ONGOING

COMMISSIONING

BEST PRACTICES
 
 
 
 
 

This page intentionally left blank. 

   

 
 
 
 
 
 

CONTENTS 
Introduction ......................................................................................................... i 
Acknowledgments ............................................................................................. iv 
Executive Summary ............................................................................................ 1 
1  Planning Phase .............................................................................................. 5 
1.1  Engage a Commissioning Provider ......................................................................................... 5 
1.1.1  Process ..................................................................................................................................................... 5 
1.1.2  Qualifications ........................................................................................................................................... 5 
1.2  Define and Document OCx Goals and Objectives ................................................................... 6 
1.2.1  Establish a Rough Order of Magnitude of Costs and Benefits ................................................................. 6 
1.2.2  Develop and Document Clear Goals and Objectives. .............................................................................. 6 
1.3  Conduct a Preliminary Cost Benefit Analysis ......................................................................... 7 
1.4  Identify and Form a Multi‐Disciplinary Team ......................................................................... 8 
1.4.1  OCx Team Roles and Responsibilities ...................................................................................................... 9 
1.4.1.1  Commissioning Provider Lead ......................................................................................................... 9 
1.4.1.2  Systems Integrator (SI) .................................................................................................................. 10 
1.4.1.3  Owner OCx Champion(s) ............................................................................................................... 11 
1.4.1.4  Owner’s IT Representative ............................................................................................................ 11 
1.4.1.5  Facility and BAS Manager .............................................................................................................. 11 
1.4.1.6  Building Operator/Engineer(s) ...................................................................................................... 12 
1.4.1.7  Technology Provider/ EMIS Expert ............................................................................................... 12 
1.4.1.8  EMIS Maintenance Staff ................................................................................................................ 12 
1.5  Perform Condition Assessment / Measurement Baseline .................................................... 12 
1.5.1  Scope Building and Systems and Prioritize Systems and Strategies ...................................................... 13 
1.5.2  Review and Update the Current Facility Requirements (CFRs) ............................................................. 13 
1.6  Conduct a Gap Analysis of Existing Technology Infrastructure ............................................. 14 
1.6.1  Review Available Data Sources .............................................................................................................. 14 
1.6.2  Ascertain Data Quality and Validity ....................................................................................................... 15 
1.7  Determine Technology Use and Design ............................................................................... 15 
1.8  Develop Steps for Implementation of Findings .................................................................... 15 
1.9  Develop and Formalize OCx Plan ......................................................................................... 15 
1.9.1  Create Project Management Plan for Implementation of Findings ....................................................... 16 
1.9.2  Create Change Management Plan for OCx‐Impacted Parties ................................................................ 17 
1.10  Planning Phase Deliverables ............................................................................................... 17 

2  Implementation Phase ................................................................................ 18 
2.1  Preparation Sub‐Phase ........................................................................................................ 18 
2.1.1  Engage OCx Team Selected During Planning ......................................................................................... 18 
2.1.2  Create a Diagnostic Plan ........................................................................................................................ 18 
2.1.2.1  Define Diagnostic Tasks and Activities .......................................................................................... 19 

 
 
 
 
 
 
2.1.2.2  Regulate Frequency and Depth of Investigations ......................................................................... 20 
2.1.2.3  Define Expected Output ................................................................................................................ 20 
2.1.2.4  Establish How Issues Will be Identified ......................................................................................... 20 
2.1.2.5  Prioritize, Classify and Track Issues ............................................................................................... 20 
2.1.2.6  Define Data Monitoring Requirements and Tools ........................................................................ 21 
2.1.2.7  Identify Required Analytics ........................................................................................................... 21 
2.1.3  Align Data Monitoring with Diagnostic Plan .......................................................................................... 22 
2.1.4  Implement the Diagnostic Plan .............................................................................................................. 22 
2.1.4.1  Create Consistent Standard for Points Lists, Reports, and Metadata ........................................... 22 
2.1.4.2  Determine Trending Intervals ....................................................................................................... 22 
2.1.4.3  Set Alarm and Notification Priorities ............................................................................................ 23 
2.1.4.4  Initiate Consistent Reporting Mechanisms ................................................................................... 23 
2.1.4.5  Deliverables ................................................................................................................................... 23 
2.1.5  Create or Update Facility Guide ............................................................................................................. 24 
2.2  Execution Sub‐Phase ........................................................................................................... 24 
2.2.1  Coordinate Preventive Maintenance ..................................................................................................... 24 
2.2.1.1  Improve Information and Coordinate with Facility Activities ....................................................... 24 
2.2.1.2  Use OCx Results and Process to Review PM Tasks........................................................................ 25 
2.2.2  Conduct Technical/Technology Application Training ............................................................................ 25 
2.2.2.1  Set up trainees with unique credentials and technology access. ................................................. 25 
2.2.2.2  Provide and install software tools on trainees’ local computers. ................................................. 25 
2.2.2.3  Create Technical Training Program ............................................................................................... 25 
2.2.2.4  Review Curriculum in Advance ..................................................................................................... 25 
2.2.2.5  Schedule Multiple Training Sessions ............................................................................................. 26 
2.2.2.6  Develop A Standard for Recording Training .................................................................................. 26 
2.2.3  Update and Prioritize Master List of Findings ........................................................................................ 26 
2.2.3.1  Document and Align Findings with Action Work Flow .................................................................. 26 
2.2.3.2  Record Issues and Classify ............................................................................................................. 26 
2.2.3.3  Communicate Issues to the Team ................................................................................................. 26 
2.2.4  Establish Communication/Coordination Methods and Procedures ...................................................... 27 
2.2.5  Take Corrective Actions ......................................................................................................................... 27 
2.2.5.1  Discuss and Review Potential Changes ......................................................................................... 27 
2.2.5.2  Obtain Owner’s Approval .............................................................................................................. 27 
2.2.5.3  Proceed with Approved Action Items ........................................................................................... 27 
2.2.5.4  Perform Diagnostic Activities ........................................................................................................ 27 
2.2.5.5  Collect and Document System Changes ........................................................................................ 27 
2.2.5.6  Review and Report Impact of Changes ......................................................................................... 28 
2.2.5.7  Consider Secondary/Tertiary Impacts of Changes ........................................................................ 28 
2.2.5.8  Provide Follow‐Up Reporting to Commissioning Team ................................................................ 28 
2.2.6  Track Building Performance ................................................................................................................... 28 
2.2.6.1  Establish and Maintain Baseline/Benchmarks and Comparison Metrics ...................................... 28 
2.2.6.2  Employ All Available Utility Metering and Sub‐Metering ............................................................. 28 
2.2.7  Update OCx Plan .................................................................................................................................... 29 
2.3  Implementation Phase Deliverables .................................................................................... 29 

3  Sustaining Phase ......................................................................................... 29 
3.1  Implement Operating and Maintenance Procedures ........................................................... 30 
3.1.1  Provide Regular Preventive Maintenance (PM) ..................................................................................... 30 
3.2  Transition to Stable Operations .......................................................................................... 30 

 
 
 
 
 
 
3.2.1  Update CFRs, OCx and Related OCx Process .......................................................................................... 31 
3.3  Monitor and Report Results ................................................................................................ 31 
3.3.1 Monitor Results of Documented Corrective Actions ............................................................................. 31 
3.3.2 Inform Stakeholders of Performance .................................................................................................... 31 
3.4  Sustaining Phase Deliverables ............................................................................................. 31 

4  Definitions and Abbreviations ..................................................................... 33 
4.1  Abbreviations Used in this Document ................................................................................. 33 
4.2  Definitions .......................................................................................................................... 34 

5  References .................................................................................................. 37 
 

 
 
 
 
 
 

Introduction 
Ongoing Commissioning (OCx) is not new to the building industry. In the past it has commonly been 
used as a means to provide sustained performance from New and Existing Building Commissioning as 
well as an approach for applying technology‐based solutions for optimizing building performance. As the 
commissioning industry continues to evolve — and as technology becomes more prolific in its ability to 
manage building performance data — OCx has likewise become a more common practice of 
commissioning providers. The Building Commissioning Association (BCxA) has identified the market and 
technical need for a set of Best Practices to guide the application and approach of OCx. The purpose is to 
provide further clarity for commissioning stakeholders, in order to educate and maintain the benchmark 
of standards for planning and implementing ongoing commissioning.  

The methods and approach of OCx for sustaining building performance have a close correlation to other 
building performance services, including technology‐based solutions, (e.g., monitoring‐based 
commissioning that utilizes energy management and information systems) and in the sustaining 
performance phases of New and Existing Building Commissioning.  

For clarification, OCx is differentiated from other services by those best practices as a specific process of 
monitoring, investigating, evaluating, and improving systems’ performance to maintain the current 
functional requirements and performance standards of the built infrastructure. The distinction of OCx 
from other forms of commissioning lies in its application as the continuing, sustaining process of 
investigation, evaluation, monitoring, and implementation of facility performance measures over time, 
even as long as the life of the building.  

OCx Best Practices are closely tied to New Construction Commissioning and Existing Building 
Commissioning (NCCx and EBCx), as it relates to sustaining building performance. In fact, implementing 
OCx might itself be regarded as a best practice for those commissioning services. For clarity, OCx Best 
Practices are implemented in conjunction with NCCx and EBCx Best Practices when the typical 
commissioning period for those particular commissioning services is over, generally one year in 
duration. This ensures that the commissioning stakeholders are implementing the additional detailed 
Best Practices, defined here, when the commissioning period is of sufficient length to warrant the 
additional focus and standards of an OCx‐specific approach. 

Relationship of OCx to Existing Building Commissioning (EBCx) 
The close relationship between OCx and EBCx is evident. As technology plays a larger role in OCx and 
EBCx, continuous monitoring and evaluation of systems performance is increasingly commonplace. This 
document offers clarification for the appropriate definition in the overall approach to OCx, including 
starting the OCx process within the EBCx process or after NCCx. 

Generally, OCx begins with the completion of EBCx, after the Current Facility Requirements (CFRs) were 
defined and the systems were tested and corrected to support the CFRs. TO ensure the ongoing 
sustained performance of the facility to meet the CFR requirements, it’s appropriate *during* the EBCx 
process to start planning for an OCx process. 

   

i 
 
 
 
 
 
When considering timing and scale of a sustainable commissioning effort, if active commissioning of an existing 
building extends for less than about a year, then EBCx Best Practices generally provide the guidance necessary for 
this shorter duration of commissioning. This is completed in the Hand‐Off Phase of EBCx or during a similar plan 
during the first year of occupancy in NCCx with the use of performance tracking. For longer‐term sustained 
performance results, a formal OCx approach is utilized. 

As Best Practices are applied, it is important to understand that OCx is a professional service that uses a variety of 
tools, technologies, and approaches for improving and sustaining building performance. The OCx process is not in 
itself a technology‐specific solution for facilities. 

In addition to the timeline of OCx Planning, which should occur within the NCCx and/or EBCx processes (depending 
on whether you’re starting within an existing facility or following new construction, OCx often incorporates 
processes such as Monitoring‐Based Commissioning (MBCx), including technology‐specific Fault Detection and 
Diagnostics (FDD), Energy management and information systems (EMIS) and other performance tracking and 
analytics solutions, set up for which also occurs during the EBCx or NCCx process.  It’s important to distinguish that 
OCx is a process that is applied by a commissioning provider in collaboration with the building Owner, operators, 
and other stakeholders, while technology‐centric tools are just that: tools that aid the process.  

OCx can be applied to any number of facility types, sizes, and ages ‐ using the existing facility technology available 
as well as implementing additional technology solutions to aid in data collection, management, analytics and 
monitoring. However, OCx is not limited only to facilities with existing building automation systems (BAS) or similar 
controls technology.  

As an example, the process of applying a periodic regular review and verification of sustained facility performance 
for a building with pneumatic systems can be done with the application of the OCx Best Practices, without the 
express need of any additional monitoring or data collection tools. However, as is identified within the OCx Best 
Practices, data collection, monitoring, and analytics can provide significant value as tools supporting the OCx 
process. As such, the OCx Best Practices identify key stakeholders that aid in the design and implementation of 
supporting technology solutions and provide direction for the use of BAS and various other data sources in the OCx 
approach.  

