
A. IMPORTANCE OF ACCURATE SCOPE INFORMATION
As stated in PIN 2008-01, site information must be properly documented, up to date, and
approved in the Federal scope of project in order for health centers to be eligible to receive
various benefits (e.g., Federal Tort Claims Act coverage, 340B Drug Pricing Program coverage,
Medicaid and Medicare reimbursement). As noted in PIN 2008-01, significant changes to scope,
including the addition, deletion or relocation of sites, require prior approval by HRSA. Further,
the investment of Federal funds to support capital projects at health center sites requires
assessment of compliance with other statutory capital-related requirements and creates Federal
interest1 in real property; therefore, it is essential that sites be accurately recorded in a health
centers approved scope of project.
Per PIN 2008-01, a fully-equipped mobile van that is staffed by health center clinicians
providing direct primary care services at various locations on behalf of the grantee is considered
a service site and must be properly recorded in scope. If a grantee utilized a capital grant to
purchase a new mobile van, that new site and related information should have been proposed
within the capital grant application. If a grantee utilized a capital grant to replace an existing
in-scope mobile unit, it should ensure that the vans site information is accurate and up to date.
Please note that vans that are not equipped or utilized for direct patient care do not meet the
definition of a service site. If a grantee utilized a capital grant to purchase such a van to
transport patients or staff or support outreach or other enabling services, the van should not be
listed on Form 5Part B: Service Sites. Rather, these vans may be listed on Form 5Part C:
Other Activities, as appropriate.
B. SCOPE VERIFICATION PROCESSES FOR CAPITAL PROJECT SITES

Per PIN 2009-11, grantees are required to verify implementation of site changes within EHB
through the Scope Verification process.
During the CIP, FIP, and CD application process, applicants were instructed to document within
the application any new site(s) proposed in a construction or alteration/renovation project that
was not already in its approved scope of project. HRSA reviewed this proposed site information
as part of the overall capital grant application following the criteria outlined in PIN 2008-01 and
approval of the sites within a grantees scope of project was communicated to applicants via the
NGA that also approved their CIP, FIP, or CD project. A term on the NGA informed grantees
that they were expected to verify that the new site was implemented once it became operational.
Because the implementation of capital projects is long-term in nature, these sites are frequently
not able to be operational within the expected 120 days of site approval for a CIS request.
Therefore, in approving new sites as part of a federally-funded capital grant (i.e., CIP, FIP,
and/or CD), HRSA provided a scope verification process that allowed for additional time beyond
the 120-day verification deadline for CIS requests. Grantees were given a two-year deadline
within EHB to verify that these sites were operational. The technical process for verifying the
open/operational date in EHB for these sites is the same as for CIS requests; once verified, an
NGA confirming the operational date of the site will be issued.
IV. COMMON SCENARIOS FOR CAPITAL PROJECT SITES AND HOW TO
ADDRESS THEM
In order to assist grantees with assuring that their scope of project is accurately and appropriately
reflected within EHB, this section contains descriptions of scenarios a grantee may experience
and provides guidance on how to address those scenarios. If a grantee encounters a scenario
(related to scope) with a capital project site that is not described in this PAL, it should consult
with its section 330 PO.
A. CORRECTIONS AND UPDATES TO ADDRESSES WITH NO PHYSICAL
LOCATION CHANGE
In some cases, grantees were unable to provide a complete address on Form 5-B at the time the
capital grant application(s) was submitted (e.g., official street names had not been assigned for a
new construction project). Once the additional information about a new site is available (e.g.,
street names have now been assigned and a formal street address established), the street address
needs to be formally entered on Form 5-B to correctly document the grantees approved scope of
project.
If a grantee has an update to an address that it believes meets this scenario, the following steps
should be taken:

Grantee contacts its section 330 PO and capital project PO to discuss the potential
options, timing, and impact of the change.

Grantee accesses the pending Scope Verification for the originally proposed site in its
section 330 Grant Handbook in EHB; verifies the site as Not Implemented; and
provides the correct alternate address.

Grantee provides to the section 330 PO in writing (electronically, if possible):

o The correct complete address (including specific suite or building numbers if
applicable);
o Official documentation from the assigning authority (e.g., local government, Post
Office) confirming that the physical site location is the same as the assigned
address;
o Confirmation that all other original information provided in Form 5-B/Add Site
Checklist of the capital application is still accurate; and
o Date that this site was/will be operational.

