BATANGAS STATE UNIVERSITY

CEAFA UNDERGRADUATE
RESEARCH GUIDELINES

 
BATANGAS STATE UNIVERSITY
College of Engineering, Architecture and Fine Arts
Gov. Pablo Borbon Main Campus II,
Alangilan, Batangas City
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
Copyright © 2015
CEAFA Research Office

  
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

UNIVERSITY VISION

A globally recognized institution of higher learning that develops

competent and morally upright citizens who are active participants in
nation building and responsive to the challenges of 21st century.

UNIVERSITY MISSION

Batangas State University is committed to the holistic development of

productive citizens by providing a conducive learning environment for
the generation, dissemination and utilization of knowledge through
innovative education, multidisciplinary research collaborations, and
community partnership that would nurture the spirit of nationhood and
help fuel national economy for sustainable development.

UNIVERSITY CORE VALUES

The University passionately strives to achieve its vision and carry out
its mission by adhering to the following core values:
 Faith
 Patriotism
 Human Dignity
 Integrity
 Mutual Respect
 Excellence

 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

TABLE OF CONTENTS 
 
              Page 
TITLE PAGE            i 
BATANGAS STATE UNIVERSITY 
  Vision            ii 
  Mission            ii 
  University Core Values        ii 
TABLE OF CONTENTS 
I.   Introduc on          1 
II.   University Research Thrusts and Priori es    1 
III.   College Research Thrusts and Priori es    2 
IV.   Dura on and Course Requirements for the  
  Research/Project         3   
V.  Composi on of Research/ Project Groups     3 
VI.  Selec on Criteria for a Research/Project Adviser  4 
VII.  The Panel of Examiners        4 
VIII. Topic approval          5 
IX.  Student Researchers and Adviser Requirements  6 
X.  Research/Project Documenta on       8 
  1. Sec on and Content        8 
      A. Preliminaries          8 
      B. Main Body of the Research/Proj ect    10   
      C. References and/or Bibliography     10 
      D. Appendices           10 
      E. Referencing and Cita on Style       11 
  2. Wri ng Guidelines         11 
      A. Text           11   
      B. Spacing, Paragraphing and Inden ons     12 
      C. Page Numbering and Margins       12 
      D. Tables and Figures         13 
  3. Prin ng and Distribu on       16   
      A. Paper and Ink        16 
      B. Binding          16 
     
 CEAFA Undergraduate Research Guidelines
 
 
 
              Page 
X.  Research/Project Documenta on   
  4. Journal Paper and One‐page Abstract Guidelines  17 
  5. Submission to Turni n So ware      17 
  6. Hardcopy Submission  Requirements    19 
  7. Oral Defense Schedule        20 
  8. Research/Project Assessment      20 
XI.   A achments          21 
  Defense Invita on Le er        22 
  Transmi al Le er for Adviser      23 
  Sample Title Page         24 
  Sample Approval Sheet        25 
  Outline of Business Feasibility Studies     26 
  Project Development Feasibility Template    31 
  Author Guidelines for 10‐page Summary of Student  
    Theses/Researches       34   
  Guidelines for the One‐Page Abstract of  Student   
    Theses/Researches       35 
 
   
 
 
   
   
   
   
        
       
 
 
 
 

 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
I. Introduc on 
 
  The  set  of  guidelines  for  research  and  project  study      undertakings   
inside this pamphlet is intended for undergraduate students of the   College 
of  Engineering,  Architecture  and  Fine  Arts.  The  purpose  of  this  guide  is  to 
ensure that uniform policies and procedures will be observed in the conduct 
of undergraduate researches and project studies in the College. Moreover, 
this  shall  assist  both  the  students  and  faculty  in  the  Methods  of  Research 
class  as  well  as  the  assigned  research/project  adviser/s  who  will  supervise 
the  research  ac vi es.  It  is  strongly  recommended  that  this  pamphlet  be 
used as primary reference material in the Methods of Research course or in 
other equivalent courses. 
 
II. University Research Thrusts and Priori es 
 
  The  University  shall  pursue  thrusts  and  priori es  which  may  be          
subjected to review at least annually by each area: Architecture, Engineering 
and  Technology;  Agriculture  and  Natural  Science;  Environment  and            
Biodiversity; Entrepreneurial and Business; and Educa on, Mathema cs and 
Social Sciences to make the Research Program of the University responsive 
to  the  emerging  needs  and  to  environmental  changes  and  development, 
depending on research competencies available, appropriateness to the local 
needs, and availability of resources. 
 
