PDF files

what is a PDF? 
Unlike a Word document or a web page, all the content in a PDF file is fixed in place, so that it 
looks the same on any computer – Mac, PC, or even on your phone. This makes it a very useful 
file‐type for representing printed pages on a computer, so it is widely used by academic publishers 
for online books and journals. 

what can I do with a PDF? 
Because the content in a PDF is fixed in place, you can’t edit it in the same way you can a Word 
document*. You can, however, annotate a PDF file. This means that you can write things, insert 
notes, highlight text (if there is any), and draw shapes like arrows, boxes and lines, on top of the 
contents of your PDF file. 

You can also copy text from a PDF into a Word document – as long as (1) there is text in your PDF 
file (see below) and (2) the PDF file is not locked – many academic publishers lock their PDF files so 
that you cannot print or copy text. Some even prevent annotations, but that is uncommon. 

text or image? 
A PDF file can contain all sorts of things, but most commonly it will contain 
text and pictures. But there’s a catch – just because it looks like a PDF has text 
in it doesn’t mean that it really does. 
text
Newer PDFs are usually created in Word or a page layout program, and 
contain real text that both you and the computer can read.  

Older PDFs are often created by scanning a journal article or book and then simply putting the 
scanned image into the PDF file. It looks like text to you, but it’s really just a picture of text, and 
the computer thinks its just another image. With these PDF files, you can’t highlight or copy text, 
although you can still write notes and draw shapes. You can usually tell if it’s just a picture, 
because when you zoom in, the text looks jagged and blocky. 

It is, however, possible to get the computer to transform a picture of text into real computer text, 
a process called Optical Character Recognition (OCR). Usually the PDF App will leave the picture of 
the text in the background, and create an invisible layer on top that contains the computer‐
readable text. You will just see the image (so it will still look jagged), but you’ll be able to select, 
copy and highlight lines of text. 

                                                       
*
 You can edit the contents of a PDF with some of the newer (and more expensive) PDF software, but it’s not really a 
good idea. 
 annotations
There are a number of things you can do to annotate a PDF (also called mark‐up). 

Some of the most common are:   
AdobeReader gives you some 
highlight text 
annotation tools on the 
typewriter text  toolbar, but you have to go 
into the Comment panel to 
insert note  find the rest. 

arrows 

saving annotations 
Annotations SHOULD work the same across every PDF App – but they don’t. Here’s why: 

Most Apps follow the Adobe standard and save annotations in separate layers on top of the 
original text or picture. This means that all the annotations get saved when you save the PDF, and 
can be edited and viewed in any other PDF App that supports annotations. 

BUT its hard to search for text in your annotations, so some apps do something different, and save 
the annotations in a separate text file that only that app recognises. With these apps, when you 
save the PDF, and copy it to another computer, or even open it in a different app on the same 
computer, your annotations will be missing. This can be annoying. 

ALSO, not all PDF viewers can see annotations. The built in PDF viewers in web browsers or 
Dropbox DON’T show you the annotations you’ve saved. 

   
 
By default, annotations are  Flattening the annotations  Some apps (eg Skim for Mac) 
layered on top of the text, and  makes them visible to ALL PDF  store their annotations in a 
can be edited by another PDF  apps, but you can't edit them  separate file to make them 
app, but NOT ALL PDF apps can  anymore.  easier to index and search ‐ but 
see them.  this also means they can only be 
edited by that app. 
 PDF apps
You can VIEW PDF files in lots of apps – most recent web browsers, for example, will allow you to 
display PDF files directly and read through them, without needed a separate PDF App. 

BUT these simple viewers don’t let you annotate PDF files, and they don’t even usually let you see 
the annotations you’ve already saved. 

Therefore you are probably going to want to either use the default PDF editing App on your 
device, or, if it doesn’t have one, install one. There are a range of free options, or you can get 
serious and spend some money! (Keep in mind that sometimes the free ones are actually better 
than the not‐free ones, and often you don’t need all the functions of the not‐free ones. The main 
exception at the moment is on iOS for iPads and iPhones – there the best apps are pay only.) 

Windows  Android  iPad  Mac 

 
 
 
Adobe Acrobat Reader DC (used to be Adobe Reader) 
Foxit Reader   
FREE 
 
Nitro 
iAnnotate (beta)  Preview 
PDF Xchange Viewer  PDF Reader 
ezPDF Reader (trial)  Skim 
(portable version too!) 
 