After the PO compares this address information to the approved application and previous site and
capital project reviews to assure it meets the criteria to be approved under this scenario, an NGA
with the corrected site information will be issued.
B. PROPOSING A CHANGE TO THE PHYSICAL LOCATION OF AN APPROVED
CAPITAL PROJECT
HRSA acknowledges that, due to unforeseen circumstances, a grantee may need to propose a
different site (i.e., a physical location change) at which to implement its capital project. In these
cases, a grantee must take necessary actions to ensure that the site information is properly
updated, reviewed, and approved in its Federal scope of project. Prior to taking any of the
following actions, the grantee must first consult with its section 330 PO per PIN 2008-01.
All grantees are reminded that a change in site location for a HRSA-funded capital project
will require additional capital-related reviews (e.g., NEPA, NHPA, architectural/engineering)
prior to final approval. HRSA will not indicate approval of a site change until all necessary
reviews have been satisfactorily completed. All such changes will require both section 330
PO and capital grant PO approval.
For the purposes of the following scenarios, a new site is one that is not yet approved within a
grantees scope on Form 5-B and/or is not yet operational. An existing site is one that is
already approved within a grantees scope on Form 5-B and is operational.
1. New site to new site
A grantee may determine that due to unforeseen circumstances, the new site proposed in its
original capital grant application is not viable; therefore, the grantee may propose to implement
the capital grant at a different site. For example, a grantee proposed a capital project at a new

site at 123 Main Street but, due to environmental concerns at this site, it is requesting to transfer
its capital project to 456 First Street. In such a case, the following steps must be taken by the
grantee:

Grantee contacts its section 330 PO and capital project PO to discuss the potential
options, timing and impact of the change.

Grantee accesses the pending Scope Verification for the originally proposed site in its
section 330 Grant Handbook in EHB; verifies the site as Not Implemented; and
provides the alternate address.

Grantee adds the new site at the alternate address through a full, formal CIS request
within the EHB scope module, which includes submission of all required forms and
documentation.

The section 330 PO reviews the new site proposed via the CIS request at the alternate
address according to PIN 2008-01; if approved, an NGA approving the site will be
issued through the section 330 grant. The site will also be marked as having a capital
project and a two-year scope verification deliverable (based on the original capital grant
program end date) will be created in EHB.

If the site cannot be approved, the grantee will receive an email through EHB indicating
disapproval and should consult with its capital grant PO concerning next steps relative to
the capital project.

Grantee must verify the approved site at the alternate address as implemented once the
grantee is operational at the site.

2. New site to existing site

A grantee may determine that due to unforeseen circumstances, the new site proposed in its
original capital grant application is not viable; therefore, the grantee may propose to implement
the capital grant at an existing site in its approved scope of project. For example, a grantee
proposed a capital project at a new site at 123 Main Street but, due to environmental concerns at
this site, proposes to instead construct a new floor at its existing clinic at 789 Second Avenue. In
such a case, the following steps must be taken by the grantee:

Grantee contacts its section 330 PO and capital project PO to discuss the potential
options, timing and impact of the change.

Grantee accesses the pending Scope Verification for the originally proposed site in its
section 330 Grant Handbook in EHB; verifies the site as Not Implemented; and
provides the alternate address (the address of the site currently in the approved scope of
project).

Note that a new CIS request is not required and a revised NGA will not be issued. No
further scope verification will be required.

3. Existing site to new site

A grantee may determine that due to unforeseen circumstances, it is unable to implement its
capital project at its existing site proposed in the capital grant application; therefore, the grantee
may propose to implement the capital grant at a new site. For example, due to zoning
limitations, a grantee determines that instead of constructing a new wing on its existing clinic at
789 Second Avenue, it wishes to construct a new building at 123 Main Street. In these cases, the
grantee should:

Contact its section 330 PO and capital project PO to discuss the potential options, timing
and impact of the change.

Add the new site through a full, formal CIS request within the EHB scope module, which
includes submission of all required forms and documentation.

The section 330 PO reviews the new site proposed via the CIS at the alternate address
according to PIN 2008-01; if approved, an NGA approving the site will be issued through
the section 330 grant.

