GUIDE D’UTILISATION DE LA COMPTABILITE SUR

LE LOGICIEL SAGE COMPTABILITE i7

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PROJET RECOPA-EST

BAZIE Hytankira Brice

Tél. +226 78 85 70 43 – 70 25 47 07 – 74 39 39 12
microfa@laposte.net – bhbrice@gmail.com

Mars 2023
 Guide d’utilisation de la comptabilité sur le logiciel Sage 100 Comptabilité i7 – Projet RECOPA-EST

SOMMAIRE
INTRODUCTION ......................................................................................................................... 3
1. EXECUTION DU LOGICIEL ET INITIALISATION D’UNE NOUVELLE BASE COMPTABLE . 3
1.1. Exécution du logiciel ...................................................................................................... 3
1.2. Initialisation d’une nouvelle base comptable ............................................................... 4
2. LES ELEMENTS DE STRUCTURE ........................................................................................ 12
2.1. Le plan comptable ........................................................................................................ 12
2.2. Le plan des tiers ........................................................................................................... 17
2.3. Les codes journaux ...................................................................................................... 19
2.4. Le plan analytique ........................................................................................................ 24
2.5. Le plan budgétaire ....................................................................................................... 25
3. LES TRAITEMENTS PERIODIQUES .................................................................................... 26
3.1. La saisie des écritures comptables et affectation analytique ................................... 26
3.2. L’édition des états de la comptabilité générale ......................................................... 29
3.2.1. Le journal ............................................................................................................... 29
3.2.2. Le grand livre des compte .................................................................................... 31
3.2.3. La balances générale ............................................................................................ 34
3.3. L’édition des états de la comptabilité des tiers ......................................................... 36
3.3.1. Le grand livre des tiers (STANDARD) .................................................................. 36
3.3.2. Le grand livre des tiers (RECOPA) ....................................................................... 38
3.3.3. La balance des tiers (STANDARD) ....................................................................... 40
3.3.4. La balance des tiers (RECOPA) ............................................................................ 42
3.4. L’édition des états de la comptabilité analytique ...................................................... 42
3.4.1. Journaux analytiques ............................................................................................ 43
3.4.2. Balance analytique ................................................................................................ 44
3.4.3. Grand livre analytique........................................................................................... 46
3.4.4. Etat de contrôle des cumuls................................................................................. 47
3.5. L’édition des états de la comptabilité budgétaire ..................................................... 48
3.5.1. Edition simplifiée ................................................................................................... 48
3.5.2. Edition détaillée ..................................................................................................... 49
3.6. Le rapprochement bancaire manuel ........................................................................... 51
4. LES TRAITEMENTS DIVERS ............................................................................................... 55
4.1. La clôture périodique des journaux ............................................................................ 55
4.2. L’ouverture d’un nouvel exercice comptable ............................................................. 58
4.2.1. Ouverture d’un exercice comptable sans génération de reports ...................... 58
4.2.1. Ouverture d’un exercice comptable avec génération de reports ...................... 59
4.3. La maintenance du fichier comptable ........................................................................ 61

MICROFA 2
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INTRODUCTION

Sage 100 comptabilité i7 est un logiciel entièrement paramétrable et destiné à la

gestion de la comptabilité. En fonction des besoins de l’utilisateur, certaine fonctionnalités
peuvent être activées. Il s’agit notamment de :

 La comptabilité générale qui est obligatoire ;

 La comptabilité des tiers pour le suivi individuel des clients, fournisseurs et salariés ;

 La comptabilité analytique selon dix (10) plans séparés ;

 Le suivi budgétaire selon l’axe général ou l’axe analytique ;

 La comptabilité reporting pour avoir un plan parallèle codifié selon une norme
différente du plan comptable général.

Le guide d’utilisation suivant constitue un résumé des actions et procédure à exécuter pour
une meilleure exploitation du logiciel Sage 100 Comptabilité i7 Dans le cadre de la
formation des agents du projet RECOPA-EST.

1. EXECUTION DU LOGICIEL ET INITIALISATION D’UNE NOUVELLE BASE

COMPTABLE

1.1. Exécution du logiciel

Une fois que le logiciel est installé sur un ordinateur, la manière standard de l’exécuter est
d’actionner les commandes suivantes : Bouton Démarrer de Windows – Tous les
programmes – Sage – Sage 100 Comptabilité i7. La fenêtre principale du logiciel
s’affiche comme suit et l’utilisateur est invité à soit créer un nouveau fichier comptable ou
ouvrir un fichier comptable existant.

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1.2. Initialisation d’une nouvelle base comptable

Lors de la première exécution du logiciel, l’utilisateur doit être amené à créer et à

paramétrer une nouvelle base comptable.

Exécuter l’action Fichier – Nouveau pour activer l’assistant de création d’une nouvelle
base comptable ; la fenêtre suivante s’affiche :

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Dans cette fenêtre saisir la raison sociale de l’entreprise pour laquelle l’on souhaite créer
la nouvelle base comptable puis cliquer sur le bouton Suivant ;

Cette étape permet la saisie des cordonnées de l’entreprise puis Suivant ;

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Définir les date de début et fin du premier exercice comptable. La longueur des comptes
est facultative puis Suivant ;

Suivant ;

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Suivant ;

Cocher la case Non, le paramétrage sera défini manuellement puis Suivant ;

Cliquer sur Parcourir pour sélectionner l’emplacement du nouveau fichier comptable et

saisir son puis cliquer sur Enregistrer puis sur Fin ;

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La fenêtre se présente comme suit pour permettre la finalisation du paramétrage du

nouveau fichier comptable ;

A cette étape, l’utilisateur a toujours la possibilité de compléter la fiche des cordonnées de

l’entreprise puis Ok ;

Cliquer sur l’icône pour mettre à jour le système comptable utilisé c’est-à-
dire le SYSCOHADA ;

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Dans la nature de compte qui s’affiche, les changements suivants doivent être appliqués
pour que le logiciel corresponde aux exigences du SYSCOHADA :

Dans la nature Banque, remplacer la fourchette 51 à 519ZZZZZZZZZZ par 52 à

529ZZZZZZZZZZ ;

Dans la nature Caisse, remplacer la fourchette 53 à 539ZZZZZZZZZZ par 57 à

579ZZZZZZZZZZ ;

Dans la nature Capitaux, sélectionner puis supprimer la fourchette 13 à

189ZZZZZZZZZZ ;

Dans la nature Résultat-bilan, remplacer la fourchette 11 à 129ZZZZZZZZZZ par 13

à 139ZZZZZZZZZZ ;

Cliquer sur Ok ;

Cliquer sur l’icône puis changer la Codification Comme sur la fenêtre suivante :

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Pour chaque Type de tiers (Client, Fournisseur, Salarié), double cliquer dans la zone
Numérotation, sélectionner Automatique, Saisir 7 dans la zone Longueur et dans la
zone Racine, Saisir 411 pour la ligne Client, 401 pour la ligne Fournisseur et 421 pour la
ligne Salarié. La fenêtre devrait être comme la précédente.

Cliquer ensuite sur l’onglet Compte collectif (en haut à gauche) ; la fenêtre suivante
s’affiche :

Cocher Client (en bas à gauche) puis sélectionner Cl., saisir 411100 en lieu et place
de 41100000 puis cliquer sur Enregistrer ;

Cocher Fournisseur (en bas à gauche) puis sélectionner Fr., saisir 401100 en lieu et
place de 40100000 puis cliquer sur Enregistrer ;

Cocher Salarié (en bas à gauche) puis sélectionner Sal., saisir 421100 en lieu et place
de 42100000 puis cliquer sur Enregistrer ;

Ensuite cliquer sur Ok.

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Cliquer sur l’icône pour activer la comptabilité analytique. Cliquer sur

l’onglet Plan analytique (en haut à gauche), puis sélectionner Plan 1 le changer en
PROJETS puis cliquer sur Enregistrer. La fenêtre devrait se présenter comme suit :

Afin d’activer le suivi budgétaire sur le plan analytique, cliquer sur l’onglet Général
(en haut à gauche) puis cocher la case Gérer les budgets sur les sections
analytiques, la fenêtre devrait se présenter comme suit :

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Ensuite cliquer sur le bouton Ok puis cliquer sur Fermer.

