UNIT 6

STANDARDIZING CONTRACTUAL LANGUAGE

CHUẨN HÓA NGÔN NGỮ HĐ
TOPICAL HIGHLIGHTS

Completed Sentence Meaning

(Nghĩa Hoàn Chỉnh Của câu)

Well-kit Sentences

(Câu Có Kết Cấu Chặt Chẽ)

 A. EXPRESSIONS OF PRICE
a. Giá cả được nêu trong hợp đồng là giá cố định.
b. Tổng số tiền trên HĐ là 13.000 nhân dân tệ. (Renminbi)
c. “300 đola Mỹ mỗi tấn, giá CIF đến Vancouver, bao gồm 2% tiền hoa
hồng.”
d. “300 đola Mỹ mỗi tấn, giá CIF đến Vancouver, trừ 3% chiết khấu.”
e. Các điều khoản giao dịch phải được quy định và giải thích theo
“Quy tắc Quốc tế về cả Thuật ngữ Thương mại năm 2000.”
1. The Contract price mentioned above / hereof shall be
fixed.
2. The total Contract amount shall be RMB ¥13,000.
3. The price on CIF Vancouver per M/T shall be USD
300, including a 2% commission / including a
commission by 2%.
4. The price CIF Vancouver per M/T shall be USD 300,
excluding a 3% discount / a discount by 3%.
5. The transaction terms and conditions shall be
governed and interpreted in accordance with
INCOTERMS 2000.
 1. EXPRESSIONS OF PRICE
a. Symbols of Currencies
USD, not just $
RMB ¥, not just ¥
GBP or £stg (sterling), not just £ (in cases of L£, Ir£, S£, A£)
 b. State Fixed price vs non-fixed price.
Eg. The Total Contract Price mentioned above / hereunder shall be
fixed. No price adjustment shall be allowed after the conclusion of this
Contract.
c. Confirm Numbers in Letters
Eg. USD 16 per dozen CIF New York, Net Price. The total amount:
USD 160,000.00 (Say USD one hundred sixty thousand only).
 d. Make Clear Numbers in Commas & Hyphens
¥13000 → RMB ¥13,000
$160000 → USD 160,000.00
Thirty five → thirty-five
Eg. The total contract amount shall be RMB ¥13,000.
Eg. Unit price: USD 535/MT (Say five hundred thirty-five per metric
ton)
 e. Include or Exclude Commissions or Discounts
USD 300 per M/T, CIF Vancouver, excluding 3% discount.
USD 300 per metric ton, CIF Vancouver, including 2% commission.
d. Price Conditions
Eg. The terms of price in this Contract / herein shall be interpreted in
accordance with (the International Rules for) the Interpretation of
Trade Terms 2000 (INCOTERMS 2000) provided by the International
Chamber of Commerce.
 2. WELL-KIT SENTENCES
Eg. We have received, with thanks, your check, the amount has been
placed to your credit.
→We received, on Dec. 9, 1998, with thanks, your check No. 005586
for USD 800, on payment of our commission. The amount has been
placed to your credit.
 3. EXPRESSIONS OF QUALITY
(1). Methods of Expressing Quality
(2). Quality Latitude & Tolerance
(Biên Độ Dao Động & Độ Dung Sai Của Chất Lượng)
 (1). METHODS OF EXPRESSING QUALITY
Sale by sample: bán hàng theo mẫu
Sale by the seller’s sample/the buyer’s sample
The seller → Representative samples (Hàng mẫu đại
diện cho toàn bộ số hàng giao sau này)
 • Quality sample: Mẫu phẩm chất
• Color sample: Mẫu màu sắc
• Pattern sample: Mẫu kiểu mẫu
• Shipping sample: Mẫu khi bốc hàng
• Duplicate sample: Mẫu sao/chép (bên thứ ba lấy ra để đối chiếu)
• Concordant sample: Mẫu phù hợp
• Quota sample: Mẫu theo nhóm
• List sample: Mẫu lấy trong danh sách
• Judgement sample: Mẫu hoàn toàn ngẫu nhiên
Eg. Bên bán phải đảm bảo hàng hóa được bán theo mẫu trong
HĐ này hoàn toàn giống hàng mẫu DT Zi, số 008 mà bên Bán
đã gửi cho bên Mua vào ngày 1 tháng 6 năm 1998.
Sold by sample
Fully equal to
Submitted to
“The Goods of this Contract sold by samples by the Seller shall
be guaranteed to be fully equal to the Sample DT Zi No. 008,
submitted by the Seller to the Buyer on June 1, 1998.”
“Bên bán phải đảm bảo hàng hóa được bán theo mẫu khi đến nơi có chất
lượng hoàn toàn giống hàng mẫu mà Bên Bán đã gửi cho Bên Mua vào
ngày 29 tháng 3 năm 1998.”
• Upon arriving at (the) destination
• Strictly as per sample
• Conform to
“Bên bán phải đảm bảo hàng hóa được bán khi đến nơi đúng như hàng
mẫu.”
 1. → Upon arriving at the destination, Goods shall be strictly

