01/01/2015 SAP BASIS FAQ and important T Code

SAP BASIS FAQ and
important T Code

How to Monitor SAP Systems
This document is intended for all persons who are responsible to monitor Production Systems in SAP.
Following activities are explained in detail with screenshots:
Check SAP Process Overview SM51/ SM50
System Wide Work Process Overview SM66
Users Logged On AL08/ SM04
Spool Requests SP01
Check SAP Locks SM12
Check for Updates SM13
Check System Log SM21
Check Background Jobs SM37
SAP Buffers ST02
Workload Analysis ST03
Operating System Monitor ST06
ABAP Dump Analysis ST22
Database Analysis ST04
Check Database PerformanceDB02
Check E­Mail and Fax Messages SOST
Check for failed IDOCs WE02/ WE05

How to Configure Email on SAP ?
SAPconnect  provides  a  direct  connection  to  the  Internet  using  the  SMTP  plug­in  of  the  SAP  Web
Application  Server.  This  enables  you  to  send  and  receive  Internet  mails  without  the  need  for  an
additional  external  communication  system,  as  well  as  faxes  and  text  messages  (pager/SMS).  The
SMTP  plug­in  is  available  for  Internet  mail  as  of  SAP  Web  AS  6.10,  and  for  fax  and  text  messages
(pager/SMS) as of SAP Web AS 6.20. 
The purpose of this document is to detail the steps required to setup email from SAP with configuration
of SMTP. See the step by step covered processes below:
Configure user ID email addressesSU01
Configure SMTP Node SCOT
Testing the email So01
Pushing queued messages manuallySCOT

SAP Basis Quick Overview Training for Beginners
This  unique  introductory  training  provides  easy­to­understand  instructions  for  SAP  Basis  terms.  After
reading this guide, you will be able to:
Outline simple client/server configurations
Describe the processing flow for user requests in SAP Systems
Name the most important processes on an SAP Web Application Server
Define the term instance and recognize the characteristics of a central instance
Outline the structure and architecture of an SAP system
List the technical components of the  SAP Web Application Server
Describe the process of the start procedure of an SAP System
Start the entire SAP System or individual instances
Create and Release Transport Requests
Schedule and monitor jobs
data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20pa… 1/6
01/01/2015 SAP BASIS FAQ and important T Code

Create output devices
Authorization concept

Daily SAP Basis Activities Guide for Beginners
After  reading  this  comprehensive  material,  you  will  get  an  overview  for  the  most  used  SAP  Basis
Activities for the following processes;
Active Servers SM51
Work process overview SM50
User Overview SM04
Active Users Al08
System Logs SM21
ABAP runtime error/ ABAP dumps ST22
Client Administration
User Management SU01
RFC Destination SM59
System Profiles RZ10
Logon Group  (Logon Load Balancing)SMLG
Lock Entries SM12
Background Job management SM36 /SM37
Update Management SM13
Kernel Upgrade Step by Step
Deleting old transport requests
Why we need to delete the old transport requests?
Re­use the space in the file system
Large amount of data to be transported (lack of disk space)
Compliance
Increase the performance of the file system.
It  is  possible  to  delete  the  data  which  is  no  longer  required  from  the  sub
directories data, log and cofiles of transusing the tp function clearold.
Note: It is recommended to archive rather than to delete directly.
Requirements
Check if olddata exists as subdirectory of trans
olddata under trans directory: Check If the subdirectory ‘olddata’ within the transport directory
(/usr/sap/trans) does exist or not. If not create it and  have one of the SAP System administrator as
the Owner and remaining SAP system administrators sharing the same trans directory should have
write permission (i.e., write authorization for the group).
Parameter  Settings:  The  minimum  age  of  files  in  the  transport  directory  that  can  be
deleted can be set in the transport profile.
The transport profile is the file ‘TPPARAM‘ in the subdirectory ‘bin’ in the transport directory.
In releases prior to 4.5A, this file was called TPPARAM
The  new  transport  profileTP_DOMAIN_<SID>.PFL generated  by  TMS  is  used  for  all  calls  of
the  transport  control  program  from  the  SAP  System.  The  settings  in  the  transport  profile
TPPARAM  are  ignored.    <SID>is  the  SID  of  the  first  Domain  controller  when  STMS  was
configured.
 