Votre nouvelle base comptable est prête à recevoir les éléments de sa structure.

A la prochaine exécution du logiciel, l’utilisateur procèdera à l’ouverture de son fichier

comptable au nom et à l’emplacement dans lequel il avait enregistré le fichier lors de sa
création.

Une fois le logiciel exécuté, une fenêtre s’affiche demandant le nom de l’utilisateur ainsi
que son mot de passe. Si les éléments d’authentification sont conformes, l’utilisateur a
donc accès à sa base comptable.

2. LES ELEMENTS DE STRUCTURE

On entend par éléments de structure, tous les plans nécessaires à la saisie d’une pièce
comptable : plan comptable – plan analytique – plan des tiers – plan reporting – codes
journaux.

2.1. Le plan comptable

La commande Structure – Plan comptable permet d’activer cette fonction et la fenêtre

suivante s’affiche :

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Les opérations possibles sur le plan comptable sont : l’ajout d’un nouveau compte, la
modification d’un compte existant, la suppression d’un compte erroné et l’édition de la liste
des comptes généraux.

Ajout d’un nouveau compte

Un clique sur le bouton Nouveau permet d’activer la fenêtre de création du nouveau

compte. Si le mode assistant est activé (Menu Fenêtre – Mode assistant coché), la
fenêtre de l’assistant création d’un compte général s’affiche comme suit

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Dans le cas où le mode assistant n’est pas activé (Fenêtre – Mode assistant décoché)
alors la fenêtre suivante s’affiche :

Quel que soit le mode de création, les informations obligatoires pour la création d’un
compte général sont le numéro du compte général et son intitulé.

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Modification d’un compte existant

Afficher d’abord la liste des comptes généraux par la commande Menu Structure – Plan
comptable, puis sélectionner le compte à modifier et cliquer sur le bouton Ouvrir. La
fenêtre de modification d’un compte général s’affiche avec les informations sur le compte
sélectionné. Il suffit de procéder à la modification puis cliquer sur le bouton Ok pour
valider. Le numéro de compte et le type de compte sont des éléments non modifiables.
En cas d’erreur sur ces éléments, il faut procéder à la suppression du compte.

Suppression d’un compte général

Afficher d’abord la liste des comptes généraux par la commande Menu Structure – Plan
comptable, puis sélectionner le compte à supprimer et cliquer sur le bouton Supprimer.
Une fenêtre de confirmation de la suppression s’affiche. Cliquer sur le bouton Oui pour
valider la suppression. Si des écritures comptables ont été saisies sur ce compte ou bien
si le compte a déjà été utilisé dans une affectation à un journal ou un compte de tiers ou
un taux de taxe, sa suppression est impossible. Il faut d’abord procéder à son
désaffectation.

Edition de la liste des comptes

Afficher d’abord la liste des comptes généraux par la commande Menu Structure – Plan
comptable, puis cliquer sur le bouton Imprimer. La fenêtre de
Rechercher/Remplacer s’affiche comme suit :

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Cliquer sur le bouton Imprimer pour imprimer la liste de tous les compte généraux
cependant des critères de sélection nous permettent de fixer des filtres avant e procéder
à l’impression. Par exemple Numéro est compris entre 6 et 69 nous permettra
d’imprimer simplement les compte de la classe 6.

Une fenêtre de configuration de l’impression s’affiche ensuite comme suit :

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Sur cette fenêtre, l’utilisateur a la possibilité de sélectionner et configurer l’imprimante sur

laquelle l’impression sera réalisée, de visualiser l’édition à l’écran en cochant la case
Aperçu avant impression, d’imprimer la liste au format PDF en cochant la case
Impression dans un fichier PDF, d’imprimer la liste des compte au format Excel en
cochant la case Impression dans un classeur Microsoft Excel.

2.2. Le plan des tiers

La commande Structure – Plan des tiers permet d’activer cette fonction et la fenêtre
suivante s’affiche :

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Dans la partie gauche de la fenêtre, un filtre permet de sélectionner le type de tiers sur le
quel l’on veut travailler (Client, Fournisseur, Salarié, Autre ou tous les tiers).

Les opérations possibles sur le plan comptable sont : l’ajout d’un nouveau compte, la
modification d’un compte existant, la suppression d’un compte erroné et l’édition de la liste
des comptes de tiers.

Ajout d’un nouveau compte de tiers

Sélectionner d’abord le type de tiers sur lequel l’on veut travailler puis cliquer sur le bouton
Nouveau permet d’activer la fenêtre de création du nouveau compte de tiers. La fenêtre
suivante s’affiche alors :

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Les informations obligatoires pour la création d’un compte de tiers sont le Numéro de
compte tiers, le type du compte, l’intitulé et le compte collectif (il s’agit d’un compte
général de la classe 4). Cependant nous remarquerons que d’autres zones de saisie sont
disponibles. Il s’agit d’information non obligatoire pour la comptabilité mais qui peuvent
s’avérer utiles dans le cadre sur suivi des tiers comme les cordonnées et les référence de
télécommunication.

En ce qui concerne la modification d’un compte de tiers, la suppression d’un compte de

tiers et l’édition de la liste des tiers, la procédure est strictement identique à celle expliqué
précédemment pour le plan comptable.

2.3. Les codes journaux

La commande Structure – Plan Codes journaux permet d’activer cette fonction et la

fenêtre suivante s’affiche :

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Les opérations possibles sur le plan comptable sont : l’ajout d’un nouveau journal, la
modification d’un journal existant, la suppression d’un journal erroné et l’édition de la liste
des journaux.

Ajout d’un nouveau journal en Mode assistant coché

Un clique sur le bouton Nouveau permet d’activer la fenêtre de création du nouveau

journal en mode assistant :

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Sélectionner le type de journal à créer. Cinq types sont proposés : Achat – Vente –
Trésorerie – Général – Situation. Saisir ensuite le code et l’intitulé du nouveau journal
puis cocher la case Oui pour activer la répartition analytique sur ce journal. Cliquer
sur le bouton Suivant.

La fenêtre Caractéristique des journaux de trésorerie s’affiche uniquement quand la

création concerne un journal de trésorerie :

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Saisir ou sélectionner le compte de trésorerie, cocher la case En contrepartie des

règlements enregistrés puis cocher la case Sur le compte de trésorerie. Ensuite
cliquer sur le bouton Suivant.

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Dans la dernière étape il faut renseigner le type de numérotation des pièces comptable
dans ce journal puis valider pour enregistre la création du nouveau journal.

Ajout d’un nouveau journal en Mode assistant décoché

Un clique sur le bouton Nouveau permet d’activer la fenêtre de création du nouveau

journal sans l’assistant : la fenêtre suivant s’affiche :

Dans la zone Identification, saisir le Code du nouveau journal, sélectionner le type

(Achat, Vente, Trésorerie, Général ou Situation). Dans le cas d’un journal de type
trésorerie, L’utilisateur doit saisir ou sélectionner le compte de trésorerie correspondant u
nouveau journal.

Dans la zone Caractéristiques, sélectionner le mode numérotation des pièces

comptables dans ce journal et cocher la case Autoriser la saisie analytique.

Dans la zone Paramètres de traitement (uniquement pour les journaux de type

trésorerie), sélectionner Générer une contrepartie à chaque ligne dans le champ
Contrepartie et Trésorerie dans le champ Rapprochement sur.

Clique sur le bouton Ok pour enregistrer le nouveau journal.

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En ce qui concerne la modification d’un code journal, la suppression d’un code journal et
l’édition de la liste des code journal, la procédure est strictement identique à celle expliqué
précédemment pour le plan comptable.

2.4. Le plan analytique

Dans le cadre du paramétrage de notre comptabilité, un (01) plan analytique a été mis en
place : le plan des PROJETS qui sera en même temps le plan budgétaire. Ce qui nous
donne accès à l’affectation des écritures comptables concerné par l’analytique.

La commande Menu Structure – Plan analytique permet d’afficher la fenêtre suivante :

Cliquer sur PROJETS dans la partie supérieure gauche pour gérer la plan des
projets comme sur la fenêtre précédente ;

Les opérations possibles sur le plan analytique sont : l’ajout d’une nouvelle section
analytique, la modification d’une section analytique existante, la suppression d’une section
analytique erronée et l’édition de la liste des sections analytiques.