identical as per Sample submitted by the Seller to the Buyer on

March 29, 1998.”
→ …, Goods shall be strictly identical to the quality per Sample
sent by Seller to Buyer on …
2. → “Goods sold shall be guaranteed, upon arrival at the
destination, to conform to the Sample submitted.”
 “Nếu chất lượng hàng hóa kém hơn hàng mẫu một chút, Bên Mua vẫn
chấp nhận hàng với điều kiện là bớt hợp lý với giá mua trong hợp đồng
thông qua thương lượng sau đó giữa hai bên. Hàng không được trả lại trừ
khi Bên Bán cho phép.
Slightly inferior
Take delivery of the goods
A reasonable allowance
Subsequence mutual negotiation
“Should the Goods be slightly inferior in quality to the Sample,
the Buyer shall take the delivery only with a reasonable
allowance to the Contractual Price by / through (a)
subsequence mutual negotiation(s). Goods must not be
returned except for consent from/by the Seller.”
 Sale by description: Bán hàng theo mô tả quy cách
Name of origin: Nơi SX
Description & illustration: sách thuyết minh & bản vẽ
Annex or agreement: Phụ lục hoặc sự thỏa thuận
An integral part of the contract: Một phần không thể thiếu
Sale by description and illustration: Bán theo mô tả quy cách và bản vẽ
Correctly mounted: được lắp đặt chính xác
Performance: tính năng
“Quality and technical data shall be in conformity with the
attached Annex (Technical Specifications of the Hydraulic
Components for Mobile Crane Construction) that forms an
integral part of the Contract.”

Hydraulic Components for Mobile Crane Construction: Cần

cẩu cơ động vận hành bằng bộ phận thủy lực
 - Guarantee of Quality:

The Seller shall guarantee that the Commodity is made of best

materials, with first-class workmanship, brand new, unused and
complies in all respects with the quality, Specifications and
performance as stipulated in descriptions and illustrations attached.
The Seller shall guarantee that beginning from the date on which the
Commodity arrives at the port of destination, when correctly mounted,
the Equipment operate for six months.
Should the quality and Specifications of the Goods be not in conformity
with the descriptions and illustrations attached, or within the guarantee
period (6 months) for any reason, should the Goods prove defective,
including latent defect, or the use of unsuitable materials, the Buyer
shall arrange a survey to be carried out by China Commodity
Inspection Bureau and have the right to claim against the Seller on the
strength of the survey report.
China Commodity Inspection Bureau: Cục kiểm định hàng hóa Trung Quốc
A survey: cuộc/buổi giám định
On the strength: dựa vào
The survey report: Biên bản giám định
Latent defect: Khuyết tật ẩn / ẩn tì
The right to claim: có quyền yêu cầu/đòi bồi thường
 (2) QUALITY LATITUDE AND TOLERANCE

• “giao hàng theo đúng chất lượng được quy định trong HĐ

• Đưa ra những điều chỉnh thích hợp

• Biện pháp cứu vãn

The Buyer shall accept a second quality up to five percent of the total
quantity with an allowance of five percent.
Party B shall manufacture the Licensed Products in strict accordance
with the designs, Specifications and tolerance furnished by Party A
(working to a tolerance of 0.01 an inch).

Tolerance: dung sai

Furnished: cung cấp/SX

 3. EXPRESSIONS OF QUANTITY
The quantity of the Contract Goods the Seller delivers to the
Buyer shall be in conformity with that of the Contract Goods
stipulated in the Contract
To raise a claim for: Đưa ra yêu cầu bồi thường
To reject goods: Từ chối nhận hàng
Unit/form of measurement: Đơn vị/phương thức đo lường
The Seller shall deliver to the Buyer a Quantity of Goods in conformity
with that stipulated in the Contract. Should the Seller deliver to the
Buyer a Quantity of Goods larger than the Seller has contracted to sell,
the Buyer may accept the Goods included in the Contract and reject the
rest. If the Buyer accepts the whole of the Goods so delivered, he must
pay for them at the Contract rate.
In conformity: theo đúng
Rate: giá
 “The words ‘about, approximately’, or ‘circa’ or similar expressions used to
denote the amount of the credit or quantity or unit price stated in the credit are
to be construed as allowing a difference not to exceed 10% more or less than
the amount, or the quantity or the unit price to which they refer.”