  The following thrusts and priori es are based on the na onal, regional 
and provincial agenda of the government iden fied through agenda se ng 
and  road  mapping  among  research  personnel,  deans,  faculty  researchers, 
students and external stakeholders. 
 
 Food 
 Energy 

 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
 Informa on and Communica ons Technology 
 Manufacturing and Process Engineering 
 Science and Mathema cs; and 
 Educa on and Social Sciences 
 
III. College Research Thrusts and Priori es 
 
 Material Science 
 Instrumenta on and Process Control 
 Biochemical Engineering 
 Food Processing and Packaging 
 Environmental Management 
 Construc on Materials and Management 
 Electronics Systems 
 Mechatronics and Robo cs 
 System Rehabilita on 
 Energy Audit 
 Prototype Development 
 Energy Sources and U liza on 
 E‐Commerce Applica on 
 Convergence Technologies 
 Web Interfaces 
 Ergonomics 
 Opera ons Research 
 Structural Design and Analysis 
 Work system / process improvement  
 System Engineering analysis and design  
 Architectural design  
 Adver sing design  
 Technopreneurship 
 2 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
IV. Dura on and Course Requirements for the Research/Project 
 
  Each program curriculum prescribes the research/project dura on and 
the  equivalent  credit  units.  The  course  instructor  assigned  in    Research         
Methods/Project 1 will discuss the components and requirements of every 
course within the research/project extent. The proponents will undergo two 
oral  defenses.  The  first  is  a  proposal  presenta on  and  the  other  is  the         
completed  research/project  presenta on,  both  of  which  are  done  in  the      
presence of a duly cons tuted panel of examiners.  
 
V. Composi on of Research/ Project Groups  
 
  It  is  recommended  that  students  work  in  teams  of  three  or  more 
members  depending  on  the  complexity  of  the  research/project  upon  the 
approval  of  the  department  chairperson  and/or  Research  Instructor.       
However, they are also not discouraged in working individually or in pairs. 
Collabora ve  research/project  requiring  mul disciplinary  members  in  the 
team  is  also  highly  encouraged.  The  departments  involved,  through  the 
chairpersons, shall document the extent and details of collabora on. 
 
Regrouping:
Regrouping  is  considered  only  when  a  member  or  two  members  le   the 
team before the proposal presenta on and not when the project has been 
started already. Accordingly, the reasons for such must be valid, evaluated 
and accepted by both the adviser and course instructor. The member/s le  
behind  may  either  choose  to  con nue  with  the  research/project  or  join   
other  team/s,  upon  approval  of  course  instructor  and/or  department     
chairperson.   

 3 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
VI. Selec on Criteria for a Research/Project Adviser 
 
  The proponents in consulta on with the Department Chairperson and 
Research Instructor shall choose an adviser from the college/department’s 
set of faculty experts. The adviser shall be chosen on the basis of any of the 
following condi ons: 
 At  least  with  an  aligned  master’s  degree/units  in  the  area  of  the 
research/project 
 Must  have  effec vely  completed  a  similar  research  /project       
beyond the bachelor’s degree 
 With reputable industry experience 
 With  at  least  two  years  residency  in  the  department/college  and 
has  previously  served  as  panel  of  examiner  of  completed             
researches/projects. 
 
 As much as possible, the adviser should be a full‐ me faculty member of the 
university. If the need arises, an outside technical consultant may be allowed 
subject upon the approval of the Department Chairperson. Research/project 
advisers should handle at most seven group advisees in any given term to 
provide  quality  supervision  and  monitoring.  In  the  event  that  the  adviser 
becomes unavailable, a subs tute adviser shall be immediately assigned by 
the course  instructor with the approval of the department chairperson. 
 
VII. The Panel of Examiners  
 
  All individuals involved in the examina on and approval of a research/
project is referred to as the panel of examiners.  
 