If the site cannot be approved, the grantee will receive an email through EHB indicating
disapproval and should consult with its capital grant PO concerning the next steps
relevant to the capital project.

The approved site will also be marked as having a capital project and a two-year scope
verification deliverable (based on the original capital grant program end date) will be
created in EHB.

4. Existing site to existing site

A grantee may determine that due to unforeseen circumstances, it is unable to implement its
capital project at the existing site proposed in the capital grant application; therefore, the grantee
may propose to implement the capital grant at another site in its approved scope of project. For
example, due to zoning limitations, a grantee determines that instead of constructing a new wing
on its existing clinic at 789 Second Avenue, it wishes to construct a new wing at its existing
approved site at 100 Third Avenue. Because this type of change involves existing sites only, a
CIS request is not required. However, in these cases, the grantee should contact its section 330
PO and capital project PO to discuss the potential options, timing and impact of the change and
to ensure that proper capital project reviews and documentation occur in EHB.
5. Other additions (such as the creation of a new suite, office, or building number)

As a result of the capital project, a grantee may determine that a new building address or suite
number has been created (i.e., two or more sites now exist with separate and distinct addresses
where there was only one address previously), requiring a new site to be added to the approved
scope of project (refer to PIN 2008-01 for a definition of what constitutes a service site). A
grantee must complete a CIS for prior approval to add a new site(s) if the capital project results
in a new/different suite number, office number, or building number. For example, a CIS request
to add a site is required if a grantee operates a site at 345 Main Street, Suite #4, and will be
adding a new site at 345 Main Street, Suite #12, which was created as part of the capital project.
As with all CIS requests, the grantee should consult with its section 330 PO. If approved for a
new site at the new suite, building, office, etc., the grantee will also be required to complete a
scope verification when the site is operational.
V. VERIFYING OPERATIONAL DATES
A Health Center Program grantee should verify any new site approved through a HRSA-funded
capital grant as operational by accessing the Scope Verification deliverable in its Grant
Portfolio in EHB as soon as it begins to provide services at the site.
As necessary, after consultation with its section 330 PO and capital grant PO, a grantee may
request an extension of the verification deadline if it is continuing to implement the capital
project and is not yet operational at the site at the end of the two-year period. To do so, a grantee
must access the Scope Verification deliverable prior to the original verification deadline and
request an extension of the deliverable deadline, which must be reviewed and approved by
HRSA. Prior to requesting an extension to the site verification deadline, the grantee must
consult with its capital grant PO to submit a separate Prior Approval request for an Extension
Without Funds to the capital grants project period; this request must also be reviewed and
approved by HRSA.
James Macrae
Associate Administrator for Primary Health Care
http://bphc.hrsa.gov/policiesregulations/policies/pal201107.html
3-21-2015 8.51