While the OCx process is applied to all facility performance aspects, including maintenance and comfort, energy 
performance is a key aspect of optimizing and sustaining performance of the facility. Specific to energy 
performance, the technology solution leveraged by OCx often includes the EMIS, including the Energy Information 
System (EIS) analytics at the meter level and FDD analytics at the systems level. Using an EMIS as part of the OCx 
project can significantly help with the ongoing tracking and evaluation of the facility performance as part of the 
OCx project because the visualization of data and identification of faults or opportunities for improved performance 
are automated through the software. 

This Best Practices document uses additional sidebars to identify how to implement and leverage technology 
solutions in the OCx project. These tools for OCx are “enablers.” The Best Practices are not intended to imply that 
these technology solutions are required for the OCx approach to be successful, but when MBCx, FDD or EMIS 
technologies are available and within the budget, and staffing limitations of projects are of sufficient size, they are 
considered best practice.  

As facility technology continues to advance, including the increased use of MBCx‐related tools, including EMIS and 
its subset, EIS, the OCx Best Practices will be reviewed and updated to ensure the process and methods remain 
current with the use of these tools.    

ii 
 
 
 
 
 
BCxA Best Practices Portfolio 

The Building Commissioning Association (BCxA) is composed of Owners, engineers, architects, 
contractors, commissioning providers and users of commissioning services in their day‐to‐day 
operations. Members represent a broad cross‐section of interests and are associated with many sectors 
of the facilities and construction community.  

As an organization dedicated to furthering our industry’s understanding and maintaining the highest 
possible quality of building commissioning, the BCxA is committed to defining the Best Practices for 
Commissioning.  

BCxA is implementing an evaluation strategy to ensure appropriate and effective evaluation of all 
commissioning standards and guidelines at all levels. Recognizing that each project might require a 
different approach depending on the circumstances, the BCxA emphasizes that the list of Best Practices 
does not indicate mandates.  

To meet our commitment to remain the leading authority and clearinghouse for commissioning 
professional services, the BCxA Best Practices criteria were developed from diverse industry resources, 
input from experienced professional providers and vendors supporting OCx solutions, among others. 
Subsequent to finalizing this document, the public and members of the BCxA Board and Chapters were 
asked to comment and make suggestions.  

This BCxA Best Practices document, therefore, presents the first‐of‐its‐kind, practical contribution to the 
Building Commissioning profession as a whole. This report also draws extensively upon years of real‐
world experience by the authors, editors and reviewers as a result of managing a wide array of OCx 
projects. These Best Practices are intended to promote high quality, consistency, efficiency and 
flexibility in the OCx industry. 

In conjunction with the New Construction and Existing Building Commissioning Best Practices, the 
following Best Practices for Ongoing Commissioning (OCx) are provided as a reference for 
commissioning providers and stakeholders throughout the building industry.  

Suggestions from other related industry and commissioning organizations are invited.  

   

iii 
 
 
 
 
 
Acknowledgments 
The Building Commissioning Association (BCxA) is fortunate to have access to numerous commissioning 
and industry professionals who practice state‐of‐the‐art building commissioning every day. We are 
grateful for their time and intense effort to bring this Ongoing Commissioning Best Practices update into 
being. These subject matter experts have authored, reviewed, edited, and built the Best Practices 
document for reference to our industry. The OCx Best Practices Subcommittee acknowledges the 
thoughtful and essential contributions made by members of BCxA, providing invaluable input and 
comment on the various drafts as we worked to complete this document. Their insight and vast 
experience in the field reinforce the building industry’s recognition of Best Practices in commissioning. 
Thank you! 

Content and Editorial: OCx Best Practices Subcommittee 
Janelle Griffin, RTI International 
Kelsey Leslie, Paladin Inc. 
Jesse Sycuro, BGIS 
Diana Bjornskov, Building Commissioning Association 
 
Industry Contributors: Review and Commentary 
Hannah Kramer, Lawrence Berkeley National Laboratory  
Ian Meredith, Natural Resources Canada 
Bruce Pitts, BCxA Professional Development Committee Chair 
 
Editorial: BCxA Best Practices Committee  
Karl Stum, Summit Building Engineering  
Kent Barber, Keithly Barber Associates 
Jim Feeney, Grumman/Butkus Associates  
A.J. Kindya, Colliers  
David Lewis, Clayco, Inc.  
Jack Schirpke, Total Mechanical 
Wade Berner, Massachusetts Institute of Technology 
 
Editorial: Selected BCxA International Board of Directors 
 
BCxA Staff Contributors  
Liz Fischer, Executive Director  
Sheri Adams, Member Relations Manager  
Nicole Gardner, Marketing and Events Manager 
 
 

iv 
 
 
 
 
 
Executive Summary 
The term Best Practices generally refers to a procedure that has been shown by research and experience 
to produce optimal results and that is established or proposed as a standard suitable for widespread 
adoption. This document describes the current best practices approach to Ongoing Commissioning 
(OCx), identifies the steps and why they are best practices for continuous quality performance 
improvement across the building industry. 

The OCx objective is to make the building systems perform in an integrated manner to meet the current 
facility requirements (CFRs), and Owner goals and objectives for the facility …over the long term.  

Definition of Ongoing Commissioning (OCx) 

Ongoing Commissioning is the means and process of investigation, evaluation, monitoring, and 
implementation of improvement measures related to facility performance on a continuous basis to 
maintain the built infrastructure to the performance standards of the Current Facility Requirements.  

As a continuation of the Commissioning (Cx) Process typically implemented following NCCx or EBCx, OCx 
verifies that a facility continues to meet current and evolving CFR (or Owner’s Project Requirements for 
new construction). Performance improvement process activities occur throughout the life of the facility; 
some of these are continuous or close to continuous in implementation (OCx), others are scheduled as 
needed (periodic EBCx). 

Scope and Purpose of OCx 

The scope of OCx includes existing buildings, systems and assemblies, which typically would be planned 
for/scoped/set up in the Occupancy and Operations Phase of NCCx or the Hand‐Off Phase of EBCx. 
Where it has been confirmed through assessment that the existing building(s), systems and assemblies 
are performing at or near the performance levels of the CFR, OCx may be applied directly with or 
without previously having been commissioned.  

Buildings not working well can still have the sustaining OCx process applied after FDD has identified 
issues and they have been updated/upgraded to meet the Owners’ CFR. The scope of OCx may be 
limited to specific systems and assemblies, like energy‐using equipment, or broadened to the whole 
building performance (e.g., comfort and temperature control, building enclosure, critical environment 
availability, industrial processes, and/or life safety system performance).  

The purpose of OCx is to maintain and continuously improve building performance for: 

1. Evolving CFRs due to change in facility use, system changes, and/or building renovations. 
2. Energy use reduction/containment while maintaining environmental condition requirements. 
3. Proactively identifying degradation in system performance for correction prior to occupant 
impact. 
4. Proactively identifying degradation in system performance for correction prior to operational 
(maintenance) or efficiency impact. 
5. Providing measurement and verification of energy savings and performance validation following 
facility and system updates. 

P a g e  1 |  
 
 
 
 
 
OCx addresses these performance goals by following a specifically designed, complete, and methodical 
process. One step of that process introduces a corollary to the functional/system testing plan of the new 
construction and existing building commissioning processes—the Diagnostic Plan. The Diagnostic Plan is 
an outline version, or representation, of the regular commissioning activities that will be performed to 
satisfy the monitoring and evaluation goals required to meet the scope of the project. 

Key process elements of OCx include the following, which provide the means to assess and manage 
building performance on an ongoing basis: 

 Regularly updating the CFRs based on a schedule, or evolving facility and facility use changes 
 Evaluating current facility and systems performance in alignment to the CFRs 
 Physically monitoring system and assembly performance in comparison to CFRs 
 Identifying performance trends with correction to system degradation 
 Leveraging technology (and regularly checking that it’s use is coordinated with the CFR) to 
enable performance monitoring and optimization of systems 

Phases of OCx 

OCx comprises the following sequential phases. Each phase is discussed in a separate section of this 
document. 

1. Planning. Initial team formation, communication planning and facility condition assessment. 
Includes documenting Owner’s goals and objectives (confirming performance criteria and/or 
indicators) to guide the OCx scope of work; updating CFRs; evaluating existing technology to 
identify (additional) metering and software requirements to enable the OCx process. An 
outcome of the Planning Phase is the OCx Plan that guides the implementation and ongoing 
sustainability for optimizing and maintaining facility performance. 
2. Implementation. Implementation of people and technology as applicable to enable the OCx 
process. Includes preparation of stakeholders, documentation and processes; identification of 
performance findings in a Master List of Findings for correction; operating team coordination for 
integration into preventive maintenance planning, system operation, and ongoing system 
monitoring for transition of OCx to operating standards. 
3. Sustaining. Means and methods to transition OCx monitoring and sustained building 
performance to building operator and Owner core responsibilities. Ongoing management of CFR 
changes for continuity of OCx process in response to changing building use and conditions. 

P a g e  2 |  
 
 
 
 
 
Figure 1. Ongoing Commissioning Process

 
  Engage Commissioning Provider (CxP) 
Define and Document Owner’s OCx Goals and Objectives 
Conduct Preliminary Cost Benefit Analysis 
Identify and Form Multi‐Disciplinary Team 
Perform Condition Assessment,  
     documenting preliminary Master List of Findings 
Planning Phase  Review Current Facility Requirements (CFR) 
Conduct Gap Analysis of Existing Technology Infrastructure 
Determine Technology Use and Design 
Develop Steps for Implementation of Findings 
Develop and Formalize OCx Plan 
 
  Preparation Sub‐Phase 
Engage OCx Team Selected During Planning 
Create Diagnostic Plan 
Align Data Monitoring with Diagnostic Plan 
Implement Diagnostic Plan 
Create or Update Facility Guide 
Execution Sub‐Phase 
Coordinate Preventive Maintenance 
Implementation Phase  Conduct Technical/Technology Application Training 
Update, Prioritize Master List of Findings 
Establish Communication/Coordination Methods and Procedures 
Take Corrective Actions 
Track Building Performance 
Update OCx Plan 
 
  Implement Operating and Maintenance Procedures 
Sustaining Phase  Transition to Stable Operations 
Monitor and Report Results 
 

P a g e  3 |  
 
 
 
 
 
Independent Third‐Party Commissioning Provider 

As a Best Practice, it is advisable for most Owners to hire an independent third party to provide 
commissioning services that acts directly as the Owner’s advocate as the Commissioning Provider (CxP). 
The CxP organizes and implements the OCx process, with the building Owner and operators being a 
critical part of the OCx team throughout the phases of OCx. As the OCx process moves through the 
Sustaining Phase, building operators further increase their engagement and take the lead on ongoing 
sustained performance management using the OCx process in the Sustaining Phase. Once fully 
transitioned to standard operations, the CxP’s role usually becomes more periodic to support OCx 
process updates with changes to the CFR and applicable system changes. 

Figure 2 below shows the evolution of third‐party commissioning provider and building staff 
involvement associated with the phase‐by‐phase incremental delivery of OCx. 

Figure 2. Third‐party CxP and Building Operator Engagement by Phase 
 

  

 
   

P a g e  4 |  
 
 
 
 
 
1 P LANNING  P HASE  
When developing a plan for OCx (ideally within the NCCx or EBCx process unless OCx is developed as a 
stand‐alone process) the objective of the Planning Phase is to confirm and clearly document the Owner’s 
project goals and objectives; evaluate the applicability of OCx to the project; scope, design and plan for 
the applicable technology tool(s) to be implemented to support the project; and document the plan for 
OCx.  

The Planning Phase includes these activities:  

 Engaging a CxP 
 Defining and Documenting Owner’s OCx Goals and Objectives 
 Conducting a Preliminary Cost Benefit Analysis 
 Identifying and Forming a Multi‐Disciplinary Team 
 Performing Condition Assessment, documenting the preliminary Master List of Findings 
 Review the Current Facility Requirements (CFR)  
 Conducting a Gap Analysis for Existing Technology Infrastructure 
 Determining Technology Use and Design 
 Developing and Formalizing OCx Plan including 
o Project Management Plan 
o Change Management Plan 

1.1 Engage a Commissioning Provider

1.1.1 Process
Use an RFQ/P Qualifications‐Based Selection (QBS) procurement process to solicit a third‐party 
commissioning provider to lead the project. The QBS process is a professional services best practice for 
evaluation, scoring, and selection mandated by U.S. Congress through the Brooks Act of 1972. For more 
information and methodology, refer to the BCxA/APPA Building Commissioning Handbook, third edition, 
Appendix 1‐1, “How to Hire a Commissioning Team.” 