Ajout d’une nouvelle section analytique

Dans la liste des postes analytiques affichées, sélectionner le plan dans lequel la nouvelle
section sera créée puis cliquer sur le bouton Nouveau pour activer la fenêtre de création
de la nouvelle section analytique comme suit :

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Saisir le numéro de la section analytique, sélectionner le type : Détail pour les sections
utilisables dans les affectations et Total pour les sections de totalisation dans les états,
saisir ensuite l’intitulé de la nouvelle section puis valider par Ok.

En ce qui concerne la modification d’une section analytique, la suppression d’une section

analytique et l’édition de la liste des sections analytiques, la procédure est strictement
identique à celle expliqué précédemment pour le plan comptable.

2.5. Le plan budgétaire

L’axe analytique ayant été choisi pour le suivi budgétaire, il n’existe plus à proprement
parler de plan budgétaire puisque le plan analytique a été désigné à ce effet. A ce niveau,
il s’agit de procéder à a saisie des dotations budgétaires. Pour ce faire afficher le plan
analytique (Structure – plan analytique), sélectionner le plan des PROJETS, puis
sélectionner la section analytique pour laquelle l’on veut renseigner e budget. Dans la
fenêtre qui s’affiche cliquer sur l’onglet Budgets :

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Dans la zone Montant de la ligne Exercice, saisir le montant budgétisé pour ce poste
pour l’exercice en cours puis valider par la touche Entrer du clavier. Une répartition
homogène du montant annuel est effectuée sur les périodes mensuelles. Il est possible de
modifier la dotation d’une période en double cliquant sur la ligne correspondante.

3. LES TRAITEMENTS PERIODIQUES

Le chapitre des traitements périodiques résume l’ensemble des travaux comptable

réguliers qui seront effectués par le logiciel. Il s’agit notamment de la saisie des écritures
comptables ainsi que leurs affectations analytiques s’il y a lieu ; l’édition des divers états
comptables et les rapprochements des écritures bancaires selon les relevés bancaires.

3.1. La saisie des écritures comptables et affectation analytique

Avant de procéder à la saisie proprement dite des écritures comptables, il faudrait dans
un premier temps procéder au classement et à l’imputation desdites écritures. Des modèles
de fiches d’imputation avec schéma de comptabilisation ont été élaborées pour un certain
nombre d’écritures récurrentes. Pour le reste, nous disposons de la fiche d’imputation
standard.

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Une fois que les pièces comptables ont été imputées, actionner la commande Traitement
– Journaux de saisie pour afficher la liste des journaux par mois comme suit :

Ou bien la commande Traitement – Saisie des écritures comme suit :

Sélectionner le code journal et la période correspondant à la pièce comptable à saisir puis

valider par le bouton OK.

La fenêtre de saisie s’affiche comme suit :

MICROFA 27
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Les pièces comptables sont saisies ligne par ligne et la validation se fait par la touche
Entrer du clavier. Il faut noter que toutes les zones de saisies ne sont pas toujours
obligatoires. Donc si le logiciel saute une zone, cela signifie que c’est le paramétrage qui
le demande.

La première colonne reçoit le quantième du jour de l’opération puisque l’on est déjà dans
un mois pour une année correspondant à l’exercice en cours.

La deuxième colonne reçoit le numéro de la pièce selon le paramétrage défini dans la

section numérotation des pièces lors de la création des codes journaux.

Dans la troisième colonne, saisir le numéro de la facture s’il y a lieu.

Dans la quatrième colonne, la référence de la pièce est renseigné (numéro de chèque,

numéro de reçu, référence de l’ordre de mission, numéro de bon de commande, etc…).

La cinquième colonne, saisir le numéro de compte général. On peut afficher la liste des
comptes généraux en appuyant sur la touche F4 du clavier. Si on saisit le début du numéro
du compte avant d’appuyer sur la touche F4, un filtre de sélection s’active en fonction de
l’élément saisi (par exemple si on saisit 628 puis F4 la liste des comptes s’affichera et le
curseur se positionnera sur le premier compte commençant par 621).

La sixième colonne reçoit le numéro de compte tiers. Si un compte général collectif de

tiers est saisit dans la colonne précédente, cette zone est active. Il suffit de saisir ou
sélectionner le numéro de compte tiers concerné par la pièce comptable.

Dans la septième colonne, saisir ou sélectionner la ligne budgétaire concernée par

l’opération en cours. Cette zone est seulement active lorsqu’un compte d’immobilisation

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(classe 2), de charges (classe 6) ou de produits (classe 7) est utilisé dans la zone
compte général. Appuyer sur la touche F4 du clavier pour afficher la liste des lignes
budgétaires.

La huitième colonne fonctionne exactement comme la précédente seulement ici la

sélection se fera sur les codes projets.

Dans la neuvième colonne, saisir le libellé de l’écriture ; la zone de saisie étant limitée en
nombre de caractères, le libellé doit être succinct et constituer un résumé de l’opération
(Frais de mission N° 18 à Dori ou Restauration de janvier ou achat de fourniture de bureau,
etc.).

Dans la dixième colonne est saisie la date d’échéance en cas d’utilisation d’un compte tiers
(cette zone non obligatoire propose la même date que la pièce comptable en cours de
saisie).

La onzième colonne dénommée Position du journal n’est pas saisissable. Cette colonne
affiche tout simplement l’état du contenu du journal (clôturé, édité, etc.).

Les colonnes douze et treize reçoivent le montant concerné par la ligne en cours de saisie
soit au débit ou au crédit.

Valider ensuite par la touche Entrer du clavier pour enregistrer la ligne. Il faut répéter
toutes ces étapes en fonction du nombre de lignes d’écritures imputées

3.2. L’édition des états de la comptabilité générale

En ce qui concerne les états de la comptabilité général, il existe principalement trois types
d’états : le journal, le grand livre des comptes et la balance générale.

3.2.1. Le journal
La commande Etat – Journal ouvre un menu hiérarchique (ou sous-menu) qui permet
de sélectionner le type de journal que l’utilisateur souhaite imprimer:
・ Journal : permet d’imprimer les écritures saisies sur un journal (ou tous) entre deux
périodes.
・ Journal centralisé : permet d’imprimer le journal centralisé.
・ Journal général : permet d’imprimer un état synthétique des mouvements par
journal avec une totalisation par période.

L’état qui nous intéresse est le journal. Une fois la commande activée, la fenêtre suivante
s’affiche :

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Sélectionner la période à éditer dans la zone Période de (pour définir la date de début
de la sélection) à (pour définir la période de fin de la sélection) ;

Dans la zone Code journal, garder la valeur Tous pour éditer tous les journaux, sinon
sélectionner le code journal qui qui nous intéresse ;

Dans la zone Type d’état, trois options nous sont proposées :

 Base contenant les informations suivantes: jour, numéro de pièce, numéro de

compte général, numéro de compte tiers, libellé écriture, mouvement débit,
mouvement crédit ; ces informations sont présentées sur une ligne ;

 Développé tiers contenant les informations du journal de base avec, en plus :

échéance, référence de pièce, mode de règlement, lettrage; ces informations sont
présentées sur deux lignes;

 Développé devise contenant les informations du journal de base avec, en plus:

échéance, parité, montant devise, devise, lettrage; ces informations sont
présentées sur deux lignes.

Dans tous les cas, le contenu de l'édition est classé par ordre de saisie. Les mouvements
sont totalisés en fin d'édition.

La zone Classement définit l’ordre dans lequel les écritures du journal seront triées soit
par date d’écriture ou par numéro de pièce ;

Dans les zones suivantes c’est-à-dire Modèle et devises, conserver les valeurs par défaut
proposé par le logiciel ;
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Une case à cocher Inclure les journaux de situation ex proposé lors de l’édition de
certains états. Cocher cette case pour intégrer les écritures d’engagements dans l’état que
l’on veut éditer.

3.2.2. Le grand livre des compte

Le grand livre des comptes permet d’éditer le détail des mouvements comptables d’un
compte général entre deux dates.