Situs, Ruang Lingkup Proyek, & Proyek Modal

Surat Bantuan Program 2011-07
I. TUJUAN
Penghargaan federal baru-baru ini untuk mendukung proyek-proyek modal di pusat-pusat
kesehatan (yaitu, Program Peningkatan Modal (CIP) dan Program Investasi Fasilitas (FIP) hibah
bawah Pemulihan Amerika dan Reinvestasi UU dan Pengembangan Modal (CD) hibah bawah
Undang-Undang Perawatan Terjangkau) telah mengakibatkan situs operasional baru dan
perubahan ke situs yang ada. Tujuan dari Surat Bantuan Program ini (PAL) adalah untuk
menyoroti kebijakan yang ada dan proses untuk mendokumentasikan situs dalam lingkup
disetujui pusat kesehatan proyek, dengan penekanan pada situs di mana federal Sumber Daya
Kesehatan dan Layanan Administrasi (HRS) -didukung investasi modal dan perbaikan (misalnya,
konstruksi, perubahan / renovasi didanai oleh CIP, FIP, dan hibah CD) telah terjadi / sedang
terjadi.
PAL ini melengkapi informasi dalam Pemberitahuan Informasi Kebijakan (PIN) 2008-01:
Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek dan Kebijakan Meminta Perubahan dan Surat Bantuan
Program (PAL) 2009-11: New Proses Verifikasi Scope, yang merinci kebijakan HRS untuk
lingkup disetujui Proyek untuk puskesmas yang didanai di bawah bagian 330 dari Dinas
Kesehatan (PHS) Undang-Undang, lima komponen dari lingkup yang disetujui proyek, dan
kebijakan dan proses untuk Puskesmas mencari persetujuan untuk melakukan perubahan dalam
lingkup disetujui proyek. Semua puskesmas diingatkan untuk meninjau secara berkala informasi
lingkup mereka dan menghubungi Project Officer bagian 330 mereka jika mereka melihat
adanya perbedaan / inkonsistensi.
AKU AKU. PENERAPAN / DEFINISI
PAL ini berlaku untuk pusat kesehatan yang didanai melalui Program Puskesmas berwenang
dalam bagian 330 dari Undang-Undang PHS, termasuk Pusat Kesehatan Masyarakat, Migrant
Puskesmas, Pelayanan Kesehatan untuk Tunawisma, dan Perumahan Rakyat Program Perawatan
Primer. Untuk tujuan PAL ini, istilah berikut didefinisikan:
Sebuah "Proyek modal" adalah salah satu didukung oleh peningkatan modal HRS / hibah
investasi (yaitu, CIP, FIP, dan / atau CD).
Sebuah "lokasi proyek modal" adalah sebuah situs di mana proyek modal federal HRSdidukung terjadi.
"Persyaratan modal terkait" atau "Ulasan" mengacu pada persyaratan hukum dan kebijakan
yang berkaitan dengan investasi modal federal dan termasuk, namun tidak terbatas pada, bunga
Federal real properti, Undang-Undang Kebijakan Lingkungan Nasional (NEPA), UndangUndang Pelestarian Sejarah Nasional (NHPA), dan arsitektur kewajaran / rekayasa proyek.
The "Bagian 330 PO" adalah HRS Project Officer (PO) yang mengelola Pusat Program
Kesehatan hibah operasional dan bertanggung jawab untuk mengkaji perubahan lingkup (CIS)
permintaan. Bagian 330 PO tercantum dalam "Kontak" bagian dari Electronic Pegangan (EHB)
Hibah Buku Pegangan dengan Kegiatan Kode H80. Bagian 330 PO tetap kontak utama untuk
persetujuan dari semua situs dalam lingkup proyek, apakah situs ditambahkan melalui

permintaan CIS atau hibah modal HRS yang didanai.

The "hibah modal PO" adalah HRS PO yang mengelola hibah investasi modal. Sebagai
contoh, PO ini termasuk orang-orang yang mengelola CIP (Activity Kode C81), FIP (Activity
Kode C80), dan CD (Activity Kode C8A) hibah. Hibah modal PO tercantum dalam "Kontak"
bagian dari EHB Hibah Buku Pegangan dengan kode kegiatan yang sesuai.
PAL ini tidak membahas tambahan komunikasi, ulasan dan pengolahan yang diperlukan untuk
mengubah lingkup keseluruhan pekerjaan proyek modal. Semua penerima harus berkonsultasi
dengan kedua mereka bagian 330 PO dan hibah modal PO untuk menentukan apakah
permohonan perubahan ke proyek modal (terlepas dari apakah situs / alamat berubah) masuk
akal sebelum mengambil langkah-langkah yang diuraikan dalam PAL ini. Setiap perubahan pada
proyek modal keseluruhan harus mematuhi persyaratan modal terkait dan secara terpisah dan
disetujui.
AKU AKU AKU. LATAR BELAKANG
A. PENTINGNYA INFORMASI SCOPE AKURAT
Sebagaimana dinyatakan dalam PIN 2008-01, informasi situs harus didokumentasikan dengan
baik, up to date, dan disetujui dalam lingkup Federal proyek agar pusat-pusat kesehatan untuk
memenuhi syarat untuk menerima berbagai manfaat (misalnya, UU cakupan federal Tort Claims,
Obat 340B Cakupan program harga, Medicaid dan Medicare penggantian). Seperti tercantum
dalam PIN 2008-01, perubahan signifikan terhadap lingkup, termasuk penambahan, penghapusan
atau relokasi situs, membutuhkan persetujuan terlebih dahulu oleh HRS. Selanjutnya, investasi
dana federal untuk mendukung proyek-proyek modal di lokasi puskesmas membutuhkan
penilaian sesuai dengan persyaratan-modal terkait hukum lain dan menciptakan interest1 Federal
real properti; Oleh karena itu, adalah penting bahwa situs secara akurat dicatat dalam lingkup
disetujui pusat kesehatan proyek.
Per PIN 2008-01, van ponsel lengkap yang dikelola oleh dokter puskesmas yang menyediakan
layanan perawatan primer langsung di berbagai lokasi atas nama penerima beasiswa dianggap
sebagai situs layanan dan harus dicatat dengan baik dalam lingkup. Jika penerima hibah
dimanfaatkan hibah modal untuk membeli van mobile baru, situs baru dan informasi terkait
harus telah diajukan dalam aplikasi hibah modal. Jika penerima hibah dimanfaatkan hibah modal
untuk mengganti unit mobile yang ada di lingkup, harus memastikan bahwa informasi situs van
akurat dan up to date. Harap dicatat bahwa van yang tidak dilengkapi atau dimanfaatkan untuk
perawatan pasien langsung tidak memenuhi definisi situs layanan. Jika penerima hibah
dimanfaatkan hibah modal untuk membeli van tersebut untuk mengangkut pasien atau staf atau
dukungan outreach atau layanan yang memungkinkan lainnya, van tidak harus terdaftar di Form
5-Bagian B: Tempat Service. Sebaliknya, van ini mungkin tercantum pada Formulir 5-Bagian C:
Aktivitas, yang sesuai.
B. PROSES VERIFIKASI SCOPE UNTUK SITUS PROYEK MODAL
Per PIN 2009-11, penerima diminta untuk memverifikasi pelaksanaan perubahan situs dalam
EHB melalui "proses Verifikasi Scope."

