RDA: a quick introduction

Chris Oliver

February 2nd, 2011
What is RDA?

new metadata standard that replaces AACR2

a set of practical instructions based on a theoretical 
framework

To understand RDA:
• not simply a set of updated instructions
• new way of thinking about cataloguing data

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Understanding RDA

1. scope of RDA
2. underlying theoretical framework
3. objectives and principles 
4. an aspect of RDA’s design:
• elements and core elements
• designed for current databases and for future 
databases and web environments

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Continuity with AACR2
 RDA includes instructions that originate from AACR2
 instructions derived from AACR2 are reworked:
 reworded
 organized differently
 within a new theoretical framework

every word has
changed
RDA instructions 
show visible 
continuity with 
AACR2 

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Example
AACR2  1.5B1 RDA  3.4.1.3 
Record the extent of the item 
Record the extent of the 
by giving the number of 
resource by giving the 
physical units in arabic 
number of units and an 
numerals and the specific 
appropriate term for the 
material designation as 
type of carrier as listed 
instructed in subrule .5B in the 
under 3.3.1.3
chapter dealing with the type 
of material to which the item 
belongs.

1 film reel 1 film reel
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
AACR2 to RDA: continuity & change
AACR2 deconstructed

new concepts

new structure

new vocabulary

some new instructions

some changed instructions
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
AACR2

stones 
plus
framework

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

AACR2 deconstructed

without
the framework

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

RDA

stones 
plus
new
framework

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

1. Broader scope than AACR2
RDA 0.0   Purpose and scope
RDA provides a set of guidelines and instructions on 
formulating data to support resource discovery.

versus AACR2 0.1
These rules are designed for use in the construction of 
catalogues and other lists in general libraries of all sizes. 

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Broader scope than AACR2
 bibliographic data
authority data

 more international
 beyond “Anglo‐American”
 instructions made consistent and easy to use by many cultural, 
religious, national communities 
for example, options for the use of other languages, scripts, 
calendars, numeric systems

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Broader scope than AACR2
 RDA data for the web environment
 visible in the web
 function in the semantic web
 compatible with metadata standards of other resource 
description communities

 not just for libraries
 connecting with other cultural heritage communities
 beyond the library “silo”
 for example, instructions for archival resources

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

2. Framework

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

2.  Framework
a. the conceptual models

b. role of user tasks

c. entity relationship models

d. evidence of the models in the way RDA is organized

e. influence of FRAD

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

RDA’s framework
 explicit conceptual framework

 aligned with the FRBR and FRAD conceptual models
FRBR Functional Requirements for Bibliographic Records
1998

FRAD Functional Requirements for Authority Data
2009

FRAD is an extension of the FRBR model

 both models developed under the auspices of IFLA

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

The two models
 broad base of international consensus and support

 widely used data modelling technique: 
entity relationship model
• entities
• attributes
• relationships

 “functional”
 data is important because of how it is used
 use is operationalized as “user tasks”

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

RDA   0.0  Purpose and Scope
RDA provides a set of guidelines and instructions on 
formulating data to support resource discovery.

The data created using RDA to describe a resource are 
designed to assist users performing the following tasks:   
Bibliographic data Authority data

 find  find
 identify  identify
 select  clarify
 obtain  understand

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Consistent focus on the user
Throughout RDA:

why record this data?

to support the user in completing one 
of the user tasks 

 user tasks come from FRBR/FRAD models
 user tasks are an essential part of RDA
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
Functional objectives
 RDA divided into 10 sections
 Each section begins with general guidelines
 Functional objectives and principles specific to the section
 Functional objectives = 

relationship between the data and the user tasks 

(recorded or formulated according 
to the instructions in that section)

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

 Example from Section 1
Section 1= Recording attributes of manifestations & items

1.2  Functional Objectives and Principles
The data describing a manifestation or item should enable the user to:
a) find manifestations and items that correspond to the user’s stated search
criteria
b) identify the resource described …
c) select a resource that is appropriate to the user’s requirements with
respect to the physical characteristics of the carrier and the formatting
and encoding of information stored on the carrier
d) obtain a resource …

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

User tasks and cataloguer judgment
 user tasks provide scope that permits cataloguer judgment 

cataloguer judgment = cataloguer determines if the data is 
important for the successful completion of a user task 

for example, from 3.7 Applied material

Record the applied material used in the resource if it is 
considered important for identification or selection …