Actionner la commande Etat – Grand livre de comptes pour afficher la fenêtre

suivante :

Dans la zone Type grand-livre, cinq types de grands livres sont proposés : Complet
(affiche le détail de tous les comptes sans exception) – Devise (donne le détail des
comptes en montant devise au lieu du montant en monnaie courante - Grand-livre
général (donne le détail de tous les comptes sauf les comptes de nature Client ou
Fournisseur; le programme totalise les mouvements par fourchette de compte des natures
Client et Fournisseur) - Grand-livre clients (donne le détail de toutes les opérations

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réalisées sur les comptes de nature Client) - Grand-livre fournisseurs (donne le détail
de toutes les opérations portées sur les comptes de nature Fournisseur) ;

Date écriture de/à : Seules les écritures dont la date est comprise dans la fourchette
indiquée seront imprimées. Par défaut, tout l’exercice est sélectionné. Ces dates sont
saisies sous la forme JJMMAA. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un
calendrier et de sélectionner facilement une date ;

N° compte de/à : Sélectionnez les comptes à inclure dans l'édition. La fourchette

proposée par défaut propose l'édition de tous les comptes du plan comptable ;

Code journal de/à : Sélectionnez le code journal à imprimer ;

Devise : Vous pouvez sélectionner le contenu de l’édition en fonction de la devise utilisée

en saisie : Toutes (toutes les écritures seront sélectionnées quelle que soit la devise ;
dans ce cas, il n’y aura pas de ligne de totalisation pour les comptes sur lesquels plusieurs
devises ont été enregistrées) , Aucune (aucune devise ne sera sélectionnée) , Liste des
devises (la liste des devises enregistrées dans les Options de la fiche de l’entreprise est
proposée; seules les écritures enregistrées dans la devise sélectionnée seront éditées) ;

Type d'état : Le choix effectué détermine la présentation de l'édition :

 Base (proposition par défaut) contient les informations suivantes : 1ère ligne
(numéro de compte et son intitulé en caractères gras) ; 2ème ligne (date
d'écriture, code journal mouvementé, numéro de pièce, libellé d'écriture,
mouvement débit, mouvement crédit, solde progressif,

 Développé mentionne la référence pièce, ainsi que la date d’échéance ;

 Développé paramétrable contient les informations suivantes : 1ère ligne:

numéro de compte et son intitulé en caractères gras ; 2ème ligne: date d'écriture,
code journal mouvementé, numéro de pièce, pièce de trésorerie, contrepartie
générale, numéro de tiers, libellé d'écriture, mode de règlement, échéance,
lettrage, mouvement débit, mouvement crédit, solde progressif. Les colonnes Pièce
de trésorerie, Contrepartie générale, Numéro de tiers et Mode de
règlement peuvent être remplacées par Numéro de pièce, Référence de pièce, Pièce

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de trésorerie, Contrepartie générale, Contrepartie tiers, Numéro de tiers, Mode de

règlement, Devise, Lettrage devise ou Date de saisie.

 Développé devise contient les informations suivantes : 1ère ligne: numéro de

compte (sur 12 caractères) et son intitulé en caractères gras ; 2ème ligne: date
d'écriture, code journal mouvementé, numéro de pièce, libellé d'écriture, référence,
échéance, devise, lettrage, montant débit, montant crédit, solde progressif,

Modèle : Cette zone à liste déroulante vous permet de choisir le modèle d'édition à utiliser
pour l'impression du Grand livre : Standard (valeur par défaut): si vous choisissez le
modèle standard livré par défaut, le programme affiche la fenêtre de lancement de
l'impression lorsque vous cliquez sur le bouton [OK] ; Personnalisé : sélectionnez cette
option pour pouvoir choisir un modèle d'édition personnalisé par vos soins; lorsque vous
cliquez sur le bouton [OK], le programme vous invite alors à choisir le modèle d'état à
utiliser.

Impression des écritures lettrées : Cette case à cocher permet de faire ressortir les
écritures lettrées; si cette option n'est pas retenue, le programme n'imprime que les
écritures non lettrées. Par défaut, cette boîte est cochée.

Impression antérieure : Si cette zone est cochée, le programme imprime un grand livre
standard avec des ruptures pour chaque compte, soit le total des mouvements de la
période antérieure, le total des mouvements de la période d'impression et le cumul des
mouvements antérieurs et de la période sélectionnée. Une première ligne, avant le détail
des écritures, indique le total des mouvements de la période antérieure. Une seconde
ligne, après le détail des écritures, indique le total des mouvements de la période
sélectionnée. Une troisième ligne de cumul donne le total du compte sur la période
sélectionnée et la période antérieure. Si cette zone est cochée (valeur par défaut), le
programme n’insère pas ces ruptures.

Impression des sous-totaux : Cette zone permet de demander des lignes de sous-
totalisation à chaque changement de classe, de sous-classe etc. Il est indispensable que
les comptes de type Total soient créés dans le plan comptable pour obtenir ces niveaux
de totalisation.

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Regroupement des écritures : Case à cocher permettant de regrouper les écritures

portées sur les comptes généraux dont on a autorisé le regroupement.

Impression cumuls reports à-nouveaux : Case à cocher permettant d’éditer les

écritures d’à-nouveaux.

Inclure les journaux de situation : Si cette case est cochée, le grand livre contiendra
les journaux de situation. Il suffit de ne pas la cocher pour les faire disparaître. Il s’agit
dans notre cas des écritures d’engagements.

3.2.3. La balances générale

La balance des comptes est un état qui permet l’édition des totaux et des soldes des
mouvements de comptes sur une période de date donnée.

La commande Etat – balance des compte permet d’afficher la fenêtre suivante :

Type de balance : Le programme propose cinq types de balances : Complète : (tous

les comptes sont mentionnés sur l’état) ; Devises : (donne le détail des comptes en
montant devise au lieu du montant monnaie courante) ; Générale : (donne le détail de
tous les comptes sauf les comptes de nature client ou fournisseur. Le programme

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regroupera sur une seule ligne les comptes de nature client et sur une autre ligne les
comptes de nature fournisseur) ; Clients (donne le détail de toutes les opérations portées
sur les comptes de nature client) ; Fournisseurs : (donne le détail de toutes les
opérations portées sur les comptes de nature fournisseur) ; Auxiliaire (donne le détail de
toutes les opérations portées sur chacun des comptes de nature Tiers. Cela permet de
justifier leur solde. Cette option peut être appliquée aux différents types d'état d'édition
de la balance) ;

Date écriture de/ à : Seules les écritures dont la date est comprise dans la fourchette
indiquée seront imprimées. Par défaut, tout l’exercice est sélectionné. Ces zones
comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une
date ;

N° compte de/à : Sélectionnez les comptes à inclure dans l'édition. La fourchette

proposée par défaut propose l'édition de tous les comptes du plan comptable.

Code journal de/à : Sélectionnez le code journal à imprimer ;

Type d'état : Le choix effectué détermine la présentation de l'édition. Vous pouvez

demander l'impression :

 Base: (valeur par défaut) le programme imprime les colonnes Numéro de compte,
Intitulé des comptes, Mouvements débit, Mouvements crédit, Soldes débiteurs et
Soldes créditeurs, il s’agit ici d’une balance classique à quatre colonnes ;

 développée: le programme imprime les colonnes Numéro de compte, Intitulé des

comptes, Totaux des mouvements débit et crédit, les Soldes débiteur et créditeur et
le Solde de la période comparée dans le cas d'une balance sur les montants, ou le
Solde en monnaie courante dans le cas d'une balance en devises;

 6 colonnes : le programme imprime les écritures à-nouveaux ou antérieures et les

mouvements de la période dans des colonnes différentes;

 8 colonnes : le programme imprime les écritures à-nouveaux ou antérieures et les

mouvements de la période dans des colonnes différentes;

 Bi-devises : le programme imprime la balance dans deux devises différentes ; elle

présente les cumuls et les soldes des montants en devise de tenue de comptabilité
ainsi qu’en devise d’équivalence.

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Niveau sous-totaux : Le programme insère dans l’état des lignes de sous-totalisation à

chaque changement de classe, de sous-classe, etc., dans des limites allant de 0 à 13
niveaux. Il est indispensable que des comptes de type Total aient été créés dans le plan
comptable pour obtenir ces niveaux de totalisation ;

Devise : Vous pouvez sélectionner le contenu de l’édition en fonction de la devise utilisée

en saisie ;

Impression antérieure : Si cette zone est cochée, le programme imprime les montants
de la période antérieure. Pour chaque compte, le programme indique les montants
correspondant à la période antérieure, ceux correspondant au compte détaillé sur la
période analysée, les totaux cumulés de la période antérieure et de la période analysée
pour le compte considéré.

