AME

Configuration based on Enseval Case

Study
1. Overview

AME adalah salah satu fitur di dalam Oracle yang digunakan untuk melakukan konfigurasi
workflow rules. Terdapat 6 komponen utama di dalam melakukan konfigurasi AME, yaitu
a. Transaction Type
b. Attributes
c. Conditions
d. Actions
e. Approver Groups
f. Rules

Gambar dibawah adalah ilustrasi singkat bagaimana kaitan antar komponen AME dalam
proses Approval.

Gambar dibawah adalah Approval Path didalam pembuatan Purchase Requisition untuk PT.
Enseval Putera Megatrading, Tbk.
 2. Transaction Type

Transaction Type digunakan untuk menentukan jenis transaksi yang akan menggunakan
AME. Beberapa contoh Transaction Type didalam Oracle EBS adalah:
a) Purchase Requisition Approval (Purchasing)
b) Requester Change Order Approval (Purchasing)
c) OIE Expense Reports (Payables)
d) Payables Holds Resolution (Payables)
e) Payables Invoice Approval (Payables)

Transaction Type yang digunakan untuk Study Case ini adalah Purchase Requisition
Approval.

Konfigurasi:
Approvals Management Business Analyst Responsibility à Business Analyst Dashboard à
Input Purchase Requisition Approval ke dalam field “Select the transaction type”

3. Attributes

Attributes digunakan sebagai parameter yang akan digunakan sebagai penentuan Approval
Path. Attributes didalam Oracle AME sudah tersedia untuk beberapa parameter, seperti
a) Item Number
b) Supplier
c) PO Natural Account, dll
Akan tetapi, jika dibutuhkan Attributes dapat dibuat baru sesuai dengan kebutuhan

Attributes yang digunakan untuk Study Case ini ada 4, yaitu:

a) Account Category
b) Budget Available
c) Total PR Amount
d) Employee Status
Konfigurasi:
Approvals Management Business Analyst Responsibility à Business Analyst Dashboard à
Input Purchase Requisition Approval ke dalam field “Select the transaction type” à Click
Attributes

Pastikan Attribute yang akan kita gunakan sudah ada didalam table Attributes. Jika setelah
dilakukan pencarian dan tidak tersedia, maka kita perlu menambahkan Attributes standard yang
sudah disiapkan Oracle ke dalam table atau melakukan pembuatan Attributes baru.
• Click Use Existing Attribute untuk melakukan pencarian atas standard Attributes
• Click Create untuk melakukan pembuatan Attributes baru

 4. Conditions

Conditions digunakan untuk menentukan kondisi-kondisi apa saja yang akan digunakan oleh
AME Engine untuk menentukan Approval Path.

Conditions yang digunakan untuk Study Case ini ada 4, yaitu:

a) Account Category = CAPEX atau OPEX
b) Budget Available = Available atau Not Available
c) Total PR Amount = Lebih kecil dari 50 juta atau lebih besar sama dengan 50 juta
d) Employee Status = Kantor Cabang atau Kantor Pusat

Konfigurasi:
Approvals Management Business Analyst Responsibility à Business Analyst Dashboard à
Input Purchase Requisition Approval ke dalam field “Select the transaction type” à Click
Conditions

Gambar dibawah adalah contoh pembuatan Conditions, dimana Item Number = 0001-0120H
 5. Actions

Actions digunakan untuk menentukan aksi yang akan dilakukan oleh AME Engine setelah
Kondisi yang telah kita tentukan bernilai True.

Actions yang digunakan untuk Study Case ini adalah:

• Name: approval-group chain of authority
• Order Number: 1
• Ordering Mode: Serial
• Voting Method: Serial

Konfigurasi:
Approvals Management Business Analyst Responsibility à Business Analyst Dashboard à
Input Purchase Requisition Approval ke dalam field “Select the transaction type” à Click
Actions Types
 6. Approver Group

Approver Group digunakan untuk menentukan jalur atau Approval Path yang akan digunakan.

Approver Group yang akan dibuat untuk Study Case ini sebanyak 4, yaitu:
• Jalur 1: Preparer à Kabag/KSA à ABM àBudget Controller (Pusat) à RBM à
DirOp
• Jalur 2: Preparer à Kabag/KSA à ABM àBudget Controller (Pusat) à RBM à
DirOp à DirFa à PresDir
• Jalur 3: Preparer à Manager (SM)/GM
• Jalur 4: Prepare à Kabag/KSA à ABM

Konfigurasi:
Approvals Management Business Analyst Responsibility à Business Analyst Dashboard à
Input Purchase Requisition Approval ke dalam field “Select the transaction type” à Click
Approver Groups à Click Create
Gambar dibawah adalah contoh Approver Group dengan flow, PDR810.Production Director
à EX140.Chief Financial Officer

7. Rules

Rules digunakan sebagai penyatu dari semua komponen yang telah kita buat pada poin 2
hingga poin 6.

Rules yang akan dibuat untuk Study Case ini sebanyak 5. Salah satu contoh Rules yang
akan dibuat misalnya:
• Name: Group CAPEX with Available Budget
• Conditions
 o Account Category = CAPEX
o Budget Available = YES
• Action Types: approval-group chain of authority
• Action: Require approval from Jalur 1

Konfigurasi:
Approvals Management Business Analyst Responsibility à Business Analyst Dashboard à
Input Purchase Requisition Approval ke dalam field “Select the transaction type” à Click
Rules à Click Create