  Members of the panel shall be created from the set of faculty   experts 
of the college/department by the research instructor and  approved by the      
department  chairperson.  The  primary  criteria  for  selec on  will  depend  on 
their educa onal background and field  exper se. Preferably, there must be 
at  least  one  master’s  degree  holder  ver cally  aligned  to  the  proponents’ 
degree or with equivalent  industrial experience. 
 4 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
  The panel shall be composed of one chairman and two members. The 
chairman  shall  be  chosen  as  the  faculty  member  with  the  most  qualified 
educa on, industrial experience, and/or research/project  experience. Oth‐
erwise, the chairman will be selected on collegial   basis. An external mem‐
ber who is a well known expert in the area or field of the research/project 
may be also invited in case no qualified faculty member will be available. For 
researches/projects with       industry collabora on, a company representa‐
ve may also serve as an external member.  
 
  Likewise,  a  faculty  member/external  panel  is  only  allowed  to  sit  as 
chairman up to one‐half of the total number of researches/projects at any 
period of  me. On the other hand, there shall be no limita on in the assign‐
ment of panel membership. In the event that the chairman or a panel mem‐
ber fail to fulfill his/her duty to physically and ac vely par cipate in the oral 
presenta ons (either proposal or final) resul ng to delay of the schedule of 
defense  arrangements  whereas  majority  of  the  other  panel  members  are 
present, the research instructor in         coordina on with the department 
chairperson  shall  ensure  that  a        replacement  and  jus fica on  will  be  in‐
stantly made. 
 
  Moreover, as part of the administra ve responsibili es, the    College 
Dean may sit during any of the oral presenta ons. It is a duty of the College 
Dean to monitor whether standard scholarly works such as research/project 
undertakings are properly implemented. 
 
VIII. Topic approval 
 
  Students  will  submit  topics  to  their  research  instructors.  Topic  should 
include  tle and brief descrip on of the study. Topics will be screened and 
accepted  by  the  research  instructors.  All  accepted  topics  by  the  research   
instructor will then be submi ed to the department for pre evalua on. The   
department chairperson and 2 or more senior   faculty members will be part 
of the pre evalua ng team. All topics approved by the department will then 
be subjected for proposal  defense. The panel of members for the proposal 
defense may or may not be from the pre evalua ng body.  
 5 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
IX. Student Researchers and Adviser Requirements 
 
  This  document  provides  general  informa on  for  students    concerning 
research/project requirements.  It is essen al that the  students understand 
the  research/project  assessment  and  consequently  what  is  expected  of 
them, the adviser and the panel of examiners. A transmi al le er addressed 
to  the  adviser  will  be  given.  (See  A achments)  In  par cular,  the  following 
project requirements which students, advisers, and panel of examiners are 
expected to follow. 
 
The student researchers must: 
 familiarize themselves on the research/project guidelines and  policies 
 keep  a  log  book  recording  all  project  work  carried  out  and  details  of 
their project ‐ dates, results, references, calcula ons etc. This should be 
available at all  mes for possible inspec on by the   adviser, 
  maintain  regular  contact  with  their  adviser  to  report  the  progress  of 
their  work,  as  well  as  raise  any  issues  or  concerns  (at  least  twice  a 
month) 
  ensure  that  their  log  book  is  signed  by  the  adviser  at  an  absolute      
minimum of once every 2 weeks 
  get  their  research/project  inspected  by  the  adviser  within  the            
allocated period, 
  inform  their  adviser  where  their  project  work  will  be  performed  and 
where they can be contacted during the  me‐tabled project period, 
  submit all documents and informa on on the dates prescribed, 
 in special cases, inform and ask approval of the adviser and the panel of 
examiners for the changes that will be done on the topic presented and 
approved in the proposal. 
 strictly  follow  the  schedule  of  research/project  ac vi es  and  submit 
required documents posted by Adviser, Department  Chairman and the 
Defense Panel  

 6 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
The adviser is expected to: 
 Ensures  that  the  study  proposed  by  the  students  conforms  to  the   
standards of the department/college and has  immediate  or   poten al 
impact on the research thrusts of the university, 
  provide reasonable assistance to aid the comple on of the project, 
 be  able  to  evaluate  if  the  research/project  can  be  completed  in  the  
prescribed dura on or period, 
  clearly  define  the  aims  and  objec ves  of  the  project  and  the               
envisioned result/s, 
  maintain regular contact with the students to supervise their  research/
project progress and help resolve impasse and conflicts. 
 sign project log book along with suitable comments, advice etc. at least 
once every two weeks, 
  keep  a  record  of  their  contact  with  the  student  and  the  project  work 
done  in  accordance  with  guidelines  contained  within  this  research/
project informa on booklet, 
 Meets the team regularly (at least twice a month, NOTE: the team must 
seek proper appointment)  
  Reviews  thoroughly  all  deliverables  at  every  stage  of  the    Research  / 
Project, to ensure that they meet the department's standards. The ad‐
viser  may  also  require his/her Proponents/Researchers  to  submit pro‐
gress reports regularly.  
  Recommends  the  team  for  proposal  and  final  oral  presenta on  (It  is 
assumed that the project has been evaluated in terms of   readiness and 
completeness)  
 Must  be  physically  present  during  the  proposal  and  final  oral        
presenta on to provide  support and clarifica ons for and  in behalf  of 
the team. 
  Ensure that all necessary revisions, sugges ons and   recommenda ons 
are included in the deliverables before final submission and acceptance. 
 