Inclure les journaux de situation : Si cette case est cochée, les journaux de situation
seront édités. Il suffit de ne pas la cocher pour ne pas les faire apparaître. Dans notre cas,
les journaux d’engagements.

Cliquez sur le bouton OK pour déclencher l'impression immédiatement.

3.3. L’édition des états de la comptabilité des tiers

Les états des tiers sont principalement regroupés en deux catégories : le grand livre des
tiers et la balance des tiers. Cependant, pour chaque type d’état nous expliquerons deux
procédures : la procédure standard pour une lecture simple du compte de tiers et la
procédure RECOPA-EST pour une lecture adaptée aux besoins de l’ONG RECOPA-EST.

3.3.1. Le grand livre des tiers (STANDARD)

La commande Etat – Etats tiers – Grand livre des tiers nous affiche la fenêtre
suivante :

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Date écriture de/à : Par défaut, tout l’exercice est sélectionné. Ces zones comportent
un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date.

Type de tiers : Sélectionnez le type de tiers à traiter : Tous (l'édition reprendra les
mouvements enregistrés sur tous les comptes de tiers quelle que soit leur nature) ; Client
(les opérations portées sur les comptes tiers de nature client seront prises en compte) ;
Fournisseur (les opérations portées sur les comptes de nature fournisseur apparaîtront) ;
Salarié (les opérations portées sur les comptes de nature salarié seront prises en
compte) ; Autre (les opérations portées sur les comptes de nature Autre apparaîtront sur
l'édition) ;

Compte tiers de/à : Sélectionnez les comptes de tiers à prendre en compte dans
l'édition. Tous les comptes du plan tiers sont sélectionnés par défaut ;

Code journal de/à : Sélectionnez le code journal à imprimer ;

Type d'état : Le type d'état sélectionné détermine la présentation de l'édition :

 Base contient les informations suivantes : 1ère ligne: numéro de compte tiers et
son intitulé en caractères gras ; 2ème ligne : date, code journal, numéro de pièce,
libellé écriture, lettrage, mouvement débit, mouvement crédit, solde progressif ;

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 Développé paramétrable contient les informations suivantes : 1ère ligne :

numéro de compte tiers et son intitulé en caractères gras ; 2ème ligne : date,
code journal, numéro de pièce, référence pièce, contrepartie générale, numéro de
compte général, libellé écriture, mode de règlement, échéance, lettrage,
mouvement débit, mouvement crédit et solde progressif ;

 Développé devise contient les informations suivantes : 1ère ligne : numéro de

compte tiers et son intitulé en caractères gras ; 2ème ligne : date, code journal,
numéro de pièce, libellé écriture, échéance, devise, lettrage, mouvement devise
débit, mouvement devise crédit et montant en monnaie courante ;

Devise : Vous pouvez sélectionner la devise d’édition parmi celles enregistrées dans les
écritures. Par défaut, toutes les devises sont sélectionnées.

Modèle : Cette zone à liste déroulante vous permet de choisir le modèle d'édition à utiliser
pour l'impression du Grand livre : Standard (si vous choisissez le modèle standard livré
par défaut, le programme affiche la fenêtre de lancement de l'impression lorsque vous
cliquez sur le bouton OK) ; Personnalisé : sélectionnez cette option pour pouvoir choisir
un modèle d'édition personnalisé par vos soins; lorsque vous cliquez sur le bouton OK, le
programme vous invite alors à choisir le modèle d'état à utiliser ;

Impression des écritures lettrées : Cette case à cocher permet de faire ressortir les
écritures lettrées; si cette option n'est pas retenue, le programme n'imprime que les
écritures non lettrées ;

Inclure les journaux de situation : Si cette case est cochée, le grand livre tiers
contiendra les journaux de situation. Il suffit de ne pas la cocher pour na pas les faire
apparaître. Il s’agit dans notre cas des journaux d’engagement.

3.3.2. Le grand livre des tiers (RECOPA)

Dans le cadre du paramétrage de la comptabilité analytique et de suivi budgétaire de l’ONG

RECOPA-E / PSAE, le grand livre des tiers standard ne permet pas une meilleure
visualisation et un meilleur suivi des comptes de tiers. Pour pallier à ce manquement, nous
serons amenés à intégrer des critères de sélection supplémentaires pour atteindre nos
objectifs.

Pour l’exemple nous allons visualiser toutes les opérations du mois de février 2020 du
tiers salarié S1005-YONI B. Françoise liées aux dépenses annexes de mission

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(carburant, péage, etc.) répondant au compte général 421102-Avce, Frais annexes

(carb, péag, acti).

Activer la commande Etat – Etats tiers – grand livre des tiers et dans la fenêtre qui
s’affiche, sélectionner la Date d’écriture de 010220 à 290220, puis compte de tiers
de S1005 à S1005 et Type d’état Développé paramétrable. La fenêtre à l’écran
devrait être comme suit :

Cliquer ensuite sur le bouton Plus. La fenêtre change alors de forme et se présente comme
suit :

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1 2 3 4

Dans la zone numéro 1, sélectionner Ecritures comptables ;

Dans la zone numéro 2, sélectionner Compte général ;

Dans la zone numéro 3, sélectionner saisir le compte de début de la sélection

(421102) ;

Dans la zone numéro 4, sélectionner saisir le compte de fin de la sélection

(421102) ;

Puis valider par la touche Entrer du clavier. Cliquer ensuite sur le bouton Imprimer pour
lancer l’édition de l’état.

3.3.3. La balance des tiers (STANDARD)

La commande Etat – Etat des tiers – Balance des tiers permet d’afficher la fenêtre de
sélection standard pour l’édition d’une balance des tiers c’est-à-dire les cumuls des
mouvements débit et crédit ainsi que les solde pour chaque compte de tiers individuel
(client, fournisseur ou salarié. La fenêtre suivante s’affiche :

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Les options par défaut permettent d’imprimer une balance de base pour l'ensemble de
l'exercice regroupant tous les mouvements passés sur les comptes de tiers, quelle que soit
leur nature.

Les sélections suivantes sont possibles :

Date écriture de/à : Par défaut, tout l’exercice est sélectionné. Ces zones comportent
un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date ;

Type de tiers : L'édition reprendra les mouvements enregistrés sur les comptes dont la
nature est sélectionnée ici. Pour une édition complète, choisissez Tous (valeur par défaut).

Compte tiers de/à : Sélectionnez les comptes de tiers à prendre en compte dans
l'édition. Tous les comptes du plan tiers sont sélectionnés par défaut.

Code journal de/à : Sélectionnez le code journal à imprimer.

Type d'état : Le type d'état sélectionné détermine la présentation de l'édition.

 Base : le programme imprime les colonnes numéro de compte tiers, intitulé des
comptes, mouvements débit, mouvements crédit, soldes débit, soldes crédit;

 Développée : le programme imprime les colonnes numéro de compte tiers, intitulé

des comptes, mouvements débit, mouvements crédit, soldes débit, soldes crédit et
solde exercice précédent;

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 6 colonnes : le programme imprime les colonnes numéro de compte tiers, intitulé

des comptes, soldes ou mouvements débit/crédit, mouvements période débit/crédit
et soit solde période soit soldes cumulés soit mouvements cumulés en débit/crédit;

 8 colonnes: le programme imprime les colonnes numéro de compte tiers, intitulé

des comptes, soldes ou mouvements débit/crédit, mouvements période
débit/crédit, soit solde période soit soldes cumulés soit mouvements cumulés en
débit/crédit et enfin ou solde période ou mouvements cumulés en débit/crédit.

Compte : Quatre choix sont proposés:

 Tous : tous les comptes, y compris ceux qui ne sont pas mouvementés, sont
imprimés dans la balance des tiers;

 Mouvementés : seuls les comptes ayant reçu des écritures sont mentionnés;

 Non soldés : seuls les comptes non soldés de l’exercice en cours apparaissent
dans la liste;

 Soldés: seuls les comptes soldés de l’exercice en cours apparaissent dans la liste.