Selama CIP, FIP, dan proses aplikasi CD, pelamar diminta untuk mendokumentasikan dalam
aplikasi situs baru (s) yang diusulkan dalam konstruksi atau perubahan / proyek renovasi yang
belum dalam lingkup yang disetujui proyek. HRS Ulasan informasi situs yang diusulkan ini
sebagai bagian dari aplikasi hibah modal keseluruhan mengikuti kriteria yang digariskan dalam
PIN 2008-01 dan persetujuan dari situs dalam lingkup penerima hibah proyek dikomunikasikan
kepada pemohon melalui NGA yang juga disetujui CIP mereka, FIP, atau Proyek CD. Sebuah
istilah di NGA memberitahu penerima bahwa mereka diharapkan untuk memverifikasi bahwa
situs baru dilaksanakan setelah menjadi operasional.
Karena pelaksanaan proyek-proyek modal jangka panjang di alam, situs-situs tersebut sering
tidak mampu akan beroperasi dalam waktu yang diharapkan 120 hari persetujuan situs untuk
permintaan CIS. Oleh karena itu, dalam menyetujui lokasi baru sebagai bagian dari hibah modal
yang didanai pemerintah federal (yaitu, CIP, FIP, dan / atau CD), HRS memberikan proses
verifikasi lingkup yang memungkinkan untuk waktu tambahan di luar batas waktu verifikasi 120
hari untuk permintaan CIS. Penerima diberi tenggat waktu dua tahun dalam EHB untuk
memverifikasi bahwa situs tersebut adalah operasional. Proses teknis untuk memverifikasi
terbuka tanggal operasional / di EHB atas situs tersebut adalah sama seperti untuk permintaan
CIS; setelah diverifikasi, sebuah NGA mengkonfirmasikan tanggal operasional situs tersebut
akan dikeluarkan.
IV. SKENARIO UMUM UNTUK SITUS PROYEK MODAL DAN CARA MENgHADApINYA
Dalam rangka membantu penerima dengan meyakinkan bahwa ruang lingkup mereka proyek
secara akurat dan tepat tercermin dalam EHB, bagian ini berisi deskripsi dari skenario penerima
mungkin mengalami dan memberikan panduan tentang bagaimana mengatasi skenario. Jika
penerima hibah bertemu skenario (terkait dengan lingkup) dengan lokasi proyek modal yang
tidak dijelaskan dalam PAL ini, harus berkonsultasi dengan bagian 330 yang PO.
A. KOREKSI DAN TERBARU UNTUK ALAMAT TANPA LOKASI GANTI FISIK
Dalam beberapa kasus, penerima tidak dapat memberikan alamat lengkap pada Formulir 5-B
pada saat aplikasi hibah modal (s) disampaikan (misalnya, nama jalan resmi belum ditetapkan
untuk proyek konstruksi baru). Setelah informasi tambahan tentang situs baru tersedia (misalnya,
nama jalan kini telah ditetapkan dan alamat jalan formal yang didirikan), alamat jalan harus
secara resmi dimasukkan pada Formulir 5-B untuk benar mendokumentasikan lingkup disetujui
para penerima hibah proyek.
Jika penerima memiliki update ke alamat yang diyakini memenuhi skenario ini, langkah-langkah
berikut harus diambil:
Kontak penerima yang bagian 330 PO dan proyek modal PO untuk membahas potensi pilihan,
waktu, dan dampak perubahan.
Penerima beasiswa mengakses Verifikasi Lingkup tertunda untuk situs awalnya diusulkan
dalam bagian yang 330 Hibah Buku Pegangan di EHB; memverifikasi situs sebagai "Tidak
Diimplementasikan;" dan memberikan yang benar "alamat alternatif."
Penerima beasiswa memberikan ke bagian 330 PO secara tertulis (elektronik, jika mungkin):