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Entities, attributes, relationships
 vocabulary of FRBR and FRAD
 vocabulary of RDA
 entity = the object of a user’s interest

 entities that are of interest to someone who uses 
bibliographic and authority data

bibliographic entities

entities specific to authority control

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Bibliographic entities
work
FRBR Group 1
expression
products of intellectual or artistic 
manifestation endeavor
item
person
family FRBR Group 2
corporate body  responsible for group 1 entities

concept
object
event FRBR Group 3 
place  subjects   (includes  group 1 & 2)
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
Authority entities
bibliographic entities entities on which authority 
data is focused

name
entities for authority control
identifier
controlled access point
(in RDA = authorized access point)

rules entities that determine the 
agency content and form of access 
points
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
Attributes
 characteristics of the entity
 data to be recorded about the entity

examples of attributes:
work: title, genre, coordinates (map)
manifestation: publisher, date of publication, extent of the carrier
item: identifier (e.g. barcode), provenance,  condition
person:   dates, gender, a title of rank or office
corporate body:   place, dates, address
object: term

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Relationships
 link between one entity and another 
 basis for navigation and support collocation
 primary relationships: 
between work, expression, manifestation and item 
 3 other major types of relationships:
1. between a person, family or corporate body and a resource
2. between one resource and another resource
3. between a person, family or corporate body and another 
person, family or corporate body

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Examples of relationships
expression translation of work
item  exemplar of manifestation

work created by     person

item owned by family
manifestation   produced by corporate body

work based on  work

manifestation electronic reprod.  manifestation

person member of family

family founded corporate body

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Organization and Structure of RDA

 2 main parts
Recording attributes sections 1‐4

Recording relationships sections 5‐10

 Divided into 10 sections
sections are organized according to the bibliographic entities

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Organization and Structure of RDA

Section 1‐4 = Recording attributes

Section 1. Recording attributes of manifestation and item

Section 2.     Recording attributes of work and expression
Section 3.     Recording attributes of person, family, and 
corporate body
Section 4. Recording attributes of concept, object, event, and 
place [placeholder]

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

 Organization and Structure of RDA
Sections 5‐10 = Recording Relationships
Section 5.  Recording primary relationships between 
work, expression, manifestation, and item
Section 6.  Recording relationships to persons, families, 
and corporate bodies associated with a resource
Section 7. Recording  the subject of a work               [placeholder]
Section 8. Recording relationships between works, 
expressions, manifestations, and items
Section 9.  Recording relationships between persons, 
families, and corporate bodies
Section 10.  Recording relationships between concepts, 
objects, events, and places [placeholder]
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
Organization and Structure of RDA
 each chapter associated with a user task

Chapter 1: General guidelines on recording attributes of 
manifestations and items

Chapter 2: Identifying manifestations and items
User task = Identify

Chapter 3: Describing carriers
User task = Select

Chapter 4: Providing acquisition and access information
User task = Obtain

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Organization and Structure of RDA
Chapter 5: General guidelines on recording attributes of works 
and expressions

Chapter 6: Identifying works and expressions
User task = Identify

Chapter 7: Describing content
User task = Select

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

 Influence of FRAD
 scope of RDA: bibliographic data  AND  authority data

 influence of FRAD:  • adding family to group 2 entities 

person, family, corporate body
• definition of person
• role of identifiers
• relationship between name + entity

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Example:  Person in RDA
definition of person influenced by FRAD:

person =  an individual or an identity established by an 
individual (either alone or in collaboration with one 
or more other individuals)
scope of 9.0 = persons include fictitious entities

for example
 works created by fictitious characters:  Miss Piggy, Snoopy
 relationship of person (bibliographic identity) to person 
(individual) 
designate relationship  as “real identity” or “alternate  identity”

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

3.  Objectives and principles

 the objectives and principles 

 how the objectives and principle shape RDA instructions, 
looking at two examples

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Principles
2009 Statement of International Cataloguing Principles (ICP)
2009       final text of RDA including objectives & principles

 ICP and RDA developed in sync

0. 4.1   ICP “informs” RDA principles

 ICP and RDA both influenced by FRBR and FRAD models

no. 1 for ICP and RDA =  Responsiveness to User Needs

(RDA)