 7 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
X. Research/Project Documenta on  
 
  The  research/project  documenta on  should  be  typed,  double‐spaced 
on standard‐sized paper (8.5" x 11") with 1" margins on all sides. You should 
use  a  clear  font  that  is  highly  readable.  It  is  recommended  to  use  12  pt. 
Times New Roman font. Others may use 11 pt. Arial  font but it  should  be 
consistent all throughout the study.  
 
  The  following  informa on  specifies  the  report  wri ng  guidelines  that 
must be observed in all research or project documenta on for purpose of  
consistency. 
Page Header 
Indicated in the header (for chapters 1 to 5 only except on the first page for 
each  chapter)  is  the  chapter  number  and  its  tle,  e.g.,  authors’  name.  
Should be italized and in 11 pt font Times New Roman or     10 pt font Arial.  
Example of header: 
Title of the Paper Chapter I: The Problem and its Background
Persincula, M. R. F., Bituin, E. B.

1. Sec on and Content

 
A. Preliminaries  
 
Blank Sheet. This serves as the flyleaf.  
Title  Page.  This  page  contains  the  tle  of  the  research,  name  of                
proponents  and  statement  regarding  the  requirement  for  which  the              
research is submi ed. It also contains the name of the ins tu on, to which 
the  research  is  being  submi ed,  and  the  month  and  year  of    submission. 
(See A achments)  
 
Approval Sheet.  This page bears the name of the proponent/s and the  tle 
of  the  research,  together  with  the  signatures  of  the  adviser,  the  chairman 
and members of the oral defense panel. This page cer fies that the research 
has  been  duly  approved  by  the  College  Dean,  and  must  bear  the  date  of 
approval. (See A achments)  
 8 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
Acknowledgement.   Your  abstract  page  should  include  the page  header. 
This  sec on  recognizes  persons  and  organiza ons  who/which  assisted  the        
proponents  in  the  comple on  of  the  research.  Acknowledgements  should 
be expressed simply and tac ully. 
 
Dedica on Page.  Your abstract page should include the page header. This 
page is op onal. If used, make it brief and centered in one page. No heading 
is necessary.  
 
Abstract.   The  abstract  page  should  include  the page  header.   It  should    
contain  at  least  your  research  topic,  research  ques ons,  par cipants,     
methods,  tools  and  technologies,  results,  data  analysis  and  interpreta on, 
and conclusions. You may also include possible implica ons of the research 
and future work you see connected with your findings. Your abstract should 
be a single paragraph double‐spaced. Your abstract should be between 200 
and 300 words. (See A achments) 
You may also want to list keywords from your paper in your abstract. To do 
this,  indent  as  you  would  if  you  were  star ng  a  new  paragraph, 
type Keywords: (italicized),  and  then  list  your  keywords.  Lis ng  your         
keywords will help researchers find your work in databases 
Normally the abstract should not include any reference to the literature. 
 
Table of Contents.  A sequen al lis ng of all major parts of the research 
with  corresponding  page  numbers.  Included  in  the  table  of  contents  are 
tles  of  chapters,  sec ons  and  subsec ons,  bibliography  and  appendices. 
Also    included  are  tles  of  the  preliminary  pages  as  well  as  the  required 
forms.  
 
 
 

 9 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
B. Main Body of the Research/Project  
 
  The main body of the research /project study document is divided into 
chapters,  sec ons,  and  sub‐sec ons.    The  chapter’s  tle  and  contents 
(subtopics for each program will depend on the field/area of study and type 
of  research/project/feasibility  study).  However,  all  must  have  at  least  the 
following: 
 Introduc on 
 Literature Review 
 Methods 
 Results and Discussions 
 Summary, Conclusions and Recommenda ons 
 
C. References and/or Bibliography 
 
References.  An alphabe cal detailed list of sources that have been cited 
within the text. 
 