Alamat lengkap yang benar (termasuk suite atau bangunan nomor tertentu jika berlaku);
Dokumentasi resmi dari otoritas menugaskan (misalnya, pemerintah daerah, Kantor Pos)
yang menyatakan bahwa lokasi situs fisik adalah sama dengan alamat yang ditetapkan;
Konfirmasi bahwa semua informasi asli lain yang disediakan dalam Formulir 5-B /
Tambahkan Checklist Site aplikasi modal masih akurat; dan
Tanggal bahwa situs ini adalah / akan beroperasi.
Setelah PO membandingkan informasi alamat ini untuk aplikasi disetujui dan situs dan proyek
modal sebelumnya ulasan untuk memastikan memenuhi kriteria yang akan disetujui dalam
skenario ini, NGA dengan informasi situs dikoreksi akan dikeluarkan.
B. PENGAJUAN PERUBAHAN ATAS FISIK LOKASI SUATU PROYEK MODAL
DISETUJUI
HRS mengakui bahwa, karena keadaan yang tak terduga, penerima mungkin perlu untuk
mengusulkan situs yang berbeda (yaitu, perubahan lokasi fisik) di mana untuk melaksanakan
proyek modal. Dalam kasus ini, penerima harus mengambil tindakan yang diperlukan untuk
memastikan bahwa informasi situs diperbarui dengan benar, Ulasan, dan disetujui dalam lingkup
federal yang proyek. Sebelum mengambil salah satu tindakan berikut, penerima beasiswa harus
terlebih dahulu berkonsultasi dengan bagian yang 330 PO per PIN 2008-01.
Semua penerima diingatkan bahwa perubahan lokasi situs untuk proyek modal HRS yang
didanai akan memerlukan tambahan ulasan-modal terkait (misalnya, NEPA, NHPA, arsitektur /
engineering) sebelum persetujuan akhir. HRS tidak akan menunjukkan persetujuan perubahan
situs sampai semua ulasan diperlukan telah diselesaikan secara memuaskan. Semua perubahan
tersebut akan membutuhkan bagian 330 PO dan persetujuan PO hibah modal.
Untuk keperluan skenario berikut, sebuah "situs baru" adalah salah satu yang belum disetujui
dalam lingkup penerima pada Form 5-B dan / atau belum operasional. "Situs yang ada" adalah
salah satu yang sudah disetujui dalam lingkup penerima pada Form 5-B dan operasional.
Situs baru ke situs baru
Sebuah penerima dapat menentukan bahwa karena keadaan yang tak terduga, situs baru yang
diusulkan dalam aplikasi hibah modal asli tidak layak; Oleh karena itu, penerima beasiswa dapat
mengusulkan untuk melaksanakan hibah modal di lokasi yang berbeda. Sebagai contoh,
penerima hibah yang diusulkan proyek modal di lokasi baru di 123 Main Street tetapi, karena
masalah lingkungan di situs ini, meminta untuk mentransfer proyek modal untuk 456 First Street.
Dalam kasus seperti itu, langkah-langkah berikut harus diambil oleh penerima beasiswa:
Kontak penerima yang bagian 330 PO dan proyek modal PO untuk mendiskusikan pilihan
potensial, waktu dan dampak dari perubahan.
Penerima beasiswa mengakses Verifikasi Lingkup tertunda untuk situs awalnya diusulkan
dalam bagian yang 330 Hibah Buku Pegangan di EHB; memverifikasi situs sebagai "Tidak
Diimplementasikan;" dan memberikan "alamat alternatif."

