keep it simple, make it work™

Documentatie Integrare EDI

Expert Supplier

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064
 keep it simple, make it work™

Continut
Documente transmise prin EDI..............................................................................................................3
Comanda aprovizionare - ORDERS.................................................................................................3
Notificare receptie Marfa - RECADV...............................................................................................5
Factura aprovizionare - INVOIC.......................................................................................................7
Canale de comunicatie...........................................................................................................................8
Expert Connector...............................................................................................................................8
SFTP..................................................................................................................................................8
SFTP Client........................................................................................................................8
SFTP Server.......................................................................................................................8
AS2....................................................................................................................................................9
API....................................................................................................................................................9

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064
 keep it simple, make it work™

Documente transmise prin EDI

Comanda aprovizionare - ORDERS

Clientul transmite comanda de livrare catre furnizori prin intermediul ExpertSupplier.

Comanda se va exporta automat in formatul XML standard si va fi transmisa prin canalul
tehnic de comunicare agreat, sau publicata in zona WebEDI ExpertSupplier.

Urmatoarele informatii sunt regasite intr-o comanda EDI:

1. Numar comanda unic
2. Data comanda
3. Data solicitata a livrarii – optional
4. Date de identificare parteneri si locatie de livrare:
a. Client:
i. GLN – obligatoriu
ii. Denumire – optional
iii. Adresa – optional
iv. Oras – optional
v. Tara – optional
vi. CUI – obligatoriu

b. Furnizor
i. GLN – obligatoriu
ii. Denumire – optional
iii. Adresa – optional
iv. Oras – optional
v. Tara – optional
vi. CUI – obligatoriu
vii. Cod Furnizor alocat de Client – obligatoriu

c. Locatia de livrare
i. GLN – obligatoriu
ii. Denumire – obligatoriu
iii. Adresa – obligatoriu
iv. Oras – obligatoriu
v. Tara – obligatoriu
vi. Cod Locatie alocat de Client - optional

5. Date de identificare produse comandate:

a. Cod Articol Cumparator - obligatoriu
b. Denumire Articol - obligatoriu
c. Cod Articol Furnizor – optional: poate fi mapat in ExpertSupplier, la
solicitarea furnizorului

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064
 keep it simple, make it work™
d. EAN produs – recomandat, ca si cheie unica de identificare a articolului,
comuna atat cumparatorului, cat si furnizorului.
6. Cantitatea comandata – obligatoriu
7. Cota TVA – optional

Documentatia aferenta formatului de comanda XML Orders:

- Ghid comanda:

- Schema XSD:

- Exemplu comanda XML:

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064
 keep it simple, make it work™
Notificare receptie Marfa - RECADV

Clientul transmite notificarea de receptie a marfii catre furnizori prin intermediul

ExpertSupplier. Notificarea de receptie se va exporta automat in formatul XML standard si va
fi transmisa prin canalul tehnic de comunicare agreat, sau publicata in zona WebEDI
ExpertSupplier.

Urmatoarele informatii sunt transmise intr-o receptie EDI:

1. Numar receptie unic
2. Data receptiei
3. Numar comanda asociat receptiei
4. Data comanda – optional
5. Numar aviz furnizor – optional
6. Data aviz furnizor - optional
7. Date de identificare parteneri si locatie de livrare:
a. Client:
i. GLN – obligatoriu
ii. Denumire – optional
iii. Adresa – optional
iv. Oras – optional
v. Tara – optional
vi. CUI – optional

b. Furnizor
i. GLN – obligatoriu
ii. Denumire – optional
iii. Adresa – optional
iv. Oras – optional
v. Tara – optional
vi. CUI – optional
vii. Cod Furnizor alocat de Client – obligatoriu

c. Locatia de livrare
i. GLN – obligatoriu
ii. Denumire – optional
iii. Adresa – optional
iv. Oras – optional
v. Tara – optional
vi. Cod Locatie alocat de Client – optional

8. Date de identificare produse comandate:

a. Cod Articol Cumparator - obligatoriu
b. Denumire Articol - obligatoriu
c. Cod Articol Furnizor – optional – poate fi mapat in ExpertSupplier, la
solicitarea furnizorului

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064
 keep it simple, make it work™
d. EAN produs – recomandat, ca si cheie unica de identificare a articolului,
comuna atat cumparatorului, cat si furnizorului.
9. Cantitatea receptionata – obligatoriu
10. Pretul de achizitie asa cum il are Clientul setat la momentul receptiei - optional
11. Cota TVA – optional

Documentatia aferenta formatului de comanda XML RECADV:

- Ghid receptie XML:

- Schema XSD:

- Exemplu receptie XML:

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064
 keep it simple, make it work™
Factura aprovizionare - INVOIC

Furnizorii vor transmite prin EDI factura de aprovizionare aferenta comenzii livrate, fie direct
din softul lor de gestiune, fie folosind platforma WebEDI ExpertSupplier, care faciliteaza
transformarea unei comenzi intr-o factura.