Inclure les journaux de situation : Si cette case est cochée, la balance des tiers
contiendra les journaux de situation. Il suffit de ne pas la cocher pour ne pas les faire
apparaître. Dans notre cas les journaux de situation sont les journaux d’engagement.

Valider par le bouton OK pour lancer l’édition de l’état.

3.3.4. La balance des tiers (RECOPA)

Dans le cadre du paramétrage spécifique à l’ONG RECOPA-EST, il peut arriver qu’on ait
besoin de filtrer encore plus l’information qui s’affichera sur l’état final. Pour ce faire on
sera amené à inclure des critères de sélections particulières telles qu’intégrer un compte
général. Se référer au point 3.3.2. Le grand livre des tiers (RECOPA-EST) pour la
procédure qui est identique. Le seul changement intervient au niveau de la commande à
actionner qui est Etat – Etats tiers – Balance des tiers.

3.4. L’édition des états de la comptabilité analytique

La commande Etat - Etats analytiques permet d’imprimer les états analytiques suivants
:

 Journaux analytiques : écritures saisies sur un journal (ou tous) entre deux
périodes ;

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 Balance analytique : total et solde des mouvements enregistrés sur une section
analytique entre deux dates ;

 Grand livre analytique : détail des mouvements enregistrés sur une section
analytique entre deux dates ;

 Etat de contrôle des cumuls : donnant par période de l’exercice les cumuls
débiteurs et créditeurs enregistrés sur les comptes généraux ainsi que sur le cumul
des ventilations analytiques enregistrées ;

3.4.1. Journaux analytiques

Actionner la commande Etats –Etats analytique – Journal pour afficher la fenêtre

suivante :

Le journal analytique vous permet d’obtenir le détail des écritures saisies entre deux
périodes.

Les options par défaut permettent d’imprimer un journal analytique. Les sélections
suivantes sont possibles :

Type journal : Vous choisissez d’imprimer toutes les écritures ou seulement les reports
et OD analytiques.

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Date écriture de/à : Seules les écritures dont la date est comprise dans la fourchette
indiquée seront prises en compte. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir
un calendrier et de sélectionner facilement une date.

Plan analytique : Sélectionnez le plan analytique dont les sections figureront sur l'édition.

Section de/à : Sélectionnez les sections à inclure dans l'édition. La fourchette proposée
par défaut couvre toutes les sections du plan analytique choisi sur la zone précédente.

Niveau d'analyse : Cette zone à liste déroulante affiche la liste des niveaux d’analyse
enregistrés dans les Options de la fiche société ;

Ecriture analytique : Vous pouvez imprimer si vous avez choisi d’éditer un journal de
type standard ;

Type d'état : Le type d'état sélectionné détermine la présentation de l'édition.

Cette option n’est pas accessible si vous avez choisi une édition des reports et OD
analytiques.

 Base contient les informations suivantes : Journal analytique (date d'écriture,

numéro de pièce, numéro de compte, libellé écriture, mouvements débit,
mouvements crédit, numéro section, montant analytique) ;

 Développé contient les informations suivantes:

Inclure les journaux de situation : Si vous cochez cette option, le programme imprime
le contenu des journaux de situation (journaux dans lesquels sont enregistrées des
écritures d’engagements).

Valider par le bouton OK pour éditer le journal analytique.

3.4.2. Balance analytique

La balance analytique permet d’obtenir les totaux et les soldes des mouvements
enregistrés sur une section analytique entre deux dates. Activer la commande Etat –
Etats analytique – Balance pour afficher la fenêtre suivante :

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Type balance : Le type d'état sélectionné détermine la présentation de l'édition. Vous

choisissez d’imprimer une balance classique, basée sur ruptures ou classée par comptes
généraux ;

Plan analytique : Sélectionnez le plan analytique dont les sections figureront sur l’édition.

N° compte général de/à : Sélectionnez les comptes à inclure dans l'édition.

Code journal de/à : Sélectionnez le code journal à imprimer.

Type de section : Ce critère permet de sélectionner au choix les sections : Toutes

(toutes les sections, y compris celles qui ne sont pas mouvementées, sont imprimées dans
la balance analytique) ; Mouvementées (seules les sections ayant reçu des écritures sont
mentionnées) ; Non soldées (seuls les comptes non soldés sur l'exercice en cours et
l'exercice antérieur (si l'option Exercice précédent est sélectionnée) apparaissent dans la
liste) ;

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Type d’état :

Un état de base contient les informations suivantes:

· Balance analytique: numéro de section, intitulé de section, mouvements débit,

mouvements crédit, soldes, soldes exercice précédent.

· Balance analytique sur rupture: numéro de section, intitulé de section,

mouvements débit, mouvements crédit, soldes, soldes exercice précédent.

Les ruptures de la balance analytique sur rupture ne peuvent être enregistrées que dans
le format de sélection. Voir plus loin.

· Balance inversée: numéro de compte, intitulé de compte, numéro section, intitulé

section, mouvements débit, mouvements crédit, soldes, soldes exercice précédent.

Un état développé contient les informations suivantes:

· Balance analytique: numéro de section, intitulé de section, mouvements débit,

mouvements crédit, soldes, quantité, prix moyen par poste, cumul des quantités.

· Balance analytique sur rupture: numéro de section, intitulé de section,

mouvements débit, mouvements crédit, soldes débiteurs, soldes créditeurs, % 1er niveau
d'analyse.

· Balance inversée: numéro de compte, intitulé de compte, numéro section, intitulé

section, mouvements débit, mouvements crédit, soldes, soldes exercice précédent, prix
moyen par poste, cumul des quantités.

Inclure les journaux de situation : Si vous cochez cette option, le programme imprime
le contenu des journaux de situation (journaux dans lesquels sont enregistrées des
écritures d’engagement)

Détail des comptes : Case à cocher entraînant l’impression du détail des écritures.

3.4.3. Grand livre analytique

Le grand-livre analytique vous permet d’obtenir le détail des mouvements enregistrés sur
une section analytique entre deux dates.

Type d'état : Le type d'état sélectionné détermine la présentation de l'édition :

 Base contient les informations suivantes:

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o Grand-livre analytique: date d'écriture, code journal, numéro de pièce,

libellé d'écriture, mouvements débit, mouvements crédit, soldes débiteurs,
soldes créditeurs ;

o Grand livre inversé: date d'écriture, numéro de section, code journal,

numéro de pièce, libellé d'écriture, mouvements débit, mouvements crédit,
soldes débiteurs, soldes créditeurs.

 Développé contient les informations suivantes:

o Grand-livre analytique: date d'écriture, code journal, numéro de pièce,

libellé d'écriture, quantité, mouvements débit, mouvements crédit, soldes
débiteurs, soldes créditeurs, cumul des quantités.

Niveau d’analyse : Sélectionnez un niveau d'analyse ;

Etats analytiques/ Inclure les écritures générales sans répartition : En impression

du grand-livre analytique, si vous cochez cette case, le programme imprimera le détail des
écritures générales non ventilées (toutes les écritures dont le compte général doit recevoir
normalement une imputation analytique).

Les écritures de chacun des comptes de tiers rattachés sont regroupées, et une sous-
totalisation (rupture) est effectuée par tiers.

Cliquer sur le bouton Ok pour éditer le grand livre analytique.

3.4.4. Etat de contrôle des cumuls

L’état de contrôle des cumuls analytiques vous permet d’obtenir par plan analytique, les
cumuls généraux et les cumuls analytiques.

La commande Etat – Etats analytique – Contrôle des cumuls active la fenêtre

suivante :

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Le type d'état sélectionné détermine la présentation de l'édition : Etat de contrôle des

cumuls : période, mouvements généraux débit, mouvements généraux crédit,
mouvements analytiques débit, mouvements analytiques crédit, écart débit général et
analytique, écart crédit général et analytique.

Pour les détails, se référer aux états analytiques précédents.

3.5. L’édition des états de la comptabilité budgétaire

Menu Etat - Etats budgétaires : Cette commande permet d’éditer un état donnant le
comparatif entre les prévisions budgétaires et leurs réalisations comptabilisées.