1.1.2 Qualifications
Best practice qualifications specific to an OCx project commissioning provider include: 

1. Experience and expertise with the type of building, safety, security and occupancy the project 
entails, i.e., vertical market segment. Commercial office, healthcare, K‐12, data centers and 
laboratories are all examples of vertical market segments for which the CxP’s experience would 
be a key qualification. Higher education, while often considered as a single market segment, 
requires experience for the specific facility types involved in the project. 
2. Relevant, documented experience with commissioning the current and expected assemblies, 
systems, and equipment in the building. 
3. Experience with long‐term planning, including preventive maintenance, monitoring and 
emergency planning (with regards to systems and assemblies), and long‐term cost‐benefit or life 
cycle analyses. 

P a g e  5 |  
 
 
 
 
 
4. Documented experience overseeing the implementation and/or self‐performing 
implementation of the facility improvement measures (FIMs) anticipated for the OCx project. 
5. Experience in overseeing technology solution implementation as applicable to the OCx project 
requirements (mindfulness for master‐planning, asset tracking/planning, e.g.) 
6. Experience navigating the challenges and mitigating risks of performing commissioning work in 
existing facilities, including considerations for normal operations, maintenance schedules, and 
even emergency procedures, over the long term. 
7. Proven track record for achieving the facility performance, operational and/or energy savings 
when part of the project objectives.  
8. Experience assembling Diagnostic Plans and OCx project scopes (including the “when” as well as 
the “what”). 

1.2 Define and Document OCx Goals and Objectives

1.2.1 Establish a Rough Order of Magnitude of Costs and Benefits
The CxP develops rough costs and benefits for the OCx process and establishes some expectations that 
can be used as the Owner stakeholders develop their OCx goals and objectives.  

1.2.2 Develop and Document Clear Goals and Objectives.

The CxP assists the Owner stakeholders in developing and documenting the goals and objectives of the 
OCx program. Stakeholders who have control of facility operating budgets over time must be included in 
the process and their buy‐in obtained, lest the OCx program die after a year or two. Likewise, those 
facility staff who will be responsible for using their time and staff to support the Implementation and the 
Sustaining Phases must be fully on‐board.  Beyond that, goals must include succession planning so that 
the OCx program is maintainable through staff turnover and annual budgeting approvals. 

The OCx goals and objectives should be set as quantifiable, realistic and as concrete as possible — as 
early as possible. However, as the Planning Phase progresses, some goals and the methods for their 
achievement may change. Goals should not jeopardize parameters of the CFR or an existing OPR. For 
example, goals would not violate comfort or reliability requirements to improve energy saving, 
accommodate aggressive occupancy schedules, or require convoluted equipment programming. 

The CxP works with the Owner to ensure mutual understanding of how to best apply the OCx process 
for the project at hand. For example, if the facilities manager is mandated to meet cost, savings, rating 
system or other criteria, the OCx effort is different from directives to reduce energy use or reduce the 
environmental footprint. If the Owner has a sustainability initiative, the OCx program integrates 
activities designed to meet sustainability goals. 

By knowing the Owner’s purpose for the project and expected outcomes, informed decisions can be made around 
the level of effort and investments appropriate to support the program. Engaging the Owner to establish goals for 
the result of the project provides direction and a constant guide for the project.  

As an OCx program becomes more established, the process supports goals and objectives such as:  

 Identifying potential comfort issues before impacting occupants.  
 Determining what tools have better value for how a facility operates. 
P a g e  6 |  
 
 
 
 
 
 Calibrating the frequency of certain monitoring or performance verification tasks (appropriate 
to the facility and budget).  
 Informing preventative and predictive maintenance schedules based on monitored data.  
 Providing automated preliminary root cause analysis of control or equipment issues to inform 
maintenance action. 
 Enable Owner, facility management, and Operations and Maintenance (O&M) staff decision 
making through facility performance data and reporting. 
 Training O&M staff for optimized systems performance.  
 Sustaining performance with energy management and utility bill tracking. 
 Modifying occupant and tenant behavior through transparency and real‐time feedback tools 
that identify building use inefficiencies and benefits of improved facility use. 
 
During the goals and objectives development process, the CxP helps the Owner identify, at a high level, 
what type of data gathering, data analysis, reporting and long‐term engagement with the data are 
desired. For example, is the Owner interested in very sophisticated automated diagnostics or are they 
willing to perform some data gathering and analysis on their own or with consultants? Do they want a 
turnkey service with engagement by analytic firms or the OCx provider, or just to help with 
infrastructure and putting a dashboard in place? 
 
The CxP’s Role in Technology Selection 
A CxP’s responsibility is to guide the Owner (owner team) to understand that the OCx process is what results in 
better buildings. Many Owners will be interested in adopting technology for many reasons that are correlated or 
indirectly related to building performance but may not be direct drivers of performance improvement. This may 
include dashboards, automating manual energy management and utility bill reporting and analysis, or being a part 
of technological advancement in big data and analytics. The CxP should be able to identify the technology tools and 
stakeholders that will be needed to support the Owner’s goals and objectives and ensure the tools selected are 
supporting the OCx project.  

1.3 Conduct a Preliminary Cost Benefit Analysis

A preliminary cost benefit analysis should include Planning Phase, Implementation Phase and Sustaining 
Phase costs of third‐party equipment, consulting and labor and may include the cost of in‐house 
resources. Later, once the OCx goals and objectives are developed, another more detailed cost benefit 
analysis is conducted to guide the rest of the Planning Phase. The cost benefit includes first costs for all 
infrastructure improvements required for the OCx program, unless the improvements were needed 
anyway. The benefits include both quantifiable costs (energy and demand performance) and less 
directly sourced costs (comfort, air quality, improved control, maintenance, reliability, equipment life, 
etc.). 

   

P a g e  7 |  
 
 
 
 
 
1.4 Identify and Form a Multi-Disciplinary Team
The Cx Team is composed of professionals and stakeholders who drive the project to completion and 
sustain the program. The specific roles and responsibilities of the team will change depending on the 
phase of the OCx project. The chart below describes core team roles by phase, which is followed by a 
more detailed description of each team member’s responsibilities. 

Role  Planning Phase  Implementation Phase  Sustaining Phase 

Commissioning Provider   Update/document CFR   Develop and provide   Transition OCx to standard 
(CxP)   Develop OCx Plan  Diagnostic Plan  operations 
 Organize OCx Team and set   Design and support   Perform Periodic review and 
expectations  technology implementation  update of CFR and OCx Plans 
 Perform condition assessment   Perform Data and analytics 
 Overall lead for Phase  review for Master List of 
Findings 
Systems Integrator (SI)1   Review OCx Plan and OCx goals   Design and manage   Manage technology solution 
and objectives  technology implementation 
  upgrades and updates as 
 Perform technology gap analysis  required by periodic CFR and 
 Identify technology  OCx plan changes 
requirements 
Owner (OCx Champion)   Support overall OCx initiative   Support timeline and resource   Maintain CFR 
and priority within organization  requirements for   Engage CxP periodically for 
 Communicate key OCx project  implementation  ongoing updates to OCx Plan 
goals and objectives   Review Master List of Findings   Review OCx results and 
 Review OCx Plan for acceptance  and approve applicable  approve corrective actions for 
 Communicate CFR/review CFR  corrective actions  ongoing sustained facility 
for updates  performance 
Owner's IT   Identify Owner security and IT   Review design and validate   Maintain network, 
Representative 1  requirements for technology  implementation of technology  communication, and security 
system design considerations  solution  requirements for technology 
 Support networking and  solution 
communication requirements 
in line with Owner security 
and IT network requirements 
Facility and BAS   Communicate CFR/review CFR   Support/manage BAS system   Act as Overall lead for 
Manager  for updates  requirements for data  ongoing Sustaining Phase 
 Support technology gap analysis  collection and management 
for identification and utilization  per the OCx Plan 
of existing BAS capabilities 
Building Operators &   Inform the condition‐  Review and verify Master List   Implement OCx process into 
Engineers  assessment effort  of Findings  stable operations 
 Identify key opportunities for   Support corrective actions 
OCx   Incorporate OCx process into 
Preventive Maintenance Plan 
Technology Provider(s) 1   Provide OCx team with system   Implement technology   Provide ongoing license and 
capabilities and requirements  solution at the direction of solution requirements as 
for OCx Plan consideration  the CxP and Systems  applicable to ongoing data 
Integrator  management and analytics 
  requirements 
Technology   Support execution of   Maintain technology system 
Maintenance Staff 1  technology system for data  firmware and upgrade 
management and analytics  requirements 
1Technology related roles and responsibilities are dependent on the specific software and hardware tools used for OCx and 

are part of the OCx team as required by the technology solution identified for the project. 
P a g e  8 |  
 
 
 
 
 
1.4.1 OCx Team Roles and Responsibilities
Determine availability of existing internal resources and determine the needs for sourcing for external 
resources to acquire the skills, experience, and expertise for the OCx project to meet the goals and 
objectives. 

1.4.1.1 Commissioning Provider Lead 
The CxP is the overall lead who plans, directs and coordinates the commissioning team and the OCx 
process. OCx requires a deep integration of the CxP into the Owner’s O&M activities. The CxP’s role is to 
drive the team to the intended results, guiding the use of various tools and activities along the way.  

The commissioning provider serves in many capacities throughout an OCx project. The overall role of the 
CxP is to:  

 Manage the OCx process and cadence of ongoing activities 
 With the Owner, define a project scope of work 
 Define the data requirements 
 Guide the specification or application of technology to the OCx project scope 
 Develop the OCx plan 
 Oversee development of the Diagnostic Plan and execution 
 Develop actionable recommendations, including development of written scopes of work or 
criteria, for documenting the work required for implementing measures 
 Oversee adherence to the project management procedures established 
 Oversee adherence to the change management procedures established 
 Verification of implemented measures 

CxPs offering technology‐focused OCx experience also can undertake responsibilities related to tools, such as the 
EMIS, which comprises a broad family of tools and services to manage commercial building energy use. These 
technologies offer a mix of capabilities to store, analyze, and display energy use and system data, and in some 
cases, provide control. EMIS is an umbrella term that covers both meter‐level and system‐level EMIS, used to 
manage facility energy information and data including the baseline, benchmark, and ongoing tracking of utility bill, 
utility meter, and related submeter data. EMIS may also be integrated to the BMS/BAS for system specific data 
management and performance evaluation. 

CxP – Owner with Existing EMIS. The CxP uses an Owner’s existing EMIS as a tool for providing OCx 
services. The CxP provides commissioning services to interpret and investigate results presented 
through the EMIS. The CxP scope includes ongoing services, and may also include scoping, 
implementation, and commissioning of measures identified during the process.  

CxP – EMIS facilitator. A more common scenario may be an Owner that has a rich data set derived 
from existing meters and building automation systems and is interested in deploying an EMIS to 
make better use of the data. The CxP assists the Owner to procure an EMIS by facilitating the 
development of an RFP. Like the development of an OPR for a building, this requires input from all 
stakeholders to facilitate decision‐making on key questions in the technology deployment. The CxP, 
as a building systems expert, can provide the following:  

 Systems to be included in analysis 
 Points lists and associated data management requirements 

P a g e  9 |  
 
 
 
 
 
 Analytic functions and faults required for specific systems  
 How the EMIS will be used by O&M staff, features required to support their workflow  
 Integration to the computerized maintenance management system (CMMS) 
 Understanding of the broader organization goals, and how the EMIS can support these  

CxP – EMIS Provider. Some CxPs may offer OCx with the EMIS technology bundled as a service. This 
turnkey scenario allows the CxP to drive the process from start to finish. It does require the CxP to 
also be a technology provider who takes on the project execution responsibilities and risk for 
completing all aspects of the deployment. Many CxPs have staff with a high level of expertise in 
building automation systems and system integration, which are key elements of the technology 
integration. In a variation of this, the CxP can partner with a technology provider to provide turnkey 
technology, but as a subcontractor to the CxP for a turnkey solution to the Owner.  

Conflicts of Interest. In keeping with the BCxA Essential Attributes of Commissioning, when the CxP 
firm is also providing the EMIS or contracting with the EMIS provider, the CxP should inform the 
Owner of the conflict of interest in its installation and address the special assurance and control 
measures and verification of performance that will be enlisted to manage the conflict.   