Credit = Letter of credit

To be construed: Nên được hiểu là
In connections with: Với /liên quan đến
Difference: Mức chênh lệch
 4. EXPRESSIONS OF DISCREPANCY AND CLAIM
(Cách diễn đạt về hàng hóa không đúng như đã được quy định và yêu cầu
bồi thường.)
(1) Basis for a Claim
(2) Time Validity for a Claim
(3) Exclusions
(4) Latent Defects
 Factual evidence: Chứng cứ có cơ sở
Basis for a claim: Cơ sở yêu cầu bồi thường
A commodity inspection organization: Cơ quan kiểm định hàng hóa
A Chamber of Commerce: Phòng Thương Mại
Time of validity of a claim: Thời gian hiệu lực yêu cầu bồi thường
Notice of a claim: Thông báo yêu cầu bồi thường
Settlement of loss: Dàn xếp tổn thất
Claim amount: số tiền bồi thường
Yêu cầu bồi thường (phải) được chứng thực là có căn cứ bằng
biên bản giám định do cơ quan kiểm định hàng hóa uy tín và
độc lập cấp, được bên Bán chấp nhận.
Substantiated: được chứng nhận
An inspection report: Biên bản giám định
Commodity inspection organization: c/q kiểm định hàng hóa
Acceptable to the Seller: được bên Bán chấp nhận
 (1) BASIS FOR A CLAIM
“The claim is substantiated by an inspection report by an independent
and a reputable commodity inspection organization acceptable to the
Seller.
 Nếu một bên không thực hiện HĐ, hoặc việc thực hiện các
nghĩa vụ HĐ không đúng với các điều khoản đã thống nhất
trong HĐ và nếu bên còn lại vẫn gánh chịu những tổn thất
khác sau khi bên vi phạm đã thực hiện HĐ hoặc áp dụng các
biện pháp cứu vãn thì bên vi phạm phải bồi thường các tổn
thất.
 Fail to perform
Contractual obligation
Agreed terms
Suffer other losses
Adoption of remedial measure
More or less clause/plus or minus clause: Điều khoản chất hàng thừa /
thiếu
If a Party fails to perform the Contract, or its performance of
the Contractual obligations does not conform to the agreed
terms, and if the other suffers further losses after the
performance of the Contract, or the adoption of the remedial
measures, the first / breaching Party shall / must compensate
for the losses.
 (2) TIME OF VALIDITY OF A CLAIM

The Buyer loses the right to rely on a lack of conformity of the goods if
he does not give notice to the Seller specifying the nature of the lack of
conformity within a reasonable time after he has discovered it or ought
to have discovered it.

to rely on a lack of conformity: Quyền căn cứ vào việc hàng hóa không
đúng quy định

Specify: Chỉ rõ, ghi rõ

 TERMS OF CLAIMS

 Promptly after the arrival of the Goods at the port of discharge

 All claims must be made in writing within ____ days after the receipt
of the said Goods at the port of destination.
 (3) EXCLUSION
Nên hiểu rằng Bên bán sẽ không chịu trách nhiệm về bất cứ sự sai biệt
nào của Hàng gửi vì những nguyên nhân do (qua đó) công ty bảo
hiểm, đơn vị vận tải khác hoặc bưu điện chịu trách nhiệm.
It is understood that …
Not liable to/for
Discrepancy
 → It is understood that the Seller is not liable for any
discrepancy of the Commodity shipped due to causes for which
the insurance company, the transport organization, or the post
office are responsible.
→ The damages of the Goods shipped are construed not to be
the Seller’s responsibility if the causes (of the damages) are
liable by the insurance company, the shipping corporation, or
the post office.
 WELL-KNIT SENTENCES
Language used in contracts is never described as imaginative, figurative,
inspirational, but it must be clear, literal, and accurate.
Eg. The difference between ‘sole license’ versus ‘exclusive license’
 ACCURACY FOR CORRECT UNDERSTANDING
Từ gần nghĩa trong thể loại văn hợp đồng không giống từ gần nghĩa
trong thể loại văn khác vì nó phản ánh mối quan hệ quyền lợi và nghĩa
vụ khác nhau. Nếu không được sử dụng chính xác sẽ xảy ra tranh
chấp.
Word approximation
Genre
Properly used
Dispute
Word approximation in the contract genre is not the same as that in other literary
genres because it describes a different relationship of the rights and the
duties/obligations. If it is not used properly or accurately, disputes will certainly
arise. (not quite logical)
Eg. Force Majeure = incidents  → out of expectation, unforeseeable,
unavoidable and unsurmountable
Force Majeure = accident
Đình chỉ = termination 
Suspension 
 Unlike word approximation in other literature genres, words
used in the contract writing describe a relationship of the rights
and the duties/obligations. Improper or inaccurate use of
words/ Wrong words shall result in disputes. 
(1). Should either of the contracting Parties be prevented from
executing the contract by such events of Force Majeure as war,
serious flood, fire, typhoons and earthquakes or other events
agreed upon between both parties, the terms for the execution
of the contract shall be extended for a period equivalent to the
effect of such events.
(2). The prevented Party shall notify the other of the occurrence