3.5.1. Edition simplifiée

Etat sur : Sélectionnez le type d'état c’est-à-dire Sections : l'impression sera réalisée à
partir des budgets affectés aux Sections analytiques ;

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Date écriture de/à : Seules les écritures dont la date est comprise dans la fourchette
indiquée seront prises en compte. Par défaut, tout l’exercice est sélectionné. Ces dates
sont saisies sous la forme JJMMAA.

Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner

facilement une date.

Plan analytique : Si le budget est demandé sur les Sections, sélectionnez le plan
analytique à prendre en compte.

Numéro de section de/ à : Vous pouvez saisir une fourchette de numéros de sections
suivant le budget demandé. Par défaut, la fourchette proposée est la plus large.

Prévision : Sélectionnez le type de prévision à imprimer: Faible N: l’impression portera

sur les prévisions faibles enregistrées dans les postes (édition des Budgets/Structure),
les comptes (édition des Budgets/Compte général) ou les sections (édition des
Budgets/Section) de type détail. L’exercice N correspond au dernier exercice créé.

Ecritures analytiques : Sélectionnez dans la liste déroulante les écritures analytiques à

prendre en compte dans la sélection:

Détail des comptes ou des sous-budgets : Case à cocher permettant de demander

le détail des valeurs enregistrées sur les comptes généraux associés ou des sous-
budgets analytiques affectés aux comptes généraux, ou des sous-budgets généraux
affectés aux sections analytiques. Si cette option n'est pas cochée, aucun détail des
comptes n’est donné.

3.5.2. Edition détaillée

Pour affiner les sélections, cliquez sur le bouton [Plus] pour accéder à la fenêtre du format
de sélection.

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Etats budgétaires/ Impression budgets totalisateurs : Indiquez si Oui ou Non (valeur par
défaut), vous souhaitez que les budgets totalisateurs apparaissent sur l'édition.

Etats budgétaires/ Impression comptes non budgétisés

Deux options sont proposées:

・ Non: le programme imprime les comptes ou les sections qui ont reçus des valeurs
dans leur volet «Budget»;

・ Oui: le programme imprime les comptes ou les sections qui n'ont pas reçus de
budget mais qui ont été mouvementés.

Etats budgétaires/ Par centralisateur

Vous pouvez demander le regroupement sur le poste de centralisation les postes de type
Détail auxquels on a affecté un poste de type centralisateur. Le choix Non (valeur par
défaut) n’effectue aucune centralisation des postes de type Détail.

Etats budgétaires/ Comparaison réalisation exercice précédent

Indiquez si Oui ou Non (valeur par défaut), vous souhaitez une comparaison avec
l'exercice précédent.

Etats budgétaires/ Symétrie d'analyse exercice précédent

Si l'impression de l'exercice précédent est demandée, le programme propose ici une

analyse identique sur les deux exercices. La valeur par défaut est Non.
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Ecritures comptables/ Type norme

Cette ligne de critère n’est pas disponible si la gestion de la norme IFRS n’est pas active.

Elle permet de sélectionner les écritures à imprimer:

・ Toutes: toutes les écritures du brouillard correspondant aux sélections faites dans
les autres zones de la fenêtre seront imprimées.

・ Nationale: seront imprimées les écritures de types Les deux et Nationale.

・ IFRS: seront imprimées les écritures de types Les deux et IFRS.

・ Écritures Les deux: seules les écritures de type Les deux seront imprimées.

・ Écritures Nationale: seules les écritures de type Nationale seront imprimées.

・ Écritures IFRS: seules les écritures de type IFRS seront imprimées.

Sélection standard/ Devise d’édition

Sélectionnez la devise d’édition des états budgétaires par l’intermédiaire de la zone à

liste déroulante, qui vous propose les choix suivants:

・ la monnaie de tenue de comptabilité,

・ La liste des devises qui apparaissent dans l’ordre de leur enregistrement.

L’état fait mention, en haut à droite du document, de la devise dans laquelle il est
présenté.
La conversion des montants (enregistrés dans la monnaie de tenue de comptabilité)
dans la devise d’édition peut être génératrice d’écarts.

4 Pour en savoir plus sur les types d’écarts rencontrés dans les éditions, reportez-vous
à la partie «Etat/ Généralités sur les impressions/ Editions en devise» dans Ergonomie et
fonctions communes.

4 Les boutons de la fenêtre sont présentés dans Format de sélection - Brouillard.

3.6. Le rapprochement bancaire manuel

Le rapprochement bancaire permet d’effectuer un pointage comparatif entre les écritures

comptables et les mouvements bancaires réels. Activer la commande Traitement –
Rapprochement bancaire manuel pour afficher une fenêtre de sélection comme suit :

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Code journal : Sélectionnez le journal sur lequel ont été enregistrées les écritures à
pointer. Vous pouvez également taper le code du journal dans la zone de saisie. Seuls les
journaux de trésorerie ayant un compte de trésorerie rattaché (normalement tous) ou
ayant l'option Rapprochement sur positionnée sur Contrepartie ou Trésorerie sont
concernés par cette commande.

Validez pour faire apparaître les écritures. La période de sélection couvre, par défaut,
l’exercice précédent et l'exercice en cours.

Date de rapprochement : Renseignez la date à laquelle vous souhaitez voir inscrit le

rapprochement. Par défaut le programme vous propose la date système. Elle sera utilisée
pour imprimer un état de rapprochement sur une date donnée.

Validez le tout par le bouton [Ok]. La fenêtre de rapprochement bancaire manuel s'ouvre
à la suite :

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La fenêtre de traitement des mouvements «Rapprochement bancaire» apparaît après la

fenêtre de sélection des mouvements.

Sélection : Le panneau de sélection situé à gauche de la fenêtre permet de limiter

l'affichage au code journal qui vous intéresse.

Mouvements : Sélectionnez au choix:

 Ecritures non rapprochées: seules les écritures n'ayant subi aucun

rapprochement bancaire apparaissent dans la grille ;

 Ecritures rapprochées: seules les écritures ayant subi un rapprochement

bancaire apparaissent dans la grille ;

 Toutes les écritures: toutes les écritures du journal sélectionné, qu'elles soient
rapprochées ou non, apparaissent dans la grille.

Le rafraîchissement des informations a lieu immédiatement et il n’est pas nécessaire de

refermer la fenêtre pour que les saisies faites entre-temps s’affichent.

Plus de sélection... : Ce lien hypertexte ouvre la fenêtre "Sélection des écritures"

permettant de sélectionner les écritures en fonction de plusieurs critères croisés: date,
pièce de trésorerie, comptes et montants. Cette fenêtre permet de sélectionner les
écritures à rechercher par combinaison de choix effectués dans les zones à liste
déroulante.

Pièce de trésorerie : Saisissez et validez la référence de la pièce bancaire à pointer dans

cette zone (17 caractères alphanumériques au maximum).

Date de rapprochement : Le programme rappelle la date de rapprochement indiquée

dans la fenêtre de sélection qui apparaît au lancement de la fonction. Cette date peut être
modifiée ici.

Solde pièce de trésorerie : Cette zone indique le solde des lignes sélectionnées.

Cumul des écritures non rapprochées : Cette zone indique le cumul des montants
restant à réconcilier entre le compte et les relevés bancaires.

Solde relevé théorique : Cette zone indique le solde théorique de l’extrait bancaire
obtenu à partir des deux informations précédentes.

Colonnes de la grille d'écritures : Les colonnes qui apparaissent dans cette commande,
dépendent des paramétrages effectués hormis les colonnes Pièce de trésorerie, Jour,

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Montant débit, Montant crédit, qui sont toujours présentes quels que soient les réglages
réalisés.

Informations de totalisation : En dessous de la grille, en bas à droite de la fenêtre, le

programme présent sur deux colonnes, le total au débit et au crédit des écritures du
journal sélectionné.

Pour rapprocher les écritures, réalisez les opérations suivantes:

1. Saisissez la référence de l’extrait dans la zone Pièce de trésorerie.

2. Validez cette saisie par la touche ENTREE.

3. Sélectionner chacune des lignes appartenant à la pièce en question et faites un clic

droit; sélectionnez dans le menu contextuel qui s'ouvre la fonction Pointer les
éléments sélectionnés; la référence de la pièce apparaît alors dans la colonne
Pièce de trésorerie.

Pour annuler la sélection d'une ligne, cliquez dessus à nouveau.

