Health Information Technology Toolkit for Family Physicians 
                           
 
CAFP EHR Readiness Assessment Tool 

The CAFP EHR Readiness Assessment Tool was designed to help practices move toward the adoption of 
an electronic health record (EHR), and thereby improve quality of care and gain workflow efficiencies. 
This tool will help you identify where you need to enhance your capacity to successfully undertake and 
sustain EHR adoption. The assessment will focus on five areas:  

1. Management Capacity 
2. Finance and Budget Capacity 
3. Operational Capacity 
4. Technology Capacity 
5. Organizational Alignment 

The tool is designed for use by solo and small‐to‐medium‐size practices. It will evaluate your practice’s 
readiness for EHR, so it is very important to take all five categories into consideration to ensure that you 
select and develop processes that are appropriate to your practice.  

Instructions for completing the assessment: The assessment should be completed by the physician 
lead/champion and each question should be answered from the perspective of the practice. Each 
section is divided into levels showing various stages of readiness, represented by points that range from 
0‐5 (higher point values indicate a higher level of readiness). Add the points in each section and read the 
scoring interpretation at the end of each section for feedback. An overall score is made available at the 
bottom and can be interpreted once you add all sections.  

Identify the best description of your practice’s current status and write the point value that matches 
that level under the “score” column. You may discover that your practice may not fully match any of the 
descriptions; just identify one that most closely resembles your practice. Your honesty is essential and it 
is better to underestimate than overestimate. With a portrait of your practice’s readiness, you will be 
better prepared to design a plan and look for additional resources that meet your specific needs.  

At the end of each section, a “tip” offers advice on how to advance your practice’s readiness for an EHR. 
If your score is in the low range, pay particular attention to the advice and resources identified there. 

1   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
 Section 1 – Management Capacity for EHR 

Readiness  Readiness  Not Yet Prepared  Moderately  Highly Prepared   Score  

Area   Component   Prepared  
0 ‐ 1   4 ‐ 5  
2 ‐ 3  

Clinical  A physician  has not been  has been  has been   

and  “champion”  identified.  identified, but his  identified and has 
Administra willing to guide  or her role in the  a clearly 
tive Staff   the  implementation  delineated role in 
implementation  plan is unclear.  the 
of an EHR in the  implementation 
practice…  plan. 

Staffing needs for  have not been  are generally  have been   

EHR  analyzed.   understood, but a  documented and 
implementation  staffing plan has  analyzed. Current 
and use…   not been  staffing and 
developed.   proposed staffing 
needs have been 
included in the 
planning process.  

Staff dedicated  have not been  have a basic  are experienced   

to project  specifically  understanding of  and educated 
management and  identified.   EHR functionality  about EHR 
quality  and are  functionality and 
improvement for  participating in  workflow effects. 
EHR…   the decision‐ They are 
making process.   authorized to lead 
the decision‐
making process.  

2   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
  Roles and  have not been  have been  have been   
responsibilities  established or  developed;  assigned and are 
for analyzing  assigned.   requirements are  clear; 
product options,  generally  requirements and 
contract terms,  understood and  expectations have 
and negotiating  prioritized.   been captured.  
with the EHR 
vendor…  

TOTAL Management Capacity Score    

Management Capacity Scoring Interpretation  

ƒ Score = 14 ‐ 20 
o A score in this range may indicate that managerial and operational capacity is strong. 
The likelihood for success is high if management methodologies and staff resources are 
used strategically.  
ƒ Score = 7 ‐ 14 
o A score in this range may indicate that there is adequate capacity in some areas, but not 
consistently throughout management, operations, and protocol.  
ƒ Score = 0 ‐ 6  
o A score in this range may indicate that there is weak capacity throughout management. 
Consider further management discussions about areas of weakness.  

Tip: For more information on management capacity, we recommend that you explore the Project 
Management and Oversight page and the Organizational Change Management and Training page of the 
AHRQ HIT Toolkit. You should also subscribe to a health care HIT news feed like Healthcare IT News. 

In terms of preparing for vendor contracting, read the Vendor Selection and Contracting Tip Sheet and 
begin to look into vendor evaluation and ranking websites like EMR Consultants, ACG Group, and KLAS 
to assist you in your vendor research. Many of these resources, including those mentioned, are free.  