of the Force Majeure event by telex or email within the shortest

possible time, and shall send by registered airmail, within 14
(fourteen) days thereafter, to the other Party a certificate issued
by the relevant competent authorities for confirmation by the
other Party.
Should the Force Majeure last for more than one hundred and twenty
consecutive days, both Parties shall, through consultations, decide
whether to terminate the Contract or to exempt the part of obligations
for implementation of the Contract according to the effects of events on
the performance of the Contract.
 COHERENCE
The language in writing contracts is expected to be formal, coherent,
cohesive and comprehensible.
a. Logic: sensibility
b. Consistency: always the same opinion
c. Conciseness: using a few words – only information needed
(1). Bên cấp phép phải đảm bảo rằng Bên cấp phép là chủ sở hữu hợp pháp
của bí quyết kỹ thuật do Bên cấp phép cung cấp cho Bên được cấp phép
theo quy định của HĐ, đồng thời có thể chuyển nhượng bí quyết kỹ thuật
cho Bên được cấp phép. Nếu xảy ra trường hợp bên thứ ba buộc tội vi phạm
bản quyền, Bên cấp phép có trách nhiệm giải quyết với bên thứ ba, đồng
thời chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lí và tài chính có thể phát sinh.
Legitimate owner
Bring a charge of infringement
Transfer of technical know-how
Legal and financial liability that may arise
 (1). The Licensor must ensure that the Licensor shall be the
legal/legitimate owner of the technical know-how provided by the
Licensor to the Licensee in accordance with the provisions of the
Agreement, and (shall) be capable of transferring the technical know-
how to the Licensee. In case a third party brings an infringement of
rights, the Licensor shall/must be responsible for settling the dispute
with the third party and for all/full legal and financial responsibilities
that may arise.
 (2). Sau khi hết hạn HĐ, Bên được cấp phép sẽ vẫn có quyền sử dụng bí
quyết kỹ thuật do Bên cấp phép cung cấp, và vẫn có quyền thiết kế, chế tạo,
sử dụng và bán các sản phẩm trong HĐ.
Expiration
(Contract) licensee
(Contract) licensor
Covered by the Contract
 (2) After the expiration of the Contract, Licensee shall
have/keep the right to use the technical know-how provided by
the Licensor, and retain the right to design, manufacture, use
and market the Products covered by the Contract.
(4). Nội dung đã thỏa thuận của HĐ Giấy phép Sử dụng Thương hiệu
được đính kèm theo HĐ này làm tại Phụ lục C, các bên đồng ý ký tắt
vào mỗi trang của Phụ lục C để xác nhận rằng ngay khi thành lập
công ty liên doanh trách nhiệm hữu hạn theo luật pháp nước _____,
công ty sẽ ký vào HĐ Giấy phép Sử dụng Thương hiệu theo nội dung
đã thỏa thuận, còn bên còn lại đã đăng kí thương hiệu tại ______ và
độc quyền sử dụng thương hiệu đó.
 For the content agreed and attached hereunder in Appendix C in the
Trademark License Agreement, the Parties agree to initialize each page of
Appendix C to confirm that upon the establishment of the Joint Venture
Company, the Lmited Liability under the law of (country) _____, the
Company shall sign the License Agreement to use the Trademark according
to the content agreed, and the other Party has registered a Trademark at
______ with the exclusive right to use the Trademark.
 HĐ này được Bên A và Bên B kí kết vào ngày 29 tháng 3 năm 1998 tại
_______, ______. HĐ này được viết thành 2 bản đồng thời bằng tiếng ____
và tiếng ______, cả hai văn bản đề là bản chính và có giá trị như nhau.

Phụ lục 1 đến Phụ lục 9 được liệt kê trong điều khoản 19 của HĐ này tạo
thành một phần không thể thiếu của HĐ, và có hiệu lực pháp lý như HĐ.
This contract is signed by Parties A and B on March 29, 1998
in (Beijing, China), and made into 2 copies simultaneously in
_____ and _______, each of which is original and equally
valued.
Appendices 1 to 9 listed in Article 19 herein are indispensable,
and legally effective as the Contract.
Fixing the price according to the quality of goods
Agricultural and sideline products
Industrial and mineral products
Quantity latitude
admixture
Bulk commodities
Hidden commission
Hidden discount