Does the OCx Commissioning Provider have to design and implement the technology solution?  
The design, procurement, and installation of the technology solutions may or may not be led by the CxP. The CxP 
may or may not have the in‐house expertise to design and implement the technology for use in OCx. However, the 
CxP must be able to ensure the technology proposed and installed will meet the functional requirements for use in 
the OCx process and ongoing building performance. 

1.4.1.2 Systems Integrator (SI) 
A Systems Integrator has experience and skill in setting up communication between systems to share 
real‐time and/or historic data streams. Depending on the architecture, this may include utilizing 
common building systems communication protocols such as BACnet or Modbus, but may also include 
the sharing and storing of data between databases. The systems integrator must also have experience in 
networking, including network security and good network traffic management practices. Finally, a 
systems integrator must also have working knowledge of hardware installation and application and 
wiring to fully implement a solution.  

For Owners without an existing EMIS, an experienced Systems Integrator often possesses the most 
elusive and needed skill set on the team to move the project from a great candidate for a monitoring‐
based approach and successful implementation of an EMIS with building data. As a practical reality of 
implementation, the CxP identifies this need early and facilitates the Systems Integrator being filled on 
the team, regardless of whether hired by the CxP, Owner, or technology provider. The overall role of the 
System Integrator is to: 

 Provide expertise and recommendations for the use of the existing BAS controls and meters to 
be used in the OCx process 
 Set up data transfer methods and protocols between monitoring, metering, BAS and EMIS 
systems 
 Coordinate with Owner’s IT representative to implement and maintain data management and 
technology communication strategies  

P a g e  10 |  
 
 
 
 
 
1.4.1.3 Owner OCx Champion(s) 
OCx Champions are critical to the process as project manager(s) and coordinator(s) for decision‐making, 
coordinating commissioning activities performed by in‐house personnel and service contractors hired 
directly by the Owner. For organizations with in‐house commissioning personnel, one person or 
department may serve as both CxP and OCx Champion.  

The overall role of the OCx Champion is to:  

 Provide clear direction from the Owner for the goals and objectives of the OCx program 
 Facilitate program acceptance and change management 
 Facilitate decision‐making and approvals from stakeholders inside the Owner’s organization 
 Coordinate OCx activities performed by internal staff and contractors hired by the Owner 
 Serve as primary point(s) of contact for the CxP 

Projects are not always limited to a single OCx Champion. Depending on the size and scope of the project and 
stakeholders involved, along with anticipated level of program acceptance and change management throughout 
the process, more than one Champion may be useful, coupled with a clear communication plan. 
1.4.1.4 Owner’s IT Representative 
The Owner’s IT representative is the Owner and decision‐maker of the IT infrastructure – typically 
network, switches, servers, and firewall – that the technology solution may use. The Owner’s IT 
department may also enforce data security standards and retention protocols that dictate the roll‐out of 
a technology solution. As the IT infrastructure owner, this must be in‐house or a delegated firm with 
decision‐making authority on behalf of the Owner’s infrastructure used in the process.  

The overall role of the IT Representative is to:  

 Provide recommendations and participate in approval process for hardware, networking, 
security and firewalls, and data security related to OCx activities  
 Serve as liaison between OCx team and IT organization 
 Provide expertise during discussion of data transfer to include current and potential bandwidth 
implications (like 5G now or in future), switch and router additions/reconfigurations, 
implementing VLANs, remote access, network cybersecurity and the hardening of any 
technology communicating through Owner firewall 
1.4.1.5 Facility and BAS Manager 
This is the person(s) most familiar with the building’s control system and architecture. The overall role of 
the Facility and BAS Manager is to:  

 Provide oversight and decision‐making relative to the building automation system 
 Advise OCx team on existing system limitations, vulnerabilities, and the long‐term BAS 
technology roadmap  
 Review and approve any modification or third‐party system that will affect BAS system 
communication, resources, or server requirements 
 Commit resources for implementation of measures, conducting maintenance activities, and 
training activities  
 Provide updates for building use modifications and renovations to be incorporated into the 
Facility Guide  

P a g e  11 |  
 
 
 
 
 
1.4.1.6 Building Operator/Engineer(s)  
Building operators and engineers are integral to the OCx team; OCx cannot proceed or succeed without 
their involvement. The overall role of the Building Operator/Engineer(s) is to:  

 Provide input to the OCx Plan and Change Management Plan  
 Provide input to the Diagnostic Plan 
 Assist in confirming or managing the CFR  
 Discuss ideas and findings with the CxP 
 Work with the CxP to implement and verify measures  
 Perform simple repairs and improvements 
 Observe and accept turnover of repairs completed by third party contractors 
 Assume overall responsibility for OCx in the Sustaining Phase 
1.4.1.7 Technology Provider/ EMIS Expert  
Many Owners may hire a technology provider to install, program, and service their EMIS solution 
consistent with a Software‐as‐a‐Service (SaaS) contractual agreement. In other cases, the EMIS may be 
delivered as a turnkey package and completely supported by an in‐house person familiar with the facility 
and systems. The overall role of the Technology Provider/EMIS Expert is to: 

 Set up the EMIS for the project 
 Implement the tracking, analytics, dashboard, as required by the CxP and Diagnostic Plan  
1.4.1.8 EMIS Maintenance Staff  
EMIS Maintenance Staff is either an Owner’s in‐house representative or a third‐party consulting entity, 
depending on the Ownership/contract structure of the EMIS. The overall role of the EMIS Maintenance 
Staff is to: 

 Maintain and address issues with the EMIS post‐implementation.  
 Conduct planned maintenance associated with the EMIS including software updates, database 
management 
 Adapt EMIS to respond to updates in the Diagnostic plan and OCx plan during Sustaining Phase  

1.5 Perform Condition Assessment / Measurement Baseline

The condition assessment serves as the basis for the CxP to determine the scope of the OCx project. 
Conduct an initial assessment of the building physical condition, mechanical systems, control system, 
and relative energy consumption to form the foundation for screening candidates. Gather this 
information by doing a walk‐through and inspection of mechanical spaces, discussion with O&M staff, 
investigating work order history and energy usage history.  

Evaluate the capability of the BAS and any metering and monitoring systems at a high level at this stage 
to understand their general capabilities and limitations for supporting an OCx program. 

The distinction between commissioning versus an engineering survey in most technical conversations seems to 
come down to the inclusion of measurements. For assessments, it’s easy to pair the site observation with 
instantaneous measurements (like temp or running amps) as you go, or even compare or capture trends in order to 
establish conditions in a conclusive (measured) versus less conclusive survey (eyeballed but non‐measured) check.  
The few seconds of time to take measurements often can provide more concrete evidence (measured data, even in 
part) to firm up otherwise cursory observations. 
P a g e  12 |  
 
 
 
 
 
1.5.1 Scope Building and Systems and Prioritize Systems and Strategies
Develop and conduct a prioritization process for candidate systems and strategies. Take into account the 
systems and control strategies in place such as systems with variable frequency drives (VFD), occupancy 
controls, setbacks, resets and similar requirements that could allow for savings, as well as any gaps 
between building performance and benchmark for that building type and climate zone. In a multi‐facility 
campus or portfolio project, consider prioritizing by system type instead of by building, which will ensure 
the OCx plan is applied to systems, buildings, and overall scope of work in alignment with the OCx goals 
and objectives. For example, look at the chilled water systems in a group of similar buildings. Leverage 
the condition assessment and the known project goals to scope the building systems and metering 
needed, to help identify performance issues and monitor improvements.  

The potential OCx project building is screened to identify: 

 Buildings that require significant capital upgrades to make monitoring or metering even possible 
 Buildings that are in poor operating condition and warrant EBCx prior to an OCx program. 
 Buildings that have insufficient operating or program budgets to conduct and maintain an OCx 
program 

Buildings with some of these characteristics may still benefit from OCx, but it is best practice to remedy 
them to a significant degree before OCx is incorporated. 

As the building systems and their performance are reviewed, the CxP documents their findings in the 
preliminary Master List of Findings (MLOF).  As an initial screening of the building, the Findings Log 
documented here forms the preliminary actions to be taken to improve and sustain building 
performance.  The preliminary Master List of Findings is then updated in the Implementation and 
Execution Phases of OCx and this list is continuously leveraged during the Sustaining Phase of OCx.  

The screening process involves the following tasks: 

 Condition and capability assessment 
 Scoping of building and systems and prioritization of systems and strategies 
 Initial identification of performance change recommendations in the preliminary Master List of 
Findings 

The preliminary screening eliminates incorporating buildings or systems that require capital upgrades or 
overhaul or where data cannot be easily extracted from the automation system and where applicable, 
identifies the preliminary OCx findings to be implemented for improved facility performance. 

1.5.2 Review and Update the Current Facility Requirements (CFRs)

During the facility Condition Assessment, the CxP will review the CFR’s to ensure these requirements are 
documented for the building, are up to date, and/or if the facility condition indicates significant variation 
to the CFRs. The CFRs serve as a foundation for defining how the building systems are operated to 
support the purpose of the building. Should the CFRs not be defined or are out of date, the CxP will work 
with the OCx team to document and/or update the CFRs.  

P a g e  13 |  
 
 
 
 
 
When there are significant gaps in facility use compared to the CFRs, there are significant issues with the 
ability of systems to meet CFRs, or there are other performance considerations for the success of the 
OCx project, the CxP evaluates the potential need to revise the project approach to existing building 
commissioning prior to commencing OCx.  

When to Consider EBCx  
Implementing OCx for facilities with significant systems issues can lead to poor data availability, the wrong data, 
and the lack of core building functions necessary to apply OCx strategies. Consider changing the project approach 
to incorporate EBCx. As a Best Practice, OCx should immediately follow NCCx or EBCx projects. If OCx is being 
implemented without prior NC/EB Cx of the facility then the Condition Assessment results must be evaluated to 
ensure the facility condition will support the successful implementation of OCx. Systems that are not operational, 
meters and sensors that are not communicating, and other critical system issues will limit the ability of OCx to 
identify opportunities and may lead to invalid findings from OCx.  Link EBCX BP here? 

1.6 Conduct a Gap Analysis of Existing Technology Infrastructure

In the Planning Phase, establish the data requirements and data availability at a high level for a Gap 
Analysis. A gap analysis identifies where existing data acquisition systems (BAS, utilities, other 
monitoring) are incapable of, or are not currently gathering, specific data streams required for the OCx 
process. The CxP, with support of the Systems Integrator as applicable, reviews the existing system(s) 
available data sources and develops the OCx project data requirements, based on the proposed OCx 
activities and monitoring required to meet the Owner’s goals and objectives. The technology‐
infrastructure gap analysis will be the foundation of understanding used in designing and determining 
the additional technology needs to meet the OCx project requirements. These additional technologies 
may include additional BAS or other monitoring system points, archiving and retrieval features, analytics 
software and interface, remote access features, etc. 

Too much of a good thing – avoiding data collection and analysis pitfalls 
Avoid starting with the collection and attempt to analyze all available data at the start of the OCx project. Through 
the Planning Phase and Implementation Phase, the Best Practice is to approach data collection and analysis 
systematically to ensure data collected is data that will be used and that analytics implemented support the OCx 
project goals and objectives. This Best Practice avoids the pitfall of collecting and managing large amounts of 
miscellaneous data and data that is not used by the OCx project while also reducing the cost and time for analysis 
of the data. 

1.6.1 Review Available Data Sources

Determine how much/what kind of data is available to use in the OCx process. Typically, the primary 
source of system data is the BAS and utility metering data, but may also include weather and 
environmental data, facility use or production, or other data that drive facility operations.  

Review energy and water metering data to identify non‐monitored loads. Determine whether 
measurement and verification will be necessary to support the results of the OCx project. Evaluate the 
following to establish the state of the current technology and the ability to leverage it for OCx:  

 Data points available and whether historical trends are available 
 Existing utility meters and data retrieval and storage 
 Ability of the BAS to trend, store and allow retrieval of historical data 
 BAS remaining useful life  
P a g e  14 |  
 
 
 
 
 
 Accessibility across the Owner’s network and offsite via the web of BAS resources and databases 
 Hardware supporting the BAS server software and limitations to its capacity and expansion 

1.6.2 Ascertain Data Quality and Validity

The quality and reliability of data being used in the OCx program is fundamental to its success. If the 
data quality is in question, by corollary so will the analysis and results.  

Conduct a high‐level assessment of the data sources. For instrumentation, ascertain when the latest 
commissioning, retro‐commissioning, or calibration services were performed. Check data quality of a 
historical data set to identify any sensors that are out of range, or have gaps in the data.  