   

3   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
 Section 2 – Finance and Budget Capacity for EHR 

Readiness  Readiness  Not Yet Prepared  Moderately  Highly Prepared   Score  

Area   Component   Prepared  
0 ‐ 1   4 ‐ 5  
2 ‐ 3  

EHR Cost  EHR costs and  have not been  are partially  have been   

Analysis  benefits…   clearly defined.  developed.  evaluated in a 
Purchase and  cost/benefit 
training costs are  analysis.  
known but 
measurable 
benefits have not 
been defined. 

Return‐on‐ are not intended  will be tracked  have been   

investment  to be specifically  post‐ estimated and 
analysis…  tracked.  implementation.  accounted for. 

Funds for  are not  will be considered  will be part of the   

ongoing adoption  incorporated into  post‐ general budget. 
of required  future planning.  implementation. 
standards and 
upgrades… 

Acceptable  have not been  are estimated but  have been   

productivity loss  evaluated.  not accounted for  estimated and 
and temporary  in the budget.  accounted for. 
reductions in 
revenue… 

TOTAL Finance and Budget Capacity Score    

 
Finance and Budget Capacity Scoring Interpretation  
 
ƒ Score = 14 ‐ 20 
o A score in this range may indicate that your practice has a clear understanding of the 
cost analysis of EHR implementation. 
ƒ Score = 7 ‐ 13 

4   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
 o A score in this range may indicate that your practice has a good understanding of the 
cost analysis of EHR implementation and developing strategies to continue funding for 
HIT technology.  
ƒ Score = 0 ‐ 6  
o A score in this range may indicate that your practice has not performed an adequate 
cost‐benefit analysis of purchasing an EHR. Consider further assessment and looking 
into consultative services for additional assistance.  

Tip: Your practice is responsible for all vendor contracts. We recommend you read the California Health 
Care Foundation‐produced buyer’s guide for an overview. It is also important to know and understand 
EHR contract and pricing as you budget for the new technology. Additional information related to 
budget and finance preparation can be found in Agency for Healthcare Research and Quality’s (AHRQ) 
website. 
 
 
Section 3 – Operational Capacity for EHR 

Readiness  Readiness  Not Yet Prepared  Moderately  Highly Prepared   Score  

Area   Component   Prepared  
0 ‐1   4‐ 5  
2 ‐3  

Training   A formal training  is not part of the  is part of the  is part of the   

plan…   planning process;  planning process.  planning process. 
  staff will receive  EHR  EHR 
training from the  implementation  implementation, 
vendor and on the  and skill‐set‐gap  workflow redesign 
job.   training will be  and skill‐set gaps 
provided to  will be provided 
physicians and  for physicians and 
staff.  staff.  

Additional  has not been  will be identified  has been   

training for staff  planned.   as necessary by  identified to 
(and IT staff)  management.   ensure staff 
involved in EHR  possess 
adoption…   appropriate skill 
sets.  

5   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
Workflow  Current and  are not  are generally  are documented   
Process   proposed EHR‐ developed.   understood and  in a process map 
related  incorporated into  and included in 
administrative  product  product 
and clinical  evaluation, but  evaluation 
processes…  workflow redesign  process; planning 
has not been  process is in place 
documented.   for workflow 
redesign.  

Policies,  have been  have been  have been   

procedures and  considered but  analyzed with a  analyzed and 
protocols  not analyzed.   plan for  developed, and 
necessary for  development.   are ready to be 
EHR  introduced to the 
implementation team.  
…  

TOTAL Operational Capacity Score    

 
Operational Capacity Scoring Interpretation  
 
ƒ Score = 14 ‐ 20 
o A score in this range may indicate that your practice’s operations and staff resources are 
strong.  
ƒ Score = 7 ‐ 13 
o A score in this range may indicate that there is adequate staff capacity for EHR adoption. 
Continue to address workflow issues using tools and resources like a process mapping 
tool before moving forward with EHR implementation.  
ƒ Score = 0 ‐ 6  
o A score in this range may indicate that there are capacity issues critical to successful EHR 
adoption. Consider developing a comprehensive analysis to improve capacity and 
address workflow changes before moving forward. 
 
Tip: TransforMED has a practice‐based team care resource center designed to help your team work 
effectively and improve communication. CAFP has a Practice Management News article that talks about 
migrating workflows from paper to an EHR available here. If you would like to read about a small 
practice’s journey from migrating from paper to fully electronic files, please click here. Additionally, 
AHRQ has a workflow analysis sheet. 

6   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
 Section 4 – Technology Capacity for EHR  

Readiness  Readiness  Not Yet Prepared  Moderately  Highly Prepared   Score  

Area   Component   Prepared  
0 ‐ 1   4 ‐ 5  
2 ‐ 3  

Information  The practice  has not been  has been utilized,  has been   

Management   management  optimized or  including some  optimized with 
system…   utilized for patient  features that  modules that 
management.   facilitate patient  support patient 
management.   management. 