Convenience of the User
(ICP)
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
RDA Objectives & Principles
Objectives Principles
 responsiveness to user   differentiation
needs  sufficiency
 cost efficiency  relationships
 flexibility  representation
 continuity   accuracy
 attribution
 common usage or practice
 uniformity

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Role of Objectives & Principles
 instructions must be defensible + not arbitrary
 real impact on the content of RDA

for example
objective = flexibility
The data should function independently of the 
format, medium, or system used to store or 
communicate the data. They should be amenable 
to use in a variety of environments.

result = RDA is a “content standard”

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

RDA as a Content Standard
“what data should I record?”

RDA can be encoded using different encoding schema
e.g. MARC 21, MODS, Dublin Core, etc. 

RDA data can be displayed using different display 
conventions
e.g. ISBD, label display, etc.

RDA data can be stored in current databases and in new types 
of database structures

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Examples in RDA
examples show what the data should be

RDA 2.4.1.4 Recording Statements of Responsibility

Transcribe a statement of responsibility in the form in which it
appears on the source of information. Apply the general 
guidelines on transcription given under 1.7.
EXAMPLE
by Walter de la Mare
Fats Waller
by Dr. Johnson
by Sir Richard Acland
by Alfred, Lord Tennyson
by a Lady of Quality
par Charles M. Schultz
directed and produced by the Beatles
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
Examples in RDA
RDA examples show what the data should be
not how it should be displayed
not how it should be encoded

AACR2 2.1F1. Transcribe statements of responsibility relating to 
persons or bodies as instructed in 1.1F.
Shut up in Paris / by Nathan Sheppard
Great Britain : handbook for travellers / by Karl Baedecker
Vas‐y, Charlie Brown / par Charles M. Schulz

MARC 21 manual 
MARC 21  245 $c statement of responsibility, etc.
245 04$aThe plays of Oscar Wilde /$cAlan Bird.
245 10$aHow to play chess /$cKevin Wicker ; with a foreword by 
David Pritchard ; illustrated by Karel Feuerstein.
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
RDA as a Content Standard
 implement in our current library environment
 can be used by different metadata communities
 ready to be used in newly emerging database structures
 ready to be used in the future web environment

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Role of Objectives & Principles
for example
principle = representation
The data describing a resource should reflect 
the resource’s representation of itself.
result = impact on instructions about transcription

RDA 2.5.1.4 Recording Edition Statements
Transcribe an edition statement as it appears on the source of 
information. 
 no instruction to use abbreviations
 transcribe what is on the source of information

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Role of Objectives & Principles
Principle = Representation

Appendix B  Abbreviations
B.4 Transcribed elements
For transcribed elements, use only those abbreviations found in 
the sources of information for the element.

t.p. data recorded

3rd  ed. 3rd ed.

Second edition Second edition

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

4.  Design
 data elements

 core elements

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

 Elements in RDA and AACR2
RDA element  =  A word, character, or group of words and/or 
characters representing a distinct unit of 
bibliographic information.

AACR2 element = similar definition
plus
… and forming part of an area of the description.

 AACR2 elements are organized and embedded into areas
 net effect is quite different

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Elements in AACR2
AACR2:  
• data embedded in areas or paragraphs
• different kinds of data embedded together in long character 
strings
• data recorded in ambiguous elements
 assumption is that a human will read and interpret information 
in record
 cannot be used reliably to search or to limit a search
 cannot be used for automated processing
 cannot be used to generate a meaningful display

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

RDA data elements

 RDA element contains data either about: 
a single attribute of an entity
OR a single relationship between entities

 each element is discrete and precisely defined 

 independent, separate units of data
 increased use of controlled vocabulary

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

RDA data elements
 only one kind of data in an element

AACR2:  date of publication, distribution, etc.