Urmatoarele verificari vor fi efectuate automat asupra facturilor transmise prin EDI.

Validari legale:
1. Datele de identificare ale furnizorului: Denumire, CUI
2. Datele de identificare ale cumparatorului: Denumire, CUI
3. Verificare calcul TVA declarat
4. Verificare calcul total linie, total per cota TVA, total general factura

Validari operationale:
1. Verificare numar comanda prezent in factura in corespondenta cu numarul de
comanda emis de Client
2. Verificare pozitii factura versus comanda (coduri de produs)
3. Verificare cota TVA declarata in factura versus cota TVA articole inregistrate la
Client (daca exista aceasta interogare)

Documentele care nu trec de validarile implementate, vor fi oprite in ExpertSupplier,

asigurandu-se comunicarea mesajului de eroare aferent catre furnizor, cu scopul remedierii
problemelor si retransmiterii unei versiuni corectate a facturii in cauza.

Suplimentar documentelor mentionate mai sus, in ExpertSupplier se transmit si

statusurile de procesare ale unui document de tip factura, de la receptionarea si validarea
acestuia, pana la transmiterea lui catre Client.
Toate mesajele de tip status se numesc, conform standardului, APERAK, si sunt
disponibile atat automatizat dar ca si informatie care poate fi accesata cu usurinta in interfata
web ExpertSupplier.

Documentatia aferenta formatului de factura XML ES:

- Ghid implementare:

- Schema XSD:

- Exemplu factura XML:

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064
 keep it simple, make it work™

Canale de comunicatie

In relatie cu furnizorii, ExpertSupplier pune la dispozitie mai multe tipuri de conectari

posibile pentru incarcarea/ descarcarea mesajelor EDI in format XML.

Expert Connector

Acest canal se realizeaza prin activarea unei aplicatii de tip serviciu Windows,
dezvoltata de ExpertSupplier, ce se poate instala pe un calculator Windows.
Aplicatia ExpertConnector se configureaza pentru a monitoriza anumite directoare
locale, de unde va citi, la un interval prestabilit, fisierele noi si le va transmite securizat catre
ExpertSupplier. In mod similar, atunci cand in Expert Supplier sunt disponibile mesaje noi,
acestea vor fi descarcate de ExpertConnector in directoarele configurate pentru a indeplini
acest rol.
ExpertConnector foloseste conexiunea HTTPS, criptata cu certificatele digitale
folosite de ExpertSupplier (obtinute de la un emitent autorizat).
Documentatia aferenta obtinerii si instalarii ExpertConnector:

SFTP
Acest canal poate fi configurat in relatie cu un partener familiarizat cu acest protocol,
acesta putand indeplini fie rol de client, fie de server.
Pentru configurarea acestui canal, in functie de metoda aleasa, se vor comunica
formularele cu detaliile de autentificare necesare comunicarii.
In ambele cazuri transmiterea/ primirea de documente din partea ExpertSupplier se
desfasoara in mod automat.
Pentru securizarea conexiunii din partea ExpertSupplier se folosesc certificate digitale
emise de un emitent autorizat (SSL).

SFTP Client
In acest caz gazduirea server-ului SFTP se face la furnizor, acesta din urma
furnizandu-ne credentialele de acces si structura de directoare ce va fi folosita.

SFTP Server
In acest caz gazduirea server-ului SFTP are loc la ExpertSupplier, care va oferi
furnizorului credentialele de acces si structura de directoare ce va fi folosita.

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064
 keep it simple, make it work™

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064
 keep it simple, make it work™
AS2
Acest canal, utilizat frecvent in cadrul integrarilor EDI, presupune ca furnizorul
dispune de un software specializat ce permite definirea unei astfel de conexiuni.
Pentru acest tip de conexiuni se folosesc certificate digitale, fie self-signed, fie
obtinute de la un emitent autorizat (similar SSL).
Comunicatia are loc via HTTPS si fiecare mesaj este criptat si semnat de fiecare
entitate.
In acest caz nu se foloseste o structura de directoare expusa celeilalte parti, structura
va fi gestionata de aplicatia AS2 folosita.
Documentatia pentru definirea conexiunii AS2 in softul propriu:

API
Acest canal pune la dispozitia furnizorului un set de metode prin care se pot incarca/
descarca documente direct in ERP-ul acestuia.
Pentru folosirea acestui canal anumite dezvoltari sunt necesare in sistemul ERP al
furnizorului.
Documentatia aferenta folosirii API:

Expert Software SRL Support Sales

Splaiul Independentei 319C, “Trust Center Building”, M +4 0753 086 509 M +4 0753 086 507
Corp A, Nr. 3, Et. 1, Sector 6, Bucuresti T +4 0314 379 064 E sales@ExpertSupplier.com
W www.ExpertSupplier.com E support@ExpertSupplier.com
E office@ExpertSupplier.com
M +4 0749 160 042
T/F +4 0314 379 064