Once the data quality is determined, the CxP must work with the technology provider(s) and Systems 
Integrator as applicable to incorporate data quality corrective actions in the OCx Plan, including the 
calibration of meters and sensors as applicable. 

1.7 Determine Technology Use and Design

Utilizing the information gathered in the technology gap analysis, combined with the intention for 
technology articulated by the Owner in the goals and objectives development process, the appropriate 
type of equipment for data gathering, data storing, data analytics and retrieval is established. If using a 
monitoring‐based approach, an EMIS is required to support activities laid out in the Diagnostic Plan 
established in the Implementation Phase.  

If the Owner does not have an EMIS in place, the CxP leverages knowledge and expertise of the building 
and EMIS technologies and guides the Owner in acquiring and deploying an appropriate EMIS system. 
The CxP is involved in evaluating the validity of existing data to be used in data analysis. In some cases, 
the CxP may be an EMIS provider, systems integrator, or consultant in the technology procurement and 
selection process. Additional EMIS acquisition recommendations are provided under the Commissioning 
Provider Lead article under the "Identify and Form a Multi‐Disciplinary Team" task in Article 1.4 above. 

If the data quality or calibration is in question, calibration is performed on the critical instruments that will be used 
in the data gathering and analysis.  

1.8 Develop Steps for Implementation of Findings

Establish the process and documentation by which findings from the OCx process result in effective 
action through implementation and are permanently integrated into the facility operation. This must 
include project management and role/behavior change management to outline who will do what and 
how the members of the team will actively engage on the project to transition OCx findings to actions 
that improve building performance.  

1.9 Develop and Formalize OCx Plan

Develop an OCx Plan that progresses through the process and tasks, of the OCx phases. The OCx Plan 
includes both a Project Management Plan and a Change Management Plan. These are working 

P a g e  15 |  
 
 
 
 
 
documents that evolve throughout the OCx process.1 Give consideration to the level of involvement of 
all stakeholders and how the Owner and CxP work as an integrated team over time to achieve the OCx 
goals.  

The OCx Plan documents the methods and approach to be used in the project and includes:  

 Owner Goals and Objectives 
 OCx Team Roles and Responsibilities 
 Condition Assessment Results: Scope of Project and Prioritization  
 Gap Analysis of Existing Technology Infrastructure Results  
 Technology Use and Design  
 Project Management Plan  
 Change Management Plan  
 Implementation Process 
o Diagnostic Plan 
o Set Up Data Monitoring 
o Technology use and implementation  
o Facility Improvement Measure (FIM) implementation strategy  
 Sustaining Process 
o Implement O&M Procedures 
o Transition to stable operations  

1.9.1 Create Project Management Plan for Implementation of Findings

The Project Management Plan defines the steps between the identification of a finding and subsequent 
correction. The plan defines the process for adding to the Master List of Findings, and where that 
document or platform will be stored and accessed. For any automation such as FDD, specify if any 
automated results will be used to populate the Master List of Findings. For each finding the need for 
additional investigation or analysis is determined and ultimately the measures and process to address 
the finding and the scope of implementation are documented. Engage staff for the specific type of 
finding for any further analysis and for implementation. The Project Management Plan will become part 
of the final OCx Plan. 

Define what information must be included for each measure and who must approve the measure, and 
any key decision points such as the implementation team and funding type/source. Identify 
implementation teams (internal, external, or both) that can be called on. The CxP will help identify 
where implementation teams need to be identified for an Owner, either through internal workforce 
development or identification of third‐party vendors. For all steps that require heavy CxP involvement, 
identify what tasks or activities will shift in the Sustaining Phase to the O&M team for ongoing sustained 
stable operations.  

 
1
 A Monitoring‐Based Commissioning Plan Template is publicly available. Retrieve from 
https://drive.google.com/file/d/0BzgPTwDtt6KdYkNYRDR3ZGMtUVU/view.  
Building Technology and Urban Systems Division, Lawrence Berkeley National Laboratory, DOE Building 
Technologies Office. June 2017. 
P a g e  16 |  
 
 
 
 
 
1.9.2 Create Change Management Plan for OCx-Impacted Parties
During the Planning Phase consider the actions and timeline for communication and onboarding of all 
parties that will be required to participate or be affected by the OCx project. This Change Management 
Plan becomes part of the final OCx Plan and will consider:  

 Roles and responsibilities and gaps in filling the roles or in individual skills or ability  
 Communication plan  
o Initial Roll‐out: Gain buy‐in and set expectations with all team members and affected 
parties 
o Reporting on progress to wider audience – senior management, financial officers, tenant 
managers, corporate sustainability officers and similar  
o Engagement of building occupants and tenants  
 Workflow processes that will change and how those changes are rolled out and implemented 

Besides identifying improvements to operating parameters, the OCx Master List of Findings will also 
identify the need for change by occupants, tenants, operators and others to reduce their impact on 
facility energy impacts, the need to adjust behavior to support the CFRs and system capabilities, and 
adjust roles and responsibilities for sustaining performance and using OCx tools and methods. The 
Change Management Plan will describe how the impacted parties will be enlisted to make and sustain 
recommended changes. 

Engaging building occupants and tenants: Building occupants are key to implementing and sustaining a successful 
OCx project. Setting expectations of their role during the Planning Phase will maximize their opportunity and 
motivation to engage in the project. Specific interactions will include providing feedback to the OCx process, such as 
to clarify space usage and hours of operation, potential need for behavior change to optimize performance and 
comfort, disturbance to their work area during implementation, and changes to expect post‐implementation.  

1.10 Planning Phase Deliverables

 OCx Plan including 
a. Project Management Plan 
b. Change Management Plan 
   

P a g e  17 |  
 
 
 
 
 
2 I MPLEMENTATION  P HASE   
The objective of the Implementation Phase is to develop a Diagnostic Plan, apply the tasks described 
therein, and identify specific energy conservation measures (ECMs) and facility improvement measures 
(FIMs). The Implementation Phase has been divided into two sequenced sub‐phases—Preparation, 
followed by Execution. During the Implementation Phase, Preparation and Execution sub‐phases may 
each take several iterations until the desired outcome is achieved (prior to moving on to the Sustaining 
Phase). 

During both sub‐phases, the CxP continues to engage the OCx team especially personnel involved in 
O&M. The findings, recommendations, and subsequent analysis are presented to the Owner for further 
prioritization and selection of measures for implementation. In the Execution sub‐phase, the CxP applies 
the documented metrics and diagnostic tasks and compiles the Master List of Findings. 

The Implementation Phase includes these activities:  

Implement Preparation Sub‐Phase 
 Engage OCx Team Selected During Planning 
 Create a Diagnostic Plan 
 Align Data Monitoring with Diagnostic Plan 
 Implement Diagnostic Plan 
 Create or Update Facility Guide 

Implement Execution Sub‐Phase 
 Coordinate Preventive Maintenance 
 Conduct Technical/Technology Application Training 
 Update and Prioritize Master List of Findings 
 Establish Communication/Coordination Methods and Procedures 
 Take Corrective Actions 
 Update OCx Plan 

2.1 Preparation Sub-Phase

2.1.1 Engage OCx Team Selected During Planning

2.1.2 Create a Diagnostic Plan

The Diagnostic Plan is an outline version, or representation, of the regular commissioning activities that 
will be performed to satisfy the monitoring and evaluation goals required to meet the scope of the 
project.  

Creation of the Diagnostic Plan occurs early in the Implementation Phase – prior to the setup of data 
monitoring systems. This enables the OCx team to be deliberate in the data monitoring setup where the 
number of points to monitor, frequency of data trends, and infrastructure setup are all services 
completed explicitly in support of the OCx analytics requirements identified in the Diagnostic Plan. This 
approach reduces the risk of data overload where the OCx team is unable to prioritize data due to the 
volume of data and potentially stressing the IT infrastructure.  
P a g e  18 |  
 
 
 
 
 
Develop a Diagnostic Plan to outline the tasks and regular activities that will be performed to measure 
and monitor the building’s performance and the criteria for identifying, classifying, and responding to 
issues. The building metrics, data monitoring, and analytics are reviewed and confirmed to support 
these tasks. 

In cases where an EMIS is not being implemented as part of the OCx project, the Diagnostic plan will 
need to specific the means that the project team will monitor performance of building systems using 
available equipment readings and where possible, the BAS. This includes defining the expected 
performance metrics, means to analyze actual performance in comparison to expectations, and 
frequency that this analysis is to be completed. The resources necessary to complete a more manual 
approach to the diagnostic plan is to be reviewed to ensure the plan can be supported for long term 
implementation. 

The Diagnostic Plan applies the available tools and data reporting to the Owner’s standards and policies 
for the scope of building systems identified for Ongoing Commissioning. The tasks are intended to 
complement the identified goals and priorities laid out in the OCx Plan.  

The Functional Testing Plan featured in the New Construction or Existing Building Commissioning Plan is replaced 
with a similar document that dovetails into the OCx Plan called the Diagnostic Plan. Just as the Functional Testing 
Plan outlines equipment and systems for the Implementation Phase of the commissioning process, the Diagnostic 
Plan describes the tasks/activities for the implementation of the OCx project. This document describes the tools 
(physical and digital) required for the different components and lays out a sequence/checklist of steps for 
evaluating the building/system performance. It also spells out the necessary participants for the activity. 

2.1.2.1 Define Diagnostic Tasks and Activities 
The Diagnostic Plan describes how to document/chart building and system metrics, review and analyze 
monitored and trended data using tools like EMIS, and collaborate with the Owner’s operators and 
other members of the commissioning team to perform on‐site investigations and testing.  

For the following data sources and performance evaluation activities, the Diagnostic Plan fully describes 
the data origin(s), its sampling frequency and how (and how frequently) the data will be used to identify 
proper or improper performance. It also lists what party will perform each activity. The Diagnostic Plan 
includes tasks such as: 

o Utility Meter Monitoring 
o Performance benchmarking and baseline definition 
o Schedule Reviews (equipment, lights, occupancy) 
o Trend Analyses: load profiles, peak load, control loop and sequences of operation  
o Functional Testing 
o Alarm Review/Fault Detection 

OCx tasks are a good opportunity to tune the building—seeking out and questioning the parameters that have been 
adjusted or overridden, confirming that modes or design features such as standby temperatures or morning warmup 
are engaging properly.  

P a g e  19 |  
 
 
 
 
 
2.1.2.2 Regulate Frequency and Depth of Investigations 
Define the frequency and depth of review for each task with direction for documenting and responding 
to the findings of these reviews. For example, the Diagnostic Plan may define the utility reviews as a 
monthly task and schedule reviews as quarterly activities.  

How far the commissioning team will pursue any anomaly should be identified in the plan, and should 
be based on the size of the impact on the CFR and OCx objectives.  

2.1.2.3 Define Expected Output 
Identify the anticipated results of each task/activity. For example, the work product from reviewing the 
trending logs for the chilled water system might be as simple as a statement in a log/report that 
describes regular hours of operation and temperatures meeting setpoint. Outputs include the capture of 
both regular and irregular performance.  

Describe or draft the format of the documented results including tables and charts for tracking. Consider 
the Owner’s goals and priorities when defining the format and communication of the expected 
outcomes.  

2.1.2.4 Establish How Issues Will be Identified 
For each of the sources of building performance (utility metering, trends, EMIS, schedules, etc.) and for 
each of their individual data streams (building electrical use, chiller kW/ton, specifically targeted air 
handler coil valve position, etc.) establish what condition, state or value will constitute an issue of 
concern. 

Set Variance Triggers for Automated Detection. For data that are automatically gathered through the 
BAS, EMIS including EIS and FDD, utility or stand‐alone metering, the Diagnostic Plan will establish and 
define parameter variances that will trigger responses such as an alert or fault notice. Examples of 
parameters include total energy use, peak demand, equipment schedules, various equipment and 
component parameters like damper and valve position, temperatures, pressures, efficiencies (chiller 
kW/ton), etc. These trigger variances are realistic, yet not too aggressive. The plan gives provisions and 
process for testing and readily adjusting these variance triggers over time to prevent false positives. 
Refer to the article Align Data Monitoring with the Diagnostic Plan for further details. 

Some examples of triggers are: If the outside air damper is open beyond minimum by 5% for 10 minutes when the 
economizer parameters are declaring it should be at minimum, then alert. If the monthly total building electrical 
use exceeds the baseline normalized for average outside air temperature by 10%, then alert. If the chiller kW/ton 
based on % load exceeds the baseline performance curve by 10% for more than 10 hours (accumulated), then alert.  