The following parameters can be set (all durations are in days):
datalifetime is the minimum lifetime of the files in data
loglifetime is the minimum lifetime of the files in log
olddatalifetime is the minimum lifetime of the files in olddata
cofilelifetime is the minimum lifetime of the files in cofiles
Example:
data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20pa… 2/6
01/01/2015 SAP BASIS FAQ and important T Code

datalifetime=30
loglifetime=60
olddatalifetime=60
cofilelifetime=30
If  STMS  was  configured  with  EXTENDED  TRANSPORT  CONTROL  and  used
Target groups, make sure that that below parameter are set globally.
CTC=1
NBUFFORM=1
Note: If above parameters are not set globally, the tp function “check all” will return below
error.
ERROR: A target system group (/FROMDEV/) is used with a name longer than 3.
This is only possible with NBUFFORM=TRUE!
ERROR: EXIT(16) ­> process ID is: 27830
tp returncode summary:
TOOLS: Highest return code of single steps was: 16
ERRORS: Highest tp internal error was: 0204
tp finished with return code: 204
meaning:
  parameter is missing
Transports clean­up can be performed in two steps
First  to  run  ‘tp  check  all’  is  to  make  a  list  of  all  files  in  the  subdirectories  ‘log’,
‘cofiles’, ‘data’ and ‘oldata’ that are no longer required. This list can be found in the
file ‘ALL_old.lis’ in the ‘tmp’ subdirectory of the transport directory. The age of the
files is not taken into account here.
In  the  second  step  (tp  clearold  all),  the  age  of  the  files  that  are  listed  in  the  file
‘ALL_old.lis’  is  checked.  Files  from  the  directory  ‘data’  which  have  exceeded  their
lifetime  are  moved  to  the  subdirectory  ‘olddata’.  Files  from  the  other  directories
(‘log’, ‘cofiles’, ‘olddata’) which have exceeded their lifetime are directly deleted.
“tp”  checks and takes action on below sub directories of trans.
/usr/sap/trans/sapnames
/usr/sap/trans/cofiles
/usr/sap/trans/data
/usr/sap/trans/olddata
/usr/sap/trans/log
Actions being performed with TP clearold command
Determines the removable files from cofiles­directory … and removes corresponding
entries from files in sapnames­directory … (/usr/sap/trans/sapnames/..)
Deletes the cofiles that are determined in above step from /usr/sap/trans/cofiles/…
Determine and delete the transport log files from /usr/sap/trans/log/….
Determine and delete the data files present in /usr/sap/trans/olddata
Moves the data files from /usr/sap/trans/data/ to /usr/sap/trans/olddata/
Determine  and  delete  the  data  files  present  in  /usr/sap/trans/olddata,  which  met
expiration  date.  This  Step  again  checks  if  any  of  the  data  files  moved  from
/usr/sap/trans/data/ to /usr/sap/trans/olddata
Steps to start old transports deletion
Log on as one of the SAP System administrators, Change to the subdirectory ‘bin’ in
the transport directory: Start tp with the arguments ‘check’ and ‘all’
devadm % cd /usr/sap/trans/bin
devadm % tp check all pf=TP_DOMAIN_DEV.PFL
Start tp with the arguments ‘clearold’ and ‘all’:

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20pa… 3/6
01/01/2015 SAP BASIS FAQ and important T Code

devadm % tp clearold all pf=TP_DOMAIN_DEV.PFL
Creates CLEAROLD.LOG in /usr/sap/trans/tmp
CLEAROLD.LOG  contains  the  entire  log  of  actions  taken  on  the  sub  directories  of
/usr/sap/trans.
Optionally we can simulate the “tp clearold all” by using the tp function “tp testold all”
devadm %tp testold all pf=/usr/sap/trans/bin/TP_DOMAIN_DEV.PFL
Creates TESTOLD.LOG in /usr/sap/trans/tmp
TESTOLD.LOG  contains  the  entire  log  of  actions  that  will  be  taken  by  the  “tp
clearold all” on the sub directories of /usr/sap/trans.
This just creates the log and does not perform any physical actions

STMS Configuration

           How to perform STMS configuration of an SAP system (local transport domain)?
         ü  How to do STMS configuration in the post system refresh steps of SAP system?
        —————————————————————————————–
          
                  Please  use  user  id  which  has  SAP_ALL  access  and  login  to  000  client  of  an  SAP
system.
         Please execute transaction code STMS.
         A screen similar to below will appear. Provide the description of the system.
        

         
                  In the above screen, Transport domain name will be displayed by default. (Naming
convention  would  be  DOMAIN_SID,  where  SID  stands  for  system  id  of  the  system
that is being refreshed)
         In our example above SE1 is the system id and DOMAIN_SE1 is the domain.
          In this example, am demonstrating on how to configure local transport domain for a
standalone SAP system.
         Click the Save button in the above screen.
          After that SE1 is configured as transport domain and a screen similar to below will
appear.
                  An  informational  message  will  be  displayed  like  “You  are  logged  onto  the  domain
controller”.

          
         This completes the STMS configuration (local domain) for a sap system.
          
          Please note that the above configuration is for standalone system. In case you would
like to do STMS configuration for a system which is part of another transport domain,
a  slightly  different  process  is  to  be  followed  which  will  be  covered  in  a  different
article.