EHR‐generated  have not been  have been  have been defined   

reports for  defined or  partially defined  and documented; 
patient‐ documented.   but not  requirements 
population  documented.   have been 
management,  included in the 
population, and  product 
quality  evaluation 
improvement...   process.  

Patient  Patient  has not been  has been  is determined   

Involvement   interaction with  evaluated.   considered, but  with patient input 
EHR…   no requirements  and requirements 
have been  have been 
documented.   included in the 
planning process.  

Policies and  have not been  have been  have been   

procedures for  evaluated.   discussed but not  analyzed and 
corrections or  documented; a  discussed; a plan 
amendments to  plan is in place to  is in place to 
patient records  develop policies  develop 
and release of  and procedures.   communications 
information…  for patients and 
external 
organizations.  

7   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
 EHR‐enabled  have not been  have been  have been   
referral  evaluated.   discussed but no  designed and 
processes, e‐ specific plan  included in the 
prescribing, and  exists.   planning process.  
other HIT 
applications… 

IT  IT management…   is nonexistent or  has experience  has strong   

Management  has limited  with system  experience with 
and Support   experience with  integration or  system 
system integration  data conversion  integration, data 
or data  but tends to rely  conversion, and 
conversion,  on the vendor for  managing expert 
relying heavily on  detailed tasks and  resources to fill 
external resources  activities.   internal skill or 
for IT planning  knowledge gaps.  
and decision‐
making.  

IT staff…   is nonexistent or  are involved in the  have been   

limited staff are  decision‐making  educated about 
determining IT  process to  EHR objectives in 
infrastructure  determine IT  order to actively 
requirements.   infrastructure  engage in the EHR 
requirements.   decision‐making 
process and 
determine 
necessary IT 
infrastructure 
requirements.  

8   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
IT  A needs  is generally  has been  has been   
Infrastructure   assessment of  understood but  performed but not  performed and 
hardware,  has not been  documented in  requirements 
desktop  evaluated.   the planning  included in the 
terminals, and  process.   planning process.  
other devices 
necessary to 
support EHR 
use…  

A plan for a  is not in place;  is being developed  is in place and will   

technical  infrastructure will  and will be  be standards‐
infrastructure  be upgraded  standards‐ compliant with 
using a high‐ according to  compliant with  HIPAA, HL7, and 
availability  projected needs  HL7 being  other clinical and 
platform,  as standards‐ considered.   administrative 
upgraded to be  compliant as  transaction 
standardized,  possible as new  standards.  
scalable, and  systems are 
easily  purchased.  
maintained… 

TOTAL Technology Capacity Score    

 
Technology Capacity Scoring Interpretation  
 
ƒ Score = 32 ‐ 45 
o A score in this range may indicate that IT capacity is strong and the likelihood for 
achieving successful EHR adoption is high. 
ƒ Score = 14 ‐ 27 
o A score in this range may indicate that IT capacity is adequate in some areas but may 
need additional support analysis or investment in IT infrastructure. Identify areas of 
weakness and develop a plan to increase and improve IT capacity.  
ƒ Score = 0 ‐ 13 
o A score in this range may indicate that IT capacity needs work. Identify your areas of 
weakness and consider investing time and resources to looking into your practice’s 
specific technology needs. 
 

9   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
 Tip: AHRQ developed resources that can help your practice conduct a technology infrastructure 
assessment. Once you assess your technology needs, take advantage of the Vendor Selection and 
Contracting Tool. The Center for HIT at the American Academy of Family Physicians can also assist you in 
selecting the right EHR. The center has information about on‐site visits and office demonstrations 
provided by EHR vendors. Also, it is important to have a clear idea of the specific functions and features 
of an EHR; use the following questionnaire made by the American Medical Association before signing an 
EHR agreement.  
 
 
Section 5 – Organizational Alignment for EHR  

Readiness  Readiness  Not Yet Prepared  Moderately  Highly Prepared   Score  

Area   Component   Prepared  
0 ‐ 1   4 ‐ 5  
2 ‐ 3 

Culture   EHR is viewed…   as an IT project to  as clinical  as technology to   

“go paperless”  technology to  improve quality 
only.   achieve workflow  care, delivery, and 
efficiencies.   access. 

The EHR planning  a single physician  key planners or  all members of   

process  or solo  select providers.   the practice and 
includes…   investigator only.   emphasizes team 
collaboration.  