Develop Trend Data Analysis Standards. The Diagnostic Plan documents trend analyses and the 
frequency of their execution. The frequency of trend analysis execution is established, which should vary 
with the specific system and component so as not to waste resources on something unlikely to change 
or be overridden or for which impacts are small. The plan describes the points to be trended together, 
their frequency, condition of the system and the observations to be made that will establish good or bad 
operation. For further details refer to Article 2.1.3, " Align Data Monitoring with the Diagnostic Plan." 

2.1.2.5 Prioritize, Classify and Track Issues 
Determine and document a methodology for communicating and facilitating the response to identified 
issues. When a diagnostic activity uncovers a variance from the expected or typical performance of a 
P a g e  20 |  
 
 
 
 
 
system, then the commissioning team seeks to quantify and qualify the nature and root of the issue — 
i.e., is it behavioral or mechanical, isolated or systemic — and classify the issue based on severity, 
urgency, cost, or other prioritization factors.  

During Ongoing Commissioning, the discovery of performance issues can range from postponed preventative 
maintenance tasks to primary equipment failures. In such cases, the resolution will likewise vary from updating 
preventive maintenance schedules and completing maintenance to launching a re‐commissioning effort or 
recommending an equipment replacement project. 

Issues are well‐defined to provide the most opportunity for the Owner to maximize the results of OCx 
and plan for any capital expenditures required for corrective actions.  

Set a standard practice for the documentation of an issue: when it was observed, under what 
conditions, supporting evidence, etc. Refer to Article 2.2.5. "Update and Prioritize Master List of 
Findings". for further information to include with each finding.  

2.1.2.6 Define Data Monitoring Requirements and Tools 
Compile the lists of required data and information that will be needed to accomplish the Diagnostic 
tasks. Maximize available data—create a process for incorporating the available analytics or standardize 
the trending reports. This process serves as an extension of the condition assessment and technology 
gap analysis from the Planning Phase.  

The OCx Commissioning Provider will provide direction or manage the OCx team to identify the 
applicable tools to be used in support of the OCx project. Tools will range from the reconciliation of 
utility bills to complex analytics and the application of available tools from the EMIS, including: 

 Energy Use Intensity (energy use per square foot, or EUI) Analysis 
 Performance Comparison against Codes and Standards 
 Peak Load and Load Profile Management 
 FDD for actuator tuning, algorithms, and equipment runtime and short cycling reporting 
 Benchmarking 

Finalize the standards for the comparison between the building’s current and desired performance. The 
Commissioning Team selects these standards to ensure consistency in what information is being 
reviewed and against what metrics. Further investigations may lead the CxP into developing custom 
trends for a deeper dive, but for regular activities, a set of reports/charts/data is established to evaluate 
building performance.  

2.1.2.7 Identify Required Analytics  
Analytics is the secondary result from all of the data that is collected in the system trending. Select 
which outputs of the EMIS or BAS are most valuable to the Diagnostic Tasks and incorporate the review 
of these outputs into the procedures of the activities. 

P a g e  21 |  
 
 
 
 
 
2.1.3 Align Data Monitoring with Diagnostic Plan

2.1.4 Implement the Diagnostic Plan

The CxP’s responsibility is to acquire sufficient information to be able to monitor, export, and record 
required data. This will include the CxP working beside the parties that control the data streams, such as 
the local building engineer/technicians, to set up the necessary historical and archived data parameters 
in the BAS or the maintenance management system, the accounting team to set up a regular email 
communication chain for receiving the utility data and the EMIS vendor to gain access to set up 
parameters and reports. Set up the appropriate credential profiles for the CxP with these systems.  

2.1.4.1 Create Consistent Standard for Points Lists, Reports, and Metadata 
 Set up building automation and energy management systems with standard nomenclature, 
alarming, and historical data collection parameters.  
 Become familiar with the tools and features of each platform with which the systems will 
interface.  
 Establish the best means of accessing, exporting, and routing the data. 
 Confirm the points available to the documented Diagnostic Tasks/Activities.  
 Determine if standard trending reports can be built with the available BAS or EMIS,  
 Establish a standard point list for trends that will be monitored for each mechanical 
system/piece of equipment, which allows this confirmation to be consistent for all similar 
systems.  
 At specified intervals, distribute reports for review. 

Consistency is critical when creating OCx procedures and the data must be consistent to track performance 
accurately from one period/cycle to the next. Metadata (a catalog of data “tags”) can provide an advantage in the 
practice of standardization. Creating searchable tagging for point data for future database organization can be a 
sizeable investment that results in significant gains for scaling monitoring and performance review. Metadata can 
streamline the process of point identification and location. Some level of confirmation for the mapping of such 
points is always beneficial to ensure that the setup matches the expectations of results for the Diagnostic 
Task/Activity requirements.  

2.1.4.2 Determine Trending Intervals  
Ensure that trending intervals identified in the Diagnostic Plan still reflect the level of detection required 
for the desired diagnostics. This includes fault detection where abnormal operation is identified during 
comparison of the equipment or system performance against acceptable tolerances or operating 
metrics. It can also include things such as occupancy and runtime confirmation, heating, cooling, and 
economizer control, and demand ventilation. 

The Diagnostic Plan helps select which trends of analytic tools are going to be the most effective for determining 
the performance that the Owner has defined. 

For comfort goals, the temperatures and airflow trends may need to be set to different intervals than 
energy goals, where the differential pressure control points, metering, and more VFD parameters may 
be more closely monitored.  

The trends used for the OCx project are to be sent, stored, and managed in a system of record that can 
provide adequate storage of information for the project requirements. The trending requirements are to 
P a g e  22 |  
 
 
 
 
 
include the backup requirements for the data and the time requirement for retention of data. The 
system of record chosen for the project must be accessible to the analytical tools and systems used as 
part of the OCx project. 

2.1.4.3 Set Alarm and Notification Priorities 
Determine if a setup of alarm extensions was completed prior to the initiation of the OCx process. In any 
case, delivery and filtration of alarms can still be supported and managed as a part of the process. If the 
OCx process does not play a role in determining alarm setup or prioritization, a similar application of 
setting priorities to alarms can be a part of alarm review and analysis.  

Ascertain whether, for optimal consistency, Owner has a policy addressing the desired tolerance ranges 
that are acceptable for comfort and control.  

Prioritize equipment and systems alarms to add another layer of filtration to how alarms are 
determined, and when (and which) notifications are sent. For example, a primary system loop pump 
failure would be given a higher priority alarm than a heat pump condensate alarm.  

Create and manage notification distribution lists thoughtfully. Many building issues may require urgent 
responsiveness, with effective information delivered to the people who need to know. The type of space 
and system as well as the necessary action may help organize how this process is implemented.  

Notifications must be clear, concise, and actionable to point the user in the direction of investigating and resolving 
the issue that they identify. One of the most common complaints in the facility maintenance community is the 
abundance of nuisance alarm notifications, resulting in apathy in terms of responsiveness. Prioritization of alarms 
can be one means of cleaning up which alarms are sent to the team as notifications. Notifications can also become 
more effective when the messaging is clarified. The weighted critical value of an alarm can be a means of 
determining how it gets issued to the team and the response. Additional factors such as frequency of alarming and 
the duration of an alarm can be considered for escalating the priority of less critical equipment. For example, an 
interior office space that is outside of comfort parameters may begin as a visual alarm on the graphic and then 
require a minimum duration before being issued as a notification. 

2.1.4.4 Initiate Consistent Reporting Mechanisms 
Maintain consistent reporting formats from one reporting cycle to the next, to include a minimum of the 
following information: 

 General Summary of Activities and Progress 
 Concise Update on Building Performance Metrics 
 Updated Master List of Findings 
 Updated List of recommended measures selected for implementation 
 Complete diagnostic results and documentation of investigation 

2.1.4.5 Deliverables 
 Standard Point List 
 Periodic Trending Reports 
 Prioritized Alarm Notifications 

P a g e  23 |  
 
 
 
 
 
2.1.5 Create or Update Facility Guide
The purpose of a Facility Guide (also known as a Systems Manual 2) is to establish and maintain a guide 
to systems performance and a normal routine for reviewing building mechanical, electrical and lighting 
systems. It provides a reference for refreshing system users. It is also a guide for future on‐boarding. 

If a Facility Guide does not exist for the building, then support the creation of this document. The CFR, 
OCx Plan and Diagnostic Plan then become part of the Facility Guide, and the Guide also includes 
inspection, calibration, operating instructions, and maintenance tasks for the O&M Personnel. 

If a technology application is being used, update the Facility Guide with any automated reporting that 
the Owner would like to review on a regular basis. Examples include override audit reports, trending of 
primary or critical systems, and polling the network for downed devices. 

One example of a maintenance task for commercial building personnel is a building walk‐through during 
unoccupied hours to look for lights, equipment, and appliances that may be running out of schedule, as 
described in this night variance audit:  

The night variance audit is a biannual (or more frequent) walkthrough of the building to record any irregularities in 
lighting, equipment, or appliance operations during unoccupied conditions.  
a. Is exterior lighting engaging as scheduled/programmed? 
b. Is interior lighting shut off on schedule as a sweep or via vacancy sensing as scheduled/programmed? 
c. Are any areas overridden to run to meet occupied conditions and setpoints during unoccupied hours?  
1. If found, are these overrides currently needed? 
d. Are any appliances being left on unnecessarily during unoccupied hours?  
1. If found, are there circuits with plug load‐controlled receptacles that could regulate the runtime of 
these appliances? 
e. Are there any other conditions which may be contributing to building energy consumption that were 
observed during the walkthrough? (i.e., unexpected occupancy sensor triggers responding to false signals) 

2.2 Execution Sub-Phase

2.2.1 Coordinate Preventive Maintenance
2.2.1.1 Improve Information and Coordinate with Facility Activities 
Within the scope of the OCx and Preventive Maintenance (PM) Plans, coordinate the two teams. The PM 
team likely possesses critical information from experience in the building and access to the same 
systems. This is an opportunity to learn about anecdotal incidents that align with irregularities identified 
during OCx. PM Logs also informs how equipment has been maintained over time. 

 
2 Facility Guide. The Facility Guide referred to in this OCx Best Practices document, and what is sometimes referred to as a 

Systems Manual in the industry, is what ASHRAE defines as the “Facility Guide: a basic building systems description and 
operating plan with general procedures and confirmed facility operating conditions, set points, schedules, and operating 
procedures for use by facility operations to properly operate the facility.” A well‐organized and accurate Facility Guide will 
greatly enhance the building personnel’s ability to operate the building effectively by providing all of the relevant information in 
a single location. 
 
P a g e  24 |  
 
 
 
 
 
2.2.1.2 Use OCx Results and Process to Review PM Tasks 
Review the PM tasks to identify common equipment. The Cx process can shed light on possible 
inefficiencies or provide an opportunity to schedule larger tasks (i.e., building water flushes, cooling 
tower maintenance).  

2.2.2 Conduct Technical/Technology Application Training

Initial training includes content that familiarizes the involved parties with the navigation and features of 
the technology product. This reserves later trainings for more advanced tasks, possibly with fewer 
personnel who demonstrate interest and a skill set aligned with the specific tasks. 

As described in the Planning Phase, identify OCx Champion(s) early to support and communicate the 
program to stakeholders. Depending on the organization, a role may already exist for personnel who 
oversee building management or energy analytical software. Train others who may be taking on some of 
the OCx responsibilities in the future.  

2.2.2.1 Set up trainees with unique credentials and technology access.  
Coordinate with the Facility/BAS Manager to ensure that all identified trainees have access to the 
software tools and any corresponding technology credentials such as virtual private networks (VPNs) per 
the Owner’s IT policies. The Owner identifies the list of trainees based on their respective capabilities for 
each session’s curriculum. 

2.2.2.2 Provide and install software tools on trainees’ local computers.  
The Owner’s IT Manager supports the provision and installation of the necessary software tools on the 
trainees’ local computers and/or mobile devices as applicable.  

2.2.2.3 Create Technical Training Program 
Prepare an overall Technical Training Plan including scope, schedule, content outline, activity plan, 
testing/confirmation of learned material 

Develop curriculum content, including review of the Diagnostic Plan. Tasks identified in the Diagnostic 
Plan can serve as part of the training content. Utility meter and load analysis, benchmarking, fault 
detection reviews and deep dive investigations can all be incorporated into the curriculum to maximize 
the practicality of the training exercises. The curriculum content should also emphasize the value that 
comes from using the building management and energy analysis tools.  