Bibliography. A list of all references consulted in preparing the document, 
whether cited or not. 
Categorize  bibliography  as  published  and  unpublished.  Under  published 
materials are references from and sub‐categorized as books, encyclopedia, 
dic onary,  magazines,  newspapers,  journals,  electronic  downloads  and   
under unpublished materials are thesis and  disserta ons.  
The  list  of  references  is  arranged  alphabe cally  and  single‐spaced,  but     
separated  by  blank  line.  Type  the  first  line  of  an  entry  from  the  le   but     
indent the succeeding lines by five le er spaces.  
 
D. Appendices  
 
  An appendix or appendices, if any, should be a er the References and 
or/  Bibliography.  Appendices  include  original  data,  preliminary  tests,        
tabula ons,  ques onnaires,  tables  that  contain  data  of  lesser  importance, 
very  lengthy  quota ons,  forms  and  documents,  computer  printouts  and 
 10 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
other   per nent documents such as transcript of interview (if interview was 
used) among others. Appendices should be arranged chronologically as they 
are cited in the main text. Use capital le ers of the English alphabet to track 
appendices.  
  A single appendix is labeled “APPENDIX” on the contents page,  with or 
without  a  tle.  (If  using  a  tle,  it  should  be  wri en  as  “APPENDIX:  TITLE”) 
The  first  page  of  the  appendix  itself  is  labeled  by  the  word 
“APPENDIX” (centered) and a  tle capitalized and centered a er a skip line. 
Several  appendices  are  labeled  “APPENDICES”  on  the  contents  page,  with 
subsequent lines each  containing n indented alphabe c iden fier and  tle 
such as “A: SURVEY QUESTIONNAIRE”; other lines (labeled B, C etc.) follow 
as  needed.  .  The  appendices  proper  are  then  each  labeled  as  “APPENDIX 
A” (centered) followed a er a skip line by the  tle   centered and capitalized. 
Appendix pages should be numbered as   con nua on of the text.   
 
E. Referencing and Cita on Style 
  This guide recommends using Harvard style and guidelines.  
 
2. Wri ng Guidelines    
       
A. Text 
 The general text shall be encoded using any word processing so ware 
such as Microso  Word or OpenOffice Writer, using either Arial 11 or 
Times New Roman 12. 
 All symbols shall be from an acceptable font. Text in figures and in ta‐
bles  must  be  readable,  and  the  font  size  shall  not  be  smaller  than  9 
point. 
 Text should be jus fied on both sides. 
 All signatures on the approval page must be original and signed using 
sign  (ink)  pen.  The  document  must  be  signed  by  the  Chairman  of  the 
Panel, the panelist, the Adviser, the College Dean. 
 Correc ons: The following should be strictly observed. 
Strikeovers,  interlinea ons or  crossing‐out of le ers or  words are 
unacceptable. 
 11 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
No erasures. 
The use of liquid paper and of transparent tape for patching is not 
acceptable in any form. 
 Materials must be printed on one side of the paper only. 
 
B. Spacing, Paragraphing and Inden ons  
 The general text of the manuscript shall be double spaced.  
 Single‐space  should  be  used  in  tables  with  more  than  ten  (10)  rows,   
quota ons  with  more  than  ten  (10),  line  cap ons  with    more  than  2 
lines and bibliographic entries.  
 Paragraph inden ons shall be five (5) spaces.  
 
C. Page Numbering and Margins  
 The preliminary pages are numbered in consecu ve lower case Roman 
numerals in the upper right‐hand corner . 
 The  text  and  all  reference  pages,  including  the  Appendices,  are          
numbered  consecu vely  in  Arabic  numbers,  beginning  with  1  on  the 
first page of the text.  
 Number all pages consecu vely throughout the paper in the upper right
‐hand corner, ½ inch from the top and flush with the right margin. 
 Every page on which any typing or drawing appears has a number.  
 Inserted pages numbered 10a, 10b, 10c, etc., are not acceptable.  
 The posi on of the page number should not be altered by horizontal or 
ver cal placement of the Table or Figure.  
 For every page, the le  margin should be four (4) cen meters or 1 ½ 
inches. Margins on other sides shall be two and a half cen meters or 
one inch. Margin specifica ons are meant to facilitate binding and trim‐
ming. All informa on including page numbers should be within the text 
area. The margin regula ons must be met on all pages used in the the‐
sis/project  document  including  pages  with  figures,  tables,  or  illustra‐
ons. 
 