 
Good Reader 
ezPDF Reader 
$   
Repligo Reader 
iAnnotate   
PDF Expert 
 

At the ANU you can use AdobeReader, which is installed on all Lab computers. If you want a more 
fully‐featured PDF App, you can install the Portable version of PDF Xchange Viewer on a thumb 
drive / USB stick and use it in the labs. 

You can download the Portable version of PDF Xchange Viewer from: 
 the company website <https://www.tracker‐software.com/product/downloads> 
(make sure to choose the Portable version) 

 PortableApps.com <http://portableapps.com/apps/office/pdf‐xchange‐portable> 

 The Academic Skills Wattle site (Academic Skills Resources >Programs to download) 
 
 opening & saving
 

Windows / Mac 
On a PC or Mac, editing  

Go to the Readings in Wattle > Save the reading you want to your computer > Open the reading in 
a PDF App > Read and annotate > Save the reading. 

iOS (iPad/iPhone)  tap near the top of the Safari window 
to bring up the “Open in” menu 
Working with PDFs on an iPad is a bit trickier, as iOS 
doesn’t like you moving files from one app to another. 

Method 1 – web > PDF App > cloud 
Go to the Readings in Wattle > Open the reading in your 
web browser > Choose to OPEN IN a PDF App > Read and 
annotate > OPEN IN Dropbox / Google Drive 

Method 2 – cloud (on PC) > cloud (on iPad) > PDF App 
Go to the Readings in Wattle > Save the reading you want 
to Dropbox on your computer > Open Dropbox on your  when you’ve finished, “open” your 
PDF in Dropbox to save it 
iPad > choose the reading, and OPEN IN a PDF App > Read 
and annotate > OPEN IN Dropbox / Google Drive 

Method 3 – use cloud syncing app 
Pay money for iAnnotate or Good Reader or the Dropbox / 
Google Drive Sync feature in Foxit 

Android 
Working on Android is a bit simpler than iOS, because most Android PDF Apps automatically sync 
your changes back to Dropbox. 

Method 1 – web > PDF App > cloud 
Go to the Readings in Wattle > Open the reading in your web browser > Choose to OPEN WITH a 
PDF App > Read and annotate (the PDF app will automatically save changes back to Dropbox) 

Method 2 – cloud (on PC) > cloud (on iPad) > PDF App 
Go to the Readings in Wattle > Save the reading you want to Dropbox on your computer > Open 
Dropbox on your iPad > choose the reading, and OPEN IN a PDF App > Read and annotate (the PDF 
app will automatically save changes back to Dropbox) 
 cloud storage
The “cloud” is simply a server somewhere else that you have access to via the internet. You can 
backup your files (or at least some of them) to a cloud storage service, and with many you can 
even synchronise your files across all your devices (desktop, laptop, mac, and even your phone 
and tablet – sort of). 

There are many cloud storage providers, including Box, Sugarsync (more secure storage), 
Microsoft OneDrive, and Apple’s iCloud (strangely, a lot of PDF Apps for iPads don’t work with 
iCloud). The most popular at the moment are: 

Dropbox gives you 2gb of space when you sign up. When you install the Dropbox App 
on your PC or Mac, it creates a folder on your computer. Anything you put in that 
folder will automatically be uploaded to the Dropbox servers – as long as you are 
connected to the internet. Anything added to the Dropbox servers from another 
device that you have installed Dropbox on will be automatically downloaded to all 
the devices connected to your Dropbox account. There are apps for Android and iOS 
as well as PCs and Macs – but on Android and IOS you have to make files “favorites” 
to keep them permenantly on your device, so that your Dropbox account doesn’t fill 
up your memory! You can also use the web interface to browse your files, and upload 
and download files one at a time. 

If you don’t already have a Dropbox account, you can get an extra 500mb by signing 
up via this link: 

https://db.tt/RycsvVd 

Google Drive gives you 15gb of space, and you can download apps for PCs, Macs, 
Android and IOS, just like Dropbox. Google Drive is also linked to Google Docs, so you 
can do all your work online. 

Using cloud storage to back up and sync your work can be very convenient, but don’t forget that 
it’s not hugely secure (Sugarsync claims to be much more secure than the others) so don’t put 
passports and bank details online. If you don’t want other people to see it, don’t put it in the 
cloud!