2.2.2.4 Review Curriculum in Advance 
Document and submit the curriculum plan to the OCx team for review. Ask for curriculum content 
review by selected OCx program stakeholders.  

Obtain approval for technical training program and content from Owner. 

Practical applicability is critical. Technology applications bring value when the information they provide is turned 
into actionable corrections and modifications. The discovery that may occur during good training must also be 
communicated. The means and methodology of that communication path—whether via a maintenance tracking 
tool, regularly scheduled meetings where issues can be reviewed and updated, or some other format—need to be 
incorporated into the training curriculum so that the participants in training can know how to turn their discoveries 
into better building performance using the software tools. 

P a g e  25 |  
 
 
 
 
 
2.2.2.5 Schedule Multiple Training Sessions  
Training hours can be spread across several sessions. Encourage users to practice and develop questions 
as they see how the application and documented procedures fit into their real work routine. Multiple 
sessions improve retention and prompt better engagement from personnel in training. Intervals 
between trainings are a good opportunity to pause for seasonal or periodic reviews and check‐in on the 
building.  

2.2.2.6 Develop A Standard for Recording Training 
Record training sessions to make a legacy digital resource that can be used for future staff preparation. 
Optimally, these digital resources could be linked or loaded to a platform that the Owner accesses for 
BAS, EMIS, or another regular database.  

2.2.3 Update and Prioritize Master List of Findings

Update and prioritize Master List of Findings and recommendations to include possible energy 
conservation measures (ECMs) and facility improvement measures (FIMs) based on the findings during 
the Implementation Phase. 

The following information on each ECM and FIM is valuable for the Owner to have sufficient 
understanding of the finding, conditions, and recommendation to make an informed decision: 

 Description of Finding 
 Solution/Measure Description 
 Implementation party and status 
 Benefits 
 Drawbacks/Risks 
 Implementation Cost (if applicable) 
 Energy, maintenance, operational savings 
 Payback and/or Return on Investment (ROI) analysis (if applicable) 

2.2.3.1 Document and Align Findings with Action Work Flow 
2.2.3.2 Record Issues and Classify  
Whenever an issue is discovered or reported, the first step is to properly record the issue in the Master 
List of Findings. Document the location, descriptions, timestamp, and status of the issue along with 
other classifications such as level of urgency, anticipated impact on system/building performance, cost 
(if applicable), and the nature of the issue—is it behavioral or mechanical, isolated or systemic? Pictures 
or screenshots can also be important to contextualize the issue for future reference or specific location 
identification.  

2.2.3.3 Communicate Issues to the Team 
Report issues to the established OCx team at the selected reporting/meeting interval as they 
accumulate. In the initial OCx meeting, the team can determine a recourse for issues that need urgent 
response and communication with the proper channels, and the timeline for communicating such 
concerns.  

Review issues periodically; identify the recommended corrective action, then inform and schedule 
relevant parties involved.  
P a g e  26 |  
 
 
 
 
 
2.2.4 Establish Communication/Coordination Methods and Procedures

2.2.5 Take Corrective Actions

2.2.5.1 Discuss and Review Potential Changes  
The recommended corrective actions vary in the participating parties, cost, and timeline/duration. 
Before implementing corrective actions and modifications, acquire written approval by whatever means 
have been designated in the OCx Plan.  

Schedule changes to create needed notifications, gather necessary tools and/or parts, with 
consideration of other potential impacts upon normal building operations and occupants.  

Consider the scope and scale (or classification) of the issue being addressed when planning the 
implementation of a recommended corrective action. Some changes may be as small as a schedule 
modification while others may involve a part/equipment replacement.  

2.2.5.2 Obtain Owner’s Approval 
The Owner approves and confirms means to proceed with any approved recommended actions. 

2.2.5.3 Proceed with Approved Action Items 
With the Owner’s approval, work with the appointed team and responsible parties to carry out the 
recommendations from the findings and update the results by continuing to track the building’s 
performance. OCx, by definition, is an iterative process. Adjustments, tuning, and continued tracking of 
building systems are expected.  

Keep all facility staff aware of any changes and support updates to their preventive maintenance 
practices if workflows are impacted by the action items. Behavioral changes should be deployed per the 
Change Management Plan. Good communications during changes and transitions are key to monitoring 
whether the implemented actions are successful in improving building performance. 

2.2.5.4 Perform Diagnostic Activities 
Complete all diagnostic tasks according to the Diagnostic Plan. Document findings. Engage the Owner’s 
O&M staff as needed to demonstrate and discuss items that can be addressed in the field. Compile 
picture and collected data into necessary visual results. 

2.2.5.5 Collect and Document System Changes 
Follow the OCx Plan to document corrective actions or modifications clearly, especially if they impact 
the Current Facility Requirements of the system or building.  

Whenever the Current Facility Requirements for the building are adjusted, then the CFR document must 
also be updated during the course of the OCx process. 

If corrective action results in the replacement of parts or equipment, then these changes may also 
require updating of other building documentation such as building equipment inventory logs or PM 
schedules. Confirm implementation and completion of action items using the approach defined in the 
OCx Plan. 

P a g e  27 |  
 
 
 
 
 
2.2.5.6 Review and Report Impact of Changes 
The intent of performing corrective actions or modifications to the building is to improve both system 
and building performance. Revisit changes during subsequent Cx review cycles to confirm that those 
changes have been effective. Document the outcome and update the status in the Issues Tracking Log to 
substantiate the success of the OCx project and possibly support future changes.  

If the corrective action does not yield the expected outcome, then continue investigating the cause and 
nature of the issue. Follow‐up may include a more extensive functional testing option, adjusting other 
parameters, or tracking the response for a longer period of time. 

2.2.5.7 Consider Secondary/Tertiary Impacts of Changes 
Be mindful of secondary effects that measures may have on performance or environmental conditions.  

Monitor changes for their impact on system operation, occupant comfort, life‐safety, or factors that may 
not have been considered when the modification was recommended and implemented. These impacts 
are sometimes anecdotal and may require the commissioning team to continue to engage the Owner’s 
personnel to understand the effect. 

2.2.5.8 Provide Follow‐Up Reporting to Commissioning Team 
If a performed change does not result in the desired improvement to the system/building, then report 
the outcome to the commissioning team and update the Issues Tracking Log.  

2.2.6 Track Building Performance

2.2.6.1 Establish and Maintain Baseline/Benchmarks and Comparison Metrics 
Establish the utility metrics used to track performance, such as a national standard or scoring systems 
such as Energy Star (which looks at Energy Use Intensity, EUI), or localized project metrics developed to 
improve peak demand and reduce utility billing charges. Ultimately, a combination of local goals and 
national/regional/industry metrics provides the most complete review of the building’s performance.  

Ideally, the CxP learns how data is input into the tracking system, particularly if an Owner has been using manual 
data entry. Over time, the standard metrics used for analyzing the building performance may need to be updated to 
adjust for utility changes, building changes, and/or code or goal changes.  

2.2.6.2 Employ All Available Utility Metering and Sub‐Metering 
To provide a complete picture of regular energy consumption for the building and sub‐systems, start by 
using multiple years of monthly utility meter data. Track utility invoice data to review monthly building 
performance. As additional sub‐metering is available, document and update similar tracking of these 
sub‐systems to compare even more frequent consumption data. Utility data consumption, peak 
demand, and load profile can all be valuable to the building’s performance tracking.3  

 
3
 [REFERENCE ASHRAE 90.1: Table 103‐5B MINIMUM REQUIREMENTS FOR SEPARATION OF ELECTRICAL LOAD] 
Buildings installed to meet the ASHRAE 90.1 standards will equip the CxP with a robust starting point for tracking 
energy consumption. Per these requirements, the building metering will monitor and record lighting, receptacle, 
HVAC, appliance, renewable energy, water service, and industrial/commercial loads with a minimum of 50kVA. 
Loads larger than 250 kVA will have additional sub‐metering circuits as well as aggregate loads metered. This 
degree of sub‐metering allows for better identification of anomalous performance and seasonal load tracking. 
P a g e  28 |  
 
 
 
 
 
A Measurement & Verification (M&V) plan can be a significant and useful parallel effort to Ongoing Best Practices. 
Upon Owner request or as a program requirement, M&V can be developed. The M&V plan can be written and 
updated by the CxP, incorporating the documentation and data collection of previous commissioning efforts and 
continuing to track energy consumption and building metrics over time. 

2.2.7 Update OCx Plan

Prior to entering the Sustaining Phase, update the OCx plan established during the Planning Phase for 
continual use as a living document. Document the changes in processes, procedures, and scope in the 
OCx plan to be used for reference and future training.  

2.3 Implementation Phase Deliverables

 Diagnostic Plan, Findings, Analysis and Report Document 
 Updated OCx Plan 
 Updated Facility Guide 
 Master List of Findings 

3 S USTAINING  P HASE  
The primary goal of a successful OCx project is the ongoing, sustained building performance for the long 
term, and ideally for the life of the building.  As a process complementary to NCCx and EBCx, OCx 
provides the building owner with assurance that the investment in building systems and the 
optimization of those systems continues to operate in an optimal manner. As such, the Sustaining Phase 
is the critical means of moving from implementation of the OCx approach to a business‐as‐usual means 
of managing building performance. 

In the Sustaining Phase, systems and improvements made are maintained over time, and the processes 
established for OCx are scaled down within the Cx Team and operations staff to those required to 
continue optimal building operation. Additionally, as with any dynamic system, maintenance procedures 
must be established to support the ongoing value and validity of data, analysis, and fault detection 
methods identified in the Diagnostic Plan. 

An OCx project advances to the Sustaining Phase when the findings arising during implementation have 
been acted upon, and the rate of identifying new findings has been reduced significantly, therefore 
meeting with the Owner’s goals and objectives. The building has then reached a reasonable level of 
stability and performance in accordance with the CFR. In addition, the Diagnostic Plan and corrective 
actions are now fully integrated into the Owner’s workflow where OCx actions are business‐as‐usual for 
the O&M team. Technology infrastructure is fully implemented, with the technology maintenance staff 
making system adjustments as applicable to maintain the technology system integrity, sensor 
calibrations, and updates as necessary with CFR and facility changes. 

The Sustaining Phase includes these activities: 

 Implement Operating and Maintenance Procedures 
 Transition to Stable Operations 
 Monitor and Report Results  

P a g e  29 |  
 
 
 
 
 
3.1 Implement Operating and Maintenance Procedures
3.1.1 Provide Regular Preventive Maintenance (PM)
All sources of data used in the OCx process are subject to data quality issues. In the Sustaining Phase, 
establish and conduct regular PM procedures and calibrations of the OCx related meters and 
instruments to ensure the validity of the monitored performance of the buildings and systems. 

If a technology application is used for any system (BAS, EMIS), include a PM plan that validates and 
ensures the health of that system – i.e., its ability to accurately and consistently collect and manage the 
data supporting the OCx project. PM includes an assessment of the IT infrastructure (server hardware 
and software, networking, security, database management, data backups), OCx‐implemented 
technology (software updates, license updates, configuration), and the communication or integration of 
data sources to the head‐end platform. 

The analytics (and applicable fault detection notifications) implemented as part of the diagnostic plan 
must also be reviewed on a regular basis (ideally monthly or quarterly) to ensure the OCx approach is 
accurately monitoring the building performance without generation of false indicators or superfluous 
notifications.  

The PM approach ensures the complete end‐to‐end validation that the OCx methods:  

 accurately measure performance parameters 
 consistently collect related data 
 apply the proper analytics necessary to identify performance issues.  

The PM frequency applied to the above parameters depends on the specific technology in use and the 
product manufacturer‐recommended testing frequency. An increase in false notifications or identified 
data monitoring errors are an indication to the OCx team that PM should be conducted on the system. 

In addition to an increase in false notifications, a decrease in notifications may also be an indicator for required PM.  
The OCx team should refine the performance monitoring parameters to further optimize building performance, 
where possible, as part of a continuous improvement effort. For example, if chiller tonnage is monitored to identify 
load above an optimal level defined in the initial OCx implementation: should FIM approaches reduce that load 
below the setpoint consistently, and should the OCx team consider lowering the load setpoint for the performance 
notification to maintain performance at the newly achieved performance level? 