 12 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
D. Tables and Figures  
 
  The  purpose  of  tables  and  figures  in  documents  is  to  enhance  your 
readers'  understanding  of  the  informa on  in  the  document.  Most  word  
processing so ware available today will allow you to create your own tables 
and  figures,  and  even  the  most  basic  of  word  processors  permit  the          
embedding  of  images,  thus  enabling  you  to  include  tables  and    figures  in 
almost any document. 

  “Table” is a tool generally used to designate tabulated numerical data 
or  text  in  the  body  of  the  document  and  in  the  Appendices.  “Figure”  is     
generally  used  to  designate  other  non‐verbal  material  (such  as  graph  or   
illustra ons) included in the body of the document and in the Appendices.  
 
  Number all tables sequen ally as you refer to them in the text (Table 1, 
Table  2,  etc.),  likewise  for  figures  (Figure  1,  Figure  2,  etc.).  Abbrevia ons, 
terminology,  probability  level  values  must  be  consistent  across  tables  and 
figures in the same ar cle. Likewise,    formats,  tles, and headings must be 
consistent. Do not repeat the same data in different tables. 
 
  Data in a table that would require only two or fewer columns and rows 
should be presented in the text. More complex data is be er   presented in 
tabular  format.  In  order  for  quan ta ve  data  to  be  presented  clearly  and 
efficiently, it must be arranged logically, e.g. data to be compared must be 
presented next to one another (before/a er, young/old, male/female, etc.), 
and sta s cal informa on (means, standard devia ons, N values) must be 
presented  in  separate  parts  of  the  table.  If  possible,  use  canonical  forms 
(such  as  ANOVA,  regression,  or  correla on)  to  communicate  your  data   
effec vely. 
 
  Like  the  tle  of  the  paper  itself,  each  table  must  have  a  clear  and     
concise  tle.  When  appropriate,  you  may  use  the  tle  to  explain  an                
abbrevia on  parenthe cally.  Keep  headings  clear  and  brief.  The    heading 
should  not  be  much  wider  than  the  widest  entry  in  the    column.  Use  of 
standard abbrevia ons can aid in achieving that goal. All columns must have 
 13 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
headings, 
  even  the  stub  column,  which  customarily  lists  the  major            
independent variables. 
  In  repor ng  the  data,  consistency  is  key:  Numerals  should  be             
expressed to a consistent number of decimal places that is determined by 
the precision of measurement. Never change the unit of  measurement or 
the number of decimal places in the same column. 
 
Prepara on of Tables  
 Every table should be given a number and should be cited in the text by 
that number, either directly or parenthe cally.  
 Numera on of tables should be chronologically con nues through the 
text or the whole book. Arabic numerals are used.  
 The  tle or cap on set above the body of the table should iden fy the 
table briefly.  
 Give  each  row  and  column  a  heading  so  the  reader  knows  to  what  it 
refers.  
 A  table  may  be  placed  sideways  (landscape)  on  the  page.  Place  the   
table cap on  sideways  also  so that all parts can be conveniently  read 
together.  
 The  first  le er  of  a  variable/factor  inside  the  table  should  be                
capitalized.  
 Legend should be placed below the table where the symbol or acronym 
was first used, in ten (10) point font size, italicized and single‐spaced.  
 Symbols should be used for level of significance.  
 
Prepara on of Figures  
 Numera on of figures should be chronologically con nued throughout 
the text or whole book. Arabic numerals are used.  
 Title or cap on is set below the figure.  
 Define abbrevia ons and symbols used in each figure  
 All  figures  must  be  placed  immediately  a er  the  page  where  a            
par cular figure number is men oned.  

 14 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
 All figures must be well explained in the text.  
 The word “Figure” should be spelled out.  
 A period follows a er the number of the figure.  
 Figures should be oriented ver cally whenever possible.  
 Photographic  illustra ons  to  be  used  in  the  document  must  with       
original photographs or high quality reproduc ons.  
 