Penerima beasiswa menambahkan situs baru di "alamat alternatif" melalui penuh, permintaan
CIS formal dalam modul lingkup EHB, yang mencakup penyerahan segala bentuk dan
dokumentasi yang diperlukan.
Bagian 330 PO ulasan situs baru yang diusulkan melalui permintaan CIS di "alamat alternatif"
menurut PIN 2008-01; jika disetujui, sebuah NGA menyetujui situs akan dikeluarkan melalui
bagian 330 hibah. Situs ini juga akan ditandai sebagai memiliki proyek modal dan dua tahun
verifikasi lingkup penyampaian (berdasarkan asli hibah modal pada akhir program) akan dibuat
dalam EHB.
Jika situs tidak dapat disetujui, penerima beasiswa akan menerima email melalui EHB
menunjukkan ketidaksetujuan dan harus berkonsultasi dengan perusahaan PO hibah modal
perseroan langkah selanjutnya relatif terhadap proyek modal.
Penerima beasiswa harus memverifikasi situs disetujui pada "alamat alternatif" seperti yang
diterapkan setelah penerima beasiswa beroperasi di lokasi.
Situs baru untuk situs yang ada
Sebuah penerima dapat menentukan bahwa karena keadaan yang tak terduga, situs baru yang
diusulkan dalam aplikasi hibah modal asli tidak layak; Oleh karena itu, penerima beasiswa dapat
mengusulkan untuk melaksanakan hibah modal situs yang ada dalam lingkup yang disetujui
proyek. Sebagai contoh, penerima hibah yang diusulkan proyek modal di lokasi baru di 123
Main Street tetapi, karena masalah lingkungan di situs ini, mengusulkan untuk membangun
bukan lantai baru di klinik yang ada di 789 Second Avenue. Dalam kasus seperti itu, langkahlangkah berikut harus diambil oleh penerima beasiswa:
Kontak penerima yang bagian 330 PO dan proyek modal PO untuk mendiskusikan pilihan
potensial, waktu dan dampak dari perubahan.
Penerima beasiswa mengakses Verifikasi Lingkup tertunda untuk situs awalnya diusulkan
dalam bagian yang 330 Hibah Buku Pegangan di EHB; memverifikasi situs sebagai "Tidak
Diimplementasikan;" dan memberikan "alamat alternatif" (alamat situs saat ini dalam lingkup
disetujui proyek).
Perhatikan bahwa permintaan CIS baru tidak diperlukan dan NGA direvisi tidak akan
dikeluarkan. Tidak ada verifikasi lingkup lebih lanjut akan diperlukan.
Ada situs ke situs baru
Sebuah penerima dapat menentukan bahwa karena keadaan yang tak terduga, tidak mampu untuk
melaksanakan proyek modal di situs yang ada diusulkan dalam aplikasi hibah modal; Oleh
karena itu, penerima beasiswa dapat mengusulkan untuk melaksanakan hibah modal situs baru.
Misalnya, karena keterbatasan zonasi, penerima hibah menentukan bahwa alih-alih membangun
sebuah sayap baru di klinik yang ada di 789 Second Avenue, ia berharap untuk membangun