MARC 21:  260 $c

RDA: 4 different elements:
date of production
date of publication
date of distribution
date of copyright

day 1 implementation in MARC 21 environment – data will still be 
ambiguous
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
 RDA data elements
remove ambiguity
AACR2:    1.7B13. Dissertations
• information embedded in a note 
• note about academic degree, granting institution 
or faculty and year degree granted

RDA: 7.9.1 Recording Dissertation or Thesis Information
• separate elements for:  academic degree
granting institution or faculty
year degree granted
• information that can be used by human or machine
day 1 implementation in MARC 21 environment – subfields for 502 already 
implemented
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
 RDA data elements
 distinct and defined elements for each kind of data

illustrative content
encoding format
different element  production method
for each type of  sound content
data applied material
base material
reduction ratio 

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

 Elements in AACR2
AACR2: information embedded in “other physical details” (or a 
non‐specific note)

illustrative content
encoding format
other physical  production method
details sound content
applied material
MARC 300 $b base material
reduction ratio 

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

 RDA data elements
 separated according to whether it is data about

content or carrier
illustrative content encoding format
sound content production method
applied material
base material   …

 controlled vocabulary recommended for many elements
aspect ratio:  full screen, wide screen, mixed
base material: Bristol board, canvas, cardboard, ceramic, glass, 
leather, paper, parchment, vellum …

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

More elements
for example, new data elements for electronic resources:
 file type
data file
streaming video file
 encoding format
DAISY GIF HTML
audio DVD audio image    JPEG text PDF
MP3 TIFF MS Word
 uniform resource locator 

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

 300+ RDA data elements
 still recording the same kind of information
title     edition     date of publication
 record in distinct data elements
 record with more precision

 data that a human can use
 data that is machine actionable
 each element has the potential to be used: 
‐ to search
‐ to navigate
‐ to retrieve 
‐ to build meaningful displays of data
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
Designed to be flexible and extensible 
 elements to describe all known types of content and carriers
 easily extensible to describe resources yet to be developed 
• many data elements – each precisely defined
• data elements can be used in any combination

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Core Elements
300+ elements but you don’t have to use them all
core elements

 not a level of description
 core elements are a minimum “a floor, not a ceiling”
 must include any additional elements required to differentiate 
the resource or entity from a similar one
 may include additional elements – as required to complete 
user tasks

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

Core elements
 core elements support a subset of user tasks
 core elements support the key user tasks (as identified in the 
FRBR and FRAD models)
 identify and select a manifestation
 identify works and expressions embodied in a manifestation
 identify the creator or creators of a work
 find a person, family, or corporate body associated with a resource
 identify a person, family, or corporate body

 summary of core elements in introduction: 0.6

 general guidelines for each section: core elements 

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

 Core Elements
 certain elements are flagged as “core”
title proper
designation of edition
preferred name for the person

 certain elements are flagged as “core if”
date of distribution if date of publication not identified
extent is core if resource is complete or if the total extent is 
known
 element is core but can omit some data
place of publication (if more than one, only the first)

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

What is RDA?
RDA = a set of practical instructions 
based on a theoretical framework 

 scope of RDA
 theoretical framework based on the FRBR and FRAD 
conceptual models
 role of objectives and principles
 data elements: an aspect of RDA’s design

RDA: a quick introduction / Chris Oliver

RDA ‐ standard for now and the future
RDA 0.3.1  
The FRBR and FRAD models provide RDA with an underlying 
framework that has the scope needed to support 
comprehensive coverage of all types of content and media, 
the flexibility and extensibility needed to accommodate 
newly emerging resource characteristics, and the adaptability
needed for the data produced to function within a wide range 
of technological environments.

Understanding RDA
• theoretical framework 
• a framework for today and tomorrow
RDA: a quick introduction / Chris Oliver
Understanding RDA
 day 1 of implementation: 
“shoe‐horn” RDA into MARC 
21

 day 1 of implementation is 
only the point of transition

 RDA: not simply RDA in 
MARC 21

 day 1 of implementation 
allows us to begin travelling 
along the new track
Images from Flickr
creative commons attribution license
Road‐Side History by Owls Flight Photography
http://www.flickr.com/photos/kevinhooa/2370449243/

Old stones of Bauda Byzantine ruins by Hovic
http://www.flickr.com/photos/200000/2304353314/

Falling water by spike55151
http://www.flickr.com/photos/spike55151/14471574/

Data Represented in an Interactive 3‐D Form by Idaho National Laboratory
http://www.flickr.com/photos/inl/5097547405/

Cross track – iPhone wall paper by CJ Schmit

http://www.flickr.com/photos/cjschmit/4623783487/

RDA: a quick introduction / Chris Oliver