Placement  
 All tables and figures are placed either at the top or bo om  por on of 
the page.  
 Tables,  figures,  and  plates  must  first  be  introduced  in  textual  form    
before its presenta on.  
 The loca on on the page, in regards to the table or figure, in which you 
place each label must be the same loca on for every table or figure.  
 The page on which the table/figure appears is numbered   consecu vely 
with the main text. This page number is used in the List of Tables or List 
of Figures.  
 If a table or figure is on more than one page, the first page is the one 
listed on the List of Tables or the List of Figures.  
 
 

 15 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
3. Prin ng and Distribu on
 
A. Paper and Ink  
  The paper required must conform to the following requirements: 
  Color:       White 
  Size:       8 ½ by 11 inches 
  Substance:     20 or higher gsm  
 Prin ng must be done in ink jet or laser printers. 
 Text, tables and figures must be printed in black ink only. Use line types 
symbols, shading, and pa erns to dis nguish between data. If color is 
essen al  to  the  content,  all  copies  must  contain  original  color        
presenta ons  printed  in  the  highest  quality,  permanent  ink,  or          
presented as photographic prints. 
 Duplica on  Processes  and  Materials.  All  computer  typing  must  be  of 
le er quality. The le ers must be appearing fully formed and the font 
type must be legible and unambiguous.  
 
B. Binding  
 Two (2) original hard bound copies are required for submission to the 
following:  College/Campus  Research  Office  and  Library  but  the          
department and adviser may also request for a copy of the study.  
 The color of the hard bound cover of the research/project  document 
for all programs in the College is maroon.  
 All le ers in the cover shall be in gold, font 14 using Bookman Old Style 
 Cover  ‐  Hard  cover  must  be  bound  in  maroon  cloth  and  embossed  in 
gold,  and  should  contain  the  tle  of  the  thesis,  and  full  name  of  the 
student.  Thesis  tle  should  appear  two  inches  from  top  of  the  page. 
Student’s full name should appear two inches from the  bo om of the 
page. 
 
 
 

 16 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
 Spine ‐ The spine is stamped in gold as follows: 
 
 
 
 
 
 
 If  the  bulk  of  the  document  necessitates  two  or  more  binders,  the     
separa on into volumes should come at the end of major divisions of 
the  document.  The  tle  page  is  repeated  in  each  volume  and  all  are 
iden cal,  except  for  the  words  “Volume  I”  and  “Volume  II”,  etc.,  just 
below  the  tle.  The  tle  pages  of  Volumes  I,  II,  III,  etc.,  are  neither 
counted  nor  numbered.  All  other  preliminaries  are  in  Volume  I.  In    
numbering the text and the pages of Reference Material, numbering is 
con nuous from Volume I to the end of the last Volume.  
 
4. Journal Paper and One‐page Abstract Guidelines
 
  The  college  also  requires  that  each  research/project  document  be    
submi ed along with a journal type paper of not more than ten pages. This 
shall  be  the  document  format  to  be  submi ed  to  Annual  Student  Forum, 
publica ons, and research compe ons. The pa ern for this journal paper 
submission  is  in  the  Appendix.  Two  (2)  hard  copies  will  be  required  to  be 
submi ed to the College/Campus Research Office and Adviser. So  copy will 
also  be  submi ed  to  the  College/Campus  Research  Office  thru  electronic 
mail. 
 
5. Submission to Turni n So ware
 
  All  research  or  project  reports  and  documenta on  are  required  to  be 
submi ed  to  the  Turni n  so ware,  a  licensed  an ‐plagiarism  tool  widely 
used in the university, to ensure that scholarly works of the members of the 
ins tu on are held to the highest standards and maintained at a high level 
of dignity. The instructor assigned in the research course shall be responsible  

 17 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
For  members  of  the  ins tu on  are  held  to  the  highest  standards  and     
maintained at a high level of dignity. The instructor assigned in the research 
course  shall  be  responsible  for    the  whole  submission  process  using  the    
so ware.  Turni n  result  will  be  required  to  be  submi ed  in  the  College/
Campus Research Office. 
 