Pour annuler la sélection de toutes les lignes, cliquez sur le bouton Supprimer de la barre
d’outils Navigation.

Pour réaliser cette opération après coup, c’est-à-dire après avoir refermé la fenêtre (ou
changé de pièce bancaire), il est nécessaire de taper et valider à nouveau la référence de
pièce, puis d’annuler les sélections comme indiqué ci-dessus.

Lorsque toutes les lignes correspondant au relevé ont été sélectionnées, changez de
journal, validez et continuez les opérations (il n’est pas nécessaire alors de retaper la
référence de la pièce bancaire si elle est inchangée). Si le relevé est entièrement pointé,
refermez la fenêtre.

La fenêtre Rapprochement bancaire permet de lancer l'édition de l'Etat de

rapprochement.

Le bouton Imprimer ouvre une fenêtre de dialogue permettant d’imprimer un état

donnant la liste des écritures restant à rapprocher et de celles que vous venez de
rapprocher.

Date de rapprochement : Ces zones permettent de sélectionner le contenu de l’état

d’après la date du rapprochement. Par défaut la date de rapprochement de la fenêtre est

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proposée. Ces zones ainsi que les suivantes comportent un bouton permettant d’ouvrir un
calendrier et de sélectionner facilement une date.

Date d'écriture de/à : Ces zones permettent de sélectionner le contenu de l'état d'après
les dates des écritures. Les dates de l'exercice en cours sont proposées par défaut.

Date de saisie de/à : Ces zones permettent de sélectionner le contenu de l'état d'après
les dates de saisie des écritures.

Type d'écriture : Sélectionnez les écritures à prendre en compte : Ecritures

rapprochées ou Ecritures non rapprochées.

Pièce de/à : Saisissez dans ces zones les références de pièce à éditer, sous forme de
fourchette.

L’état Rapprochement bancaire affiche dans la colonne Mouvements un solde progressif

en bas de chaque page et en report en haut de chaque page.

4. LES TRAITEMENTS DIVERS

4.1. La clôture périodique des journaux

La clôture périodique des journaux est une procédure qui permet le verrouillage définitif
des écritures passées dans un journal. Aucune modification n’est possible après la clôture.
Avant de procéder à la clôture périodique, il est primordial de s’assurer de l’intégrité des
informations saisies sur la période et les journaux à clôturer. S’assurer également que le
mode assistant est activé (Fenêtre – Mode assistant).

Les principales étapes de la clôture des journaux grâce à l’assistant sont les suivantes :

Type de clôture :

 Partielle : les éléments comptables des écritures déjà validées ne seront plus
modifiables mais de nouvelles écritures pourront être passées dans les journaux.
Le lettrage et la ventilation analytique par exemple pourront tout de même être
effectués ;

 Totale : les journaux ne seront plus modifiables ;

 Période : les journaux jusqu’à la période sélectionnée ne seront plus modifiables.

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Puis cliquer sur le bouton Suivant ;

La fenêtre suivante est affichée uniquement si l'option Partielle est sélectionnée à la

première étape. Le principe est le suivant : l'utilisateur sélectionne le ou les journaux
concernés par le traitement, puis saisit une date limite.

Liste des journaux : Pour sélectionner un journal, cliquez sur sa ligne. Une coche (x)
apparaît dans la colonne P. Pour désélectionné faite de même.

Les boutons Tout sélectionner et Désélectionner tout permettent un choix plus

rapide.

Précisez la date limite de validation des écritures : La date de pièce doit

obligatoirement appartenir à l'exercice en cours. Par défaut le programme affiche la date
du jour –1. Cette date est par défaut applicable à l'ensemble des journaux sélectionnés.

Souhaitez-vous éditer les journaux/périodes clôturés ? : Seuls les

journaux/périodes pour lesquels une clôture partielle est effectuée et dont le statut est
non imprimé sont édités. Par conséquent, un journal/période n'ayant eu aucun ajout
d'écritures n'est pas édité.

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Cliquer sur le bouton fin pour lancer la procédure. L’édition devant s’effectuer
physiquement sur l’imprimante (sans aperçu avant impression), il est conseillé de rediriger
l’impression vers une imprimante PDF.

Après la clôture totale les effets suivants seront constatés :

 la totalité du journal sélectionné est clôturée ; la clôture s’effectue en effet pour

l'ensemble de la période;

 la clôture s’effectue toujours sur une période ; elle n’affecte en rien les périodes
précédentes du même journal;

 hormis pour les zones Libellé, Date d'échéance et Mode de règlement, il n’est plus
possible de modifier les écritures saisies ; leur suppression est également
impossible ; il est nécessaire dans ce cas de passer des écritures correctives sur la
période suivante sous réserve de ce qui suit;

 il est possible de modifier la ventilation analytique ou les registres saisis pour ces
lignes;

 la colonne Position de la liste des journaux affiche l’icône [Clôturé];

 il en est de même pour les lignes du journal dont la colonne Position journal affiche
la même icône.
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Apres la clôture période les effets suivants seront constatés :

 la totalité des journaux mouvementés ou non de la période clôturée ne pourront

plus recevoir de nouvelles écritures sur cette période;

 les codes journaux créés après la clôture période ne pourront pas être
mouvementés sur la période préalablement clôturée.

Contraintes de la clôture des journaux

 La clôture des journaux de type situation est impossible ; dans notre cas les
journaux d’engagement ;

 Il est impossible de clôturer un journal de caisse (le compte rattaché au journal est
de nature Caisse) s'il a été créditeur pour un jour de la période ; afin d’éviter cela,
il est impératif d’enregistrer les écritures d’approvisionnement avant les dépenses ;

 Dans un souci de sécurité, le programme refuse de clôturer un journal non imprimé.

Si vous tentez de le faire, un message vous en préviendra.

4.2. L’ouverture d’un nouvel exercice comptable

En début d’un nouvel exercice comptable, l’utilisateur sera amené à ouvrir le nouvel
exercice dans sa base comptable. Pour ce faire, deux possibilités sont proposées :
l’ouverture du nouvel exercice sans générer les reports à nouveaux ou l’ouverture de
l’exercice avec génération des reports. S’assurer que le mode assistant est activé (Fenêtre
– Mode assistant).

4.2.1. Ouverture d’un exercice comptable sans génération de reports

Actionner la commande Traitement – Fin d’exercice – Nouvel exercice. La fenêtre

suivante s’affiche :

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Cocher l’option Créer un nouvel exercice sans générer les reports,

Indiquer la date de fin du nouvel exercice, puis cliquer sur le bouton Fin.

4.2.1. Ouverture d’un exercice comptable avec génération de reports

Actionner la commande Traitement – Fin d’exercice – Nouvel exercice. La fenêtre

suivante s’affiche :

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Cocher l’option Créer un nouvel exercice et générer les reports ;

Indiquer la date de fin du nouvel exercice puis cliquer sur le bouton Suivant ;

Dans l’étape suivante, le programme affiche cette fenêtre :

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Cliquer sur le bouton Suivant. Cliquer chaque fois sur le bouton suivant dans chacune
des fenêtres suivantes qui s’affichent. Cliquer sur le bouton Fin dans la dernière fenêtre.
A la fin du traitement, une fenêtre d’équilibre s’affichera. Sélectionner le compte 121100
puis valider par OK.

4.3. La maintenance du fichier comptable

Lors de l’utilisation du logiciel, si une interruption brutale intervient (plantage de

l’ordinateur ou du serveur, redémarrage inopiné de l’ordinateur ou du serveur, coupure
d’électricité, etc.) il peur arrivé qu’à la prochaine exécution du logiciel, un message de ce
genre s’affiche :

Ce fichier est en cours d’utilisation. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de

maintenance.

Si cela est le cas, exécuter le programme maintenance 100 qui est livré avec le logiciel et
installé sur le chemin Démarrer – Programmes – Sage – Maintenance. Un raccourci
du programme maintenance est souvent disponible sur le bureau. La fenêtre suivante
s’affiche :
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Ouvrir le fichier comptable dans la maintenance et suivre les instructions à l’écran. A la fin
du traitement, quitter la maintenance et ré-exécuter votre fichier comptable.

Nous espérons que ce guide vous sera utile.

Bonne utilisation

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