gedung baru di 123 Main Street. Dalam kasus ini, penerima beasiswa harus:
Hubungi nya bagian 330 PO dan proyek modal PO untuk mendiskusikan pilihan potensial,
waktu dan dampak dari perubahan.
Tambahkan situs baru melalui penuh, permintaan CIS formal dalam modul lingkup EHB, yang
mencakup penyerahan segala bentuk dan dokumentasi yang diperlukan.
Bagian 330 PO ulasan situs baru yang diusulkan melalui CIS di "alamat alternatif" menurut
PIN 2008-01; jika disetujui, sebuah NGA menyetujui situs akan dikeluarkan melalui bagian 330
hibah.
Jika situs tidak dapat disetujui, penerima beasiswa akan menerima email melalui EHB
menunjukkan ketidaksetujuan dan harus berkonsultasi dengan perusahaan hibah modal PO
mengenai langkah selanjutnya yang relevan dengan proyek modal.
Situs ini disetujui juga akan ditandai sebagai memiliki proyek modal dan dua tahun verifikasi
lingkup penyampaian (berdasarkan asli hibah modal pada akhir program) akan dibuat dalam
EHB.
Ada situs ke situs yang ada
Sebuah penerima dapat menentukan bahwa karena keadaan yang tak terduga, tidak mampu untuk
melaksanakan proyek modal di lokasi yang ada diusulkan dalam aplikasi hibah modal; Oleh
karena itu, penerima beasiswa dapat mengusulkan untuk melaksanakan hibah modal situs lain
dalam lingkup yang disetujui proyek. Misalnya, karena keterbatasan zonasi, penerima hibah
menentukan bahwa alih-alih membangun sebuah sayap baru di klinik yang ada di 789 Second
Avenue, ia berharap untuk membangun sebuah sayap baru di situs yang ada disetujui pada 100
Third Avenue. Karena jenis perubahan melibatkan situs yang ada saja, permintaan CIS tidak
diperlukan. Namun, dalam kasus ini, penerima beasiswa harus menghubungi nya bagian 330 PO
dan proyek modal PO untuk mendiskusikan pilihan potensial, waktu dan dampak dari perubahan
dan untuk memastikan bahwa ulasan proyek modal dan dokumentasi terjadi pada EHB.
Penambahan lainnya (seperti penciptaan suite, kantor, atau nomor bangunan baru)
Sebagai hasil dari proyek modal, penerima dapat menentukan bahwa alamat bangunan atau suite
nomor baru telah dibuat (yaitu, dua atau lebih situs sekarang ada dengan alamat terpisah dan
berbeda di mana hanya ada satu alamat sebelumnya), membutuhkan sebuah situs baru yang akan
ditambahkan ke lingkup yang disetujui proyek (lihat PIN 2008-01 untuk definisi tentang apa
yang merupakan situs layanan). Sebuah penerima harus menyelesaikan CIS untuk persetujuan
untuk menambahkan situs baru (s) jika hasil proyek modal baru / nomor yang berbeda suite,
nomor kantor, atau nomor bangunan. Misalnya, permintaan CIS untuk menambahkan situs
diperlukan jika penerima hibah mengoperasikan situs di 345 Main Street, Suite # 4, dan akan
menambahkan sebuah situs baru di 345 Main Street, Suite # 12, yang diciptakan sebagai bagian
dari proyek modal. Seperti dengan semua permintaan CIS, penerima beasiswa harus
berkonsultasi dengan bagian 330 yang PO. Jika disetujui untuk situs baru di suite baru, gedung,

kantor, dll, penerima beasiswa juga akan diminta untuk menyelesaikan verifikasi lingkup bila
situs beroperasi.
V. VERIFIKASI TANGGAL OPERASIONAL
Sebuah penerima Pusat Program kesehatan harus memverifikasi situs baru yang disetujui melalui
hibah modal HRS didanai sebagai operasional dengan mengakses Lingkup Verifikasi
penyampaian dalam "Hibah Portofolio" di EHB secepat itu mulai menyediakan layanan di lokasi.
Seperlunya, setelah berkonsultasi dengan nya bagian 330 PO dan hibah modal PO, penerima
hibah dapat meminta perpanjangan batas waktu verifikasi jika terus melaksanakan proyek modal
dan belum beroperasi di lokasi pada akhir dua tahun periode. Untuk melakukannya, penerima
harus mengakses penyampaian Verifikasi Lingkup sebelum batas waktu verifikasi asli dan
meminta perpanjangan batas waktu penyampaian, yang harus ditinjau dan disetujui oleh HRS.
Sebelum meminta perpanjangan batas waktu verifikasi situs, penerima beasiswa harus
berkonsultasi dengan nya hibah modal PO untuk mengirimkan permintaan Persetujuan Sebelum
terpisah untuk Perpanjangan Tanpa Dana periode proyek hibah ibukota; permintaan ini juga
harus ditinjau dan disetujui oleh HRS.
James Macrae
Administrator asosiasi untuk Perawatan Kesehatan Utama