Physician  is limited to a  primarily occurs  is active in both   

involvement in  physician  for key decisions;  planning and 
the EHR  advocate to  clinical interests  decision‐making; 
process…   represent clinical  are valued.   clinical and 
interests.   managerial 
interests are 
aligned.  

10   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
 Framework for  has not been  has been  has been   
outlining EHR  thoroughly  discussed but not  documented 
priorities…   discussed.   documented prior  before initiating 
to initiating  vendor evaluation 
vendor  and is being used 
evaluation.   to facilitate the 
decision‐making 
process.  

Leadership   Leadership…   believes EHR is  has studied the  understands the   

necessary, but is  pros and cons of  benefits of an EHR 
divided as to how  implementing an  and sets a clear 
to communicate  EHR and can make  and consistent 
why and when to  an argument for  vision for how it 
pursue.   why benefits  can support 
outweigh costs.   efficiency and 
quality‐
improvement 
goals.  

EHR champions…   rely on the vendor  initiate EHR  devote substantial   

to provide EHR  delegates or other  time to planning 
planning  team members to  for EHR 
guidance.   plan.   adaptation and 
implementation 
with quality issues 
in mind.  

Strategy   IT strategic  has not been  has been carved  has been an   

planning…   considered as part  out as a separate  integral part of 
of the strategic  part of the  the practice’s 
planning process.  practice’s  strategic planning 
strategic planning  process, resulting 
process.  in a clearly‐
defined plan that 
guides EHR 
procurement.  

11   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
 Quality and  have been  are objectives, but  are documented   
efficiency  discussed, but  are not clearly  as key objectives 
issues…   without clear  defined in a  in the strategic 
objectives of the  measurable way  plan with 
practice or  or connected with  measurable 
connection with  EHR technology.   objectives and 
EHR technology.   corresponding 
timeline. Quality 
issues are clearly 
connected with 
EHR technology.  

TOTAL Organizational Alignment Score    

 
Organizational Alignment Scoring Interpretation  
 
ƒ Score = 28 ‐ 40 
o A score in this range indicates there is a strong enough understanding of the value of 
EHR or how it will impact your practice’s clinic goals. The environment for achieving 
success is in place.  
ƒ Score = 12 ‐ 29 
o A score in this range indicates that there is an understanding of the value of EHR, but a 
detailed exploration of how it can enable your practice’s ability to achieve its strategic 
goals will have to be clarified.  
ƒ Score = 0 ‐ 11  
o A score in this range may indicate there is not a strong enough understanding of the 
value of EHR or how it will impact your practice’s clinic goals. 
 
Tip: There is a growing body of evidence that supports the belief that an EHR can improve the quality of 
health care, but implementing the technology is a large feat. Building buy‐in for change at all levels 
(physicians, staff, and even patients) requires a lot of work. These resources provided by AHRQ are a 
good place to start bringing about consensus for change. For additional reading on analyzing the type of 
leader/physician champion you are and how to successfully navigate your EHR implementation, click 
here.  
 

   

12   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011. 
 
 
 Scoring Interpretation  

TOTAL Overall Score    

 
ƒ Overall Score = 97 ‐ 140 
o A score in this range may indicate that your practice understands the value of 
implementing an EHR. Management and team have worked to prepare much of the pre‐
work and are ready for any challenges during the adoption process.  
ƒ Overall Score = 44 ‐ 96  
o A score in this range may indicate that your practice is strong in some areas and weak in 
others. It is important to identify the areas of improvement that need additional 
attention.  
ƒ Overall Score = 0 ‐ 43 
o A score in this range may indicate that your practice is not yet prepared to move 
forward with EHR adoption. Develop a comprehensive plan and organize management 
and staff to create collective buy‐in. Determine why your practice is interested in EHR 
adoption and discuss ways in which you can build capacity to ensure successful 
implementation and use.  

The practice assessment is one of the first steps in the learning process of EHR adoption. We hope this 
tool can be used to educate you on EHR implementation and identify areas of assistance that can help 
your practice move forward in the learning process. Successful EHR adoption requires teamwork, 
collaboration, and readiness. With that said, we ask that you explore the HIT Toolkit for a library of 
resources that can further assist you in any of the five areas in the assessment.  
 

13   
These materials were developed by the California Academy of Family Physicians with grant support from 
The Physicians Foundation. Permission for adapting the information for respective state needs is given on 
the condition that this statement appears on each page of such documents. Copyright 2011.