3.2 Transition to Stable Operations

In the Sustaining Phase it is the objective of the OCx team to shift primary ongoing responsibilities for 
managing performance to the O&M Team. This transition of responsibilities is unique to the OCx 
approach and provides the means for facilities to maintain the OCx approach and best practices over the 
long term.  

As OCx findings diminish, with evidence that recurrence of evaluated issues is not likely, the CxP 
identifies and implements a periodic schedule to review the OCx process and ensure ongoing 
management of the building’s performance. Based on initial OCx findings, facility capital planning 
outlooks, and results of periodic checks, the CxP works with the building Owner and team on the 

P a g e  30 |  
 
 
 
 
 
schedule for ongoing support — with the typical frequency being between quarterly and semi‐annual 
reviews.  

3.2.1 Update CFRs, OCx and Related OCx Process

During the periodic review of the OCx project, the CxP updates the OCx and Diagnostic Plan as 
applicable, to match building and systems activities to the efforts required to sustain performance over 
time. This may include providing updates to the review frequency, simplifying analyses of the top‐level 
results and key performance indicators, and incorporating changes to the communication plan and 
schedule.  

Ongoing engagement of the CxP ensures a level of accountability for maintaining the OCx best practices 
and provides an inspection of expected process methods. In addition to reviewing the OCx process and 
the capability of available tools to monitor performance, the CxP's review also ensure the building 
operators’ continued ability to use the OCx process and tools to maintain building performance. Any 
revealed gaps in the process, tools, and capabilities of the team are evaluated and addressed by the CxP 
during this periodic review to ensure the continued, sustained performance expected from the OCx 
project. (Continuous "Gap Analysis"?) 

3.3 Monitor and Report Results

3.3.1 Monitor Results of Documented Corrective Actions
Track and report the value of OCx to justify and validate the business case, and to support ongoing 
investment into the Sustaining Phase for the foreseeable future.  

From the outset, the Commissioning Team decides upon the level of rigor, and how the results of OCx 
program actions are tracked and savings estimated.  

The CxP establishes energy performance metrics for high‐level performance, normalized for major 
external factors including weather and occupancy. Other opportunities for tracking can include cost 
savings estimated for each operating log item and statistics for the number of log items identified and 
addressed. The level of measurement and verification applied to the OCx project will depend on the 
contracted performance requirements for the project and client‐specific business case requirements. 

In addition to energy and energy cost savings, track and document operational savings and 
improvements. Operational savings include extended equipment life, reduced maintenance labor, safety 
improvements, and other benefits to the facility and maintenance organization. Also, capture and 
document collateral qualitative improvements to the organization, such as level of engagement of O&M 
employees, morale, buy‐in, staff development, and reduction in employee turnover.  

3.3.2 Inform Stakeholders of Performance

Regularly produce and distribute reports to identified stakeholders in a format that is meaningful, in 
order to ensure the OCx program is supported over time. 

3.4 Sustaining Phase Deliverables

 Ongoing identification of FIMs for sustained facility performance 
P a g e  31 |  
 
 
 
 
 
 Periodic update of CFR 
 Periodic update of OCx Plan  
 Periodic update of Diagnostic Plan 
 Periodic performance reports 

   

P a g e  32 |  
 
 
 
 
 
4 Definitions and Abbreviations 
4.1 Abbreviations Used in this Document
Abbreviation  Phrase 
BAS, BMS  Building Automation System, Building Management System 
BCxA  Building Commissioning Association 
CMMS  Computerized Maintenance Management System 
Cx  Commissioning 
CxP  Commissioning Provider 
CFR  Current Facility Requirements 
EBCx  Existing‐Building Commissioning 
ECM  Energy Conservation Measure 
EIS  Energy Information System 
EMIS   Energy management and information system 
EUI  Energy Use Intensity 
FDD  Fault Detection and Diagnostics 
FIM  Facility Improvement Measure 
FPT  Functional Performance Test 
MLOF  Master List of Findings 
M&V  Measurement and Verification 
MBCx  Monitoring Based Commissioning 
NCCx  New Construction Commissioning 
OCx  Ongoing Commissioning 
PM  Preventive Maintenance 
QBS  Qualifications‐Based Selection 
ROI  Return on Investment 
SaaS  Software‐as‐a‐Service 
VFD  Variable Frequency Drive 
VPN  Virtual Private Network 
 
   

P a g e  33 |  
 
 
 
 
 
4.2 Definitions
Phrase  Definition 
Building Management  Hardware and software that provides building systems control and data 
System, Building  management as typically applied to HVAC systems but can be integrated 
Automation System  and/or programmed for lighting, security, and other systems control and 
monitoring. 
Commissioning  A quality‐focused process for enhancing the delivery of a project. The 
process focuses on verifying and documenting that the facility and all of 
its systems and assemblies are planned, designed, installed, tested, 
operated, and maintained to meet the Owner’s Project Requirements 
(OPR). Followed in EBCx by Current Facility Requirements (CFR). 
Commissioning Provider  Firm or individual who, through coordinated actions, is responsible for 
implementing the Cx Process.  
 
Best practice recommendation: Third‐Party Commissioning Providers are 
commissioning consultants hired directly by the building owner and are 
not responsible to, or affiliated with, any other member of the design and 
construction team. 

Commissioning Team  The key members of each party involved with the project designated to 
provide insight and carry out tasks necessary for a successful 
commissioning project. Team members may include the commissioning 
lead, building Owner or Owner’s representative, building staff, design 
professionals, contractors or manufacturer’s representatives, testing 
specialists, and the rating system coordinator. The team may also consist 
of a group of commissioning system specialists in such areas as building 
enclosure, lighting controls, fire protection and more. 
Current Facility  A written document that describes the current functional requirements of 
Requirements  a facility and the expectations of how it should be used and operated. 
This may include goals, measurable performance criteria, cost 
considerations, benchmarks, success criteria, and supporting information 
to meet the requirements of occupants, users, and Owner(s) of the 
facility. 
Diagnostic Plan  Plan that describes the methods, frequency, and application of evaluating 
system performance through the collection and analysis of building 
system data.  
Existing‐Building  A quality‐focused process for attaining the CFR of an existing building 
Commissioning  and/or its systems and assemblies. The process focuses on planning, 
investigating, implementing, verifying, and documenting that the facility 
and/or its systems and assemblies are operated and maintained to meet 
the CFR, with a program in place to maintain the enhancements for the 
remaining life of the facility. 

P a g e  34 |  
 
 
 
 
 
Phrase  Definition 
Energy Information System  The software, data acquisition hardware, and communication systems 
(EIS)  used to store, analyze, and display building energy data. An EIS often 
includes analysis methods such as baselining, benchmarking, utility and 
carbon tracking, load profiling, and energy anomaly detection. Energy 
Information Systems are a subset of EMIS focused on meter‐level 
monitoring (hourly or more frequent), sometimes also called enterprise 
energy management systems. 

Energy Management and  Energy Management and Information Systems (EMIS) comprise a broad 
Information System (EMIS)  family of tools and services to manage commercial building energy use. 
These technologies offer a mix of capabilities to store, analyze, and 
display energy use and system data, and in some cases, provide control. 
EMIS is an umbrella term that covers both meter‐level and system‐level 
EMIS. Used to manage facility energy information and data including the 
baseline, benchmark, and ongoing tracking of utility bill, utility meter, and 
related submeter data. System may also be integrated to the BMS/BAS for 
system specific data management and performance evaluation.  

Facility Guide  The Facility Guide referred to in this OCx Best Practices document, and 
what is sometimes referred to as a Systems Manual in the industry, is 
what ASHRAE defines as “a basic building systems description and 
operating plan with general procedures and confirmed facility operating 
conditions, set points, schedules, and operating procedures for use by 
facility operations to properly operate the facility.” 
Fault Detection and  Alarm or notification of system abnormality. Typically programmed into 
Diagnostics (FDD)  BAS/BMS or other monitoring software for operator awareness of system 
faults and issues. FDD automates the process of detecting faults with 
physical systems and processes and diagnoses their potential causes. FDD 
systems for HVAC generally use a database of "expert rules" that analyzes 
BAS and meter data to determine fault conditions. FDD is a subset of 
EMIS, focused on system‐level monitoring (using the BAS data). 

Facility Improvement  Alterations or revisions to systems or equipment planned to improve 
Measures  building and system performance, reduce Operations and Maintenance 
(O&M) costs and/or improve the indoor environmental quality as part of 
an EBCx or OCx process. 
Functional Performance  A written collection of tests that, when executed in the test process, allow 
Test Protocol  verification of the performance of a system or assembly. See Diagnostic 
Plan 
Master List of Findings  A summary list of findings generated during the investigation process. For 
each finding, the list contains fields such as: finding description, type of 
equipment, recommended improvement, estimated energy savings and 
costs, simple payback, recommendations, and status of implementation. 
Also known as the Findings Log. 

P a g e  35 |  
 
 
 
 
 
Phrase  Definition 
Measurement and  Methods for gathering relevant data over time to evaluate performance 
Verification  and benefits. Often related to performance contracting where 
performance measurement is needed for validation of project financial 
savings and operating performance requirements.  
Monitoring Based  A process to improve the operation of buildings with an emphasis on 
Commissioning  using meter‐level or system‐level data analysis to identify opportunities 
for improvements (analysis approaches may be embedded in EMIS 
software). The MBCx process includes initially bringing the building 
systems up to the owner’s operating requirements through an existing 
building commissioning process, then performing ongoing commissioning 
to identify and correct degraded performance over time.  Alternatively, 
EMIS tools can be utilized during the EBCx process to support issue 
identification. 

New Construction  A quality‐focused process for verification of Owner’s Project 
Commissioning  Requirements (OPR) and turnover of new construction to stable 
operations. The process includes validation of project performance 
through design review, construction review and functional testing, 
training, and turnover to operations. 
Ongoing Commissioning  The means and process to optimize and sustain building performance on 
an ongoing basis through investigation, analyzing, and monitoring the 
performance of building systems. As a continuation of the Cx Process 
typically implemented following NCCx or EBCx, OCx verifies that a facility 
continues to meet current and evolving CFR (OPR for new construction). 
OCx Process Activities occur throughout the life of the facility; some of 
these will be close to continuous in implementation and others will be 
either scheduled or unscheduled (as needed). 
OCx Plan  A document that outlines the organization, goals, schedule, allocation of 
resources, and documentation requirements of the OCx Process. Includes 
a Program Management Plan, a Change Management Plan, a Diagnostic 
Plan and relevant process and facility operating documents. 
Owner  “Owner” can refer to different actors who represent financial and 
performance decisionmakers regarding the building facilities. 
Training Plan  A written document that details the expectations, schedule, budget, and 
deliverables of Cx Process Activities related to training of project team 
members, including facility managers, O&M personnel, users, and 
occupants. 
Test Procedure  A written protocol that defines methods, personnel, and expectations for 
tests conducted on components, equipment, assemblies, systems, and 
interfaces among systems. 
Verification  The process by which specific documents, components, equipment, 
assemblies, systems, and interfaces among systems are confirmed to 
comply with the criteria described in the CFR.  
 
   
P a g e  36 |  
 
 
 
 
 
5 References 
 
ASHRAE Guideline 1.2‐2019: Technical Requirements for the Commissioning Process for Existing HVAC&R 
Systems and Assemblies 

ASHRAE (2015), ASHRAE Guideline 0.2‐2015: Commissioning Process for Existing Building Systems and 
Assemblies 

ASHRAE/Building Commissioning Association (2019), Commissioning Stakeholder’s Guide 

Building Commissioning Association (2019), Existing Building Commissioning Best Practices 

Building Commissioning Association (2018), New Construction Commissioning Best Practices 

Building Commissioning Association/APPA (2017), Building Commissioning Handbook, Third Edition 

California Energy Commission/California Commissioning Collaborative (2011), The Building Performance 
Tracking Handbook 

Lawrence Berkeley National Laboratory (2017), Characterization and Survey of Automated Fault 
Detection and Diagnostic Tools 

Lawrence Berkeley National Laboratory (2017), Monitoring Based Commissioning Plan Template 

Lawrence Berkeley National Laboratory/Department of Energy (2011), Energy Information Handbook: 
Applications for Energy‐Efficient Building Operations 

U.S. Department of Energy (2015), M&V Guidelines: Measurement and Verification for Performance‐
Based Contracts Version 4.0 

P a g e  37 |