How to find out long running jobs in SAP ?
This article answers the following queries ?

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20pa… 4/6
01/01/2015 SAP BASIS FAQ and important T Code

How to find out long running jobs in SAP ?
How to find out executing server, job class, periodicity or frequency of a background
job ?
How to find out release or start details of a background job ?
How to find out program name or command being executed in a background job ?
How to find out workprocess number that is executing the background job?
——————————————————————————————–
How to find out long running jobs in SAP ?
Goto SM37 transaction and select the active job status between any 2 given date/time and list
them. In the output, sort the jobs based on duration column in descending order and identify the
jobs that are running for longer duration
All other questions can be answered from the below :
Goto transaction SM37 and list the jobs based on status and time interval.
Select any job for which you want to figure out the details. Double click on the job,  which pops
up “display job screen”. In that screen, click on job details tab to view
Job name
Job class (i.e A, B and C)
Status of the job
Exec. Target (server/instance on which job is being run currently)
Job frequency (hourly, monthly , weekly etc)
Workprocess that is executing the job
Client on which job is running
Release time of the job
Schedule start of the job

First of all identify the job that is long running and identify details like job class, workprocess that
is executing the job
How to identify long running background jobs
2) Click on the job to view the display job screen. In the screen, click on job log to understand
what is being performed by the job currently. This may give details like job is currently extracting
some data packages or processing data packages etc
3) Identify the executing server and process id of the job from the step 1 and goto transaction
SM50 of the respective executing server to view more details about the background job running.
Figure out the status of the job like On Hold or running from the process overview. If the job is
On  Hold,  find  out  the  reason  for  On  Hold  by  examing  the  “Reason”  column  of  SM50
transaction. Reason for On Hold could be due to CPIC/RFC/DEBUG/ENQ/PRIV/UPD etc.
Double  click  on  the  reason  column  for  detailed  information  on  the  same  and  troubleshoot
accordingly.  If  reason  is  RFC,  check  out  which  RFC  it  is  referring  to  and  cross  check  whether
destination system is up or not and any other problems with that system.
If it is ENQ, check out any lock issues like lock overflow etc
If it is PRIV, check out for memory bottlenecks
If it is UPD, check out whether any update issues
If  it  is  CPIC,  check  out  for  any  network  ,  gateway,  message  server  and  other
communication problems
4)  After  performing  step3,  if  you  figure  out  job  is  not  on  Hold  and  it  is  in  running  state,  then
examine report column to identify what report/program is being executed by the job. Once you
got  the  report/program  details,  figure  whether  it  sap  program  or  custom  program  and  take
actions accordingly.
5) Also examine Action and table columns in SM50 transaction of respective executing server to
identify what is the action( roll in/roll out /Sequential read/Physical read/insert/update/delete etc)
 being carried out by the job currently and what is the table on which action is being carried out.
If it is sequential read, figure out the cost of that sequential etc and consider for indexing etc. If it

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20pa… 5/6
01/01/2015 SAP BASIS FAQ and important T Code

is  physical  read,  check  out  whether  there  are  too  many  swaps  and  consider  resizing  buffers
accordingly.  If  you  observed  delay  is  due  to  high  roll  in/roll  out,  identify  reasons  for  the  same
and tune buffer/memory parameters accordingly.
6) Once you get the table details on which action is being carried out, figure out
    How many records are existing in the table ?
    Is this taking long time due to volume of records ?
        Are  there  proper  indexes  on  the  table  ?(If  no  proper  index,  consider  index
creation  by taking help of DBA )
    Is the table having upto date statistics ? (If statistics are out of date,
              consider updating statistics of that table)
7) Consider debugging the process in SM50 ( Program/Session ­> Program ­>   Debugging ) to
figureout the issue

Using ST05 or ST12, a trace can be taken for background job to figure out where exactly
time is being consumed and to identify various cpu/memory bottlenecks or any buffer issues.
9) STAT/STAD transcation can be used to figure out what is the reason for high response time
and actions can be taken accordingly
10)  By  taking  help  of  ABAP  er,  even  ABAP  run  time  analysis  can  be  done  using  SE30
transaction
By  following  the  above  steps,  you  can  pin  point  the  issue  and  take  actions  accordingly  to
minimize runtime of long running background jobs.

How to display a company logo on SAP main screen ?
Follow these steps:
1) Go to transaction SMW0
2) Select Binary Data for WebRFC Application and F8
3) Execute the report, w/o entering anything on the resulting screen
4) On next screen, click CREATE icon , Give some name and description
5) Press the IMPORT icon, and give the path of the JPG/GIF you need to
upload and upload the file as BIN
6) Assign development class
7) Go to SM31, Give table/view as SSM_CUST and press Maintain
There give START_IMAGE as the name of the image you uploaded in SMW0.
9) Save

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20pa… 6/6