  The following shall be the basis of assessing the similarity index of the 
Turni n so ware for undergraduate research works: 

Paper Sec on  Allowable % of  % of Originality 

Similarity 
Chapter I 
(Introduc on, Objec ves,    
Statement of the Problem,  30  70 
Scope and Delimita on,       
Defini on of terms) 
Chapter II (Review of Related 
Literature, Synthesis,           Con‐ 80  20 
ceptual Framework) 
Chapter III (Research Design and 
20  80 
Methodology) 
Chapter IV (Presenta on and 
10  90 
Interpreta on of Results) 
Chapter V (Summary of Findings, 
Conclusions, Recommenda ons)  10  90 

   The following shall be the basis of assessing the similarity index of the 
Turni n so ware for undergraduate feasibility study works: 

Paper Sec on  Allowable % of  % of Originality 

Similarity 
Chapter I 
(Background descrip on,   
35  65 
Objec ves, Scope and Delimi‐
ta on, Defini on of terms) 
Chapter II (Methodology   Re‐
search Design, Instrument 
35  65 
Demand Supply Marke ng 
Strategies) 
 18 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

Paper Sec on  Allowable % of  % of Originality 

Similarity 
Chapter III (Technical Study 
Manufacturing Equipment/
35  65 
Tools/Materials Plant and  
Labor Requirements) 
Chapter IV (Management 
Study Organiza onal Structure 
35  65 
Capitaliza on Policy Legal  
Requirements) 
Chapter V (Financial Study 
Financial Assump ons Cash 
25  75 
Flow Financial Ra o Analysis 
Balance Sheet) 
Chapter VI (Socio‐economic 
Contribu on Social             
25  75 
Implica on Supplier          
Consumer Environment 

6. Hardcopy Submission Requirements

The following shall be distributed accordingly: 
College Library ‐    1 HB copy of full paper  
College Research office ‐  1 HB copy of full paper, Journal Paper (So  
and  hard  copies),  One  page              Abstract 
(So  and hard copies),          Turni n Result 
(So  and Hard Copies) 
 Adviser‐  1 HB (op onal) and CD copy of full     paper,    
Journal  Paper  (See  A achment  for  guide‐
lines) , One page        Abstract 
 Department ‐  1 HB (op onal) and CD copy of full    paper,   
manual, pamphlet, brochure (if applicable) 
  All copies  should be  submi ed not later than two (2) days before the 
mee ng  of  the  Academic  Council.  A  copy  of  the  approval    sheet  shall  be  
given  to  the  university  registrar  not  later  than  one  day  before  the  college 
delibera on
 
   

 19 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
7. Oral Defense Schedule

  The  course  instructor/professor  shall  be  responsible  for  the  schedule 

arrangements  of  researches/projects  that  have  sa sfied  the  requirements 
for  oral  presenta on.  These  include  a  recommenda on  by  the  research/
project adviser, four copies  of document, confirma on slip  of  members  of 
the panel, and approved request slips for equipment and materials required 
during presenta on if there are any. 
  Copies of the document shall be given to the members of the   panel at 
least  two  (2)  days  before  the  approved  schedule  of  oral  presenta on.       
Presenters  must  wear  decent  clothes,  preferably  complete  uniform  or      
corporate a re. They shall be in the venue at least an hour before the start 
of the defense. 
 
8. Research/Project Assessment 
 
  Students will be provided a copy of the wri en and oral      presenta‐
on rubrics that will be used during the defense. (See  A achments) 
 
 
Average  grade  of  the  Panel  Members        70% 
 
including the Chairman 
 
Adviser of the Research /Project  Group  30% 
 
Course Instructor/Professor  20% 
 
  TOTAL  100% 
 
The  Final Grade of each proponent will comprise of the following:  
Of the 70%, 40% will be the group grade, 30% will be the individual grade of 
each group member.  In the case that the group will  undergo a redefense, 
their grade is considered as incomplete. 

 20 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

ATTACHMENTS 

 21 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
Defense Invita on Le er 

 22 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

Transmi al Le er for Adviser 

 23 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

Sample Title Page 

MODELLING AND COMPARATIVE ANALYSIS OF RADIX‐2R 
FFT ALGORITHM USING PIPELINED ARHITECTURE 
 
 
 
A Research Study 
Presented to the Faculty of 
College of Engineering, Architecture and Fine Arts 
Batangas State University 
Alangilan, Batangas City 
 
 
 
In Par al Fulfillment of the Requirements for the Degree 
Bachelor of Science in Electronics Engineering 
 

Bobadilla, Raz Renan D. 

Chavez, Zen Monique E. 

Cruzada, Daryl Vincent G. 

Espiritu, Vonn Edmhar C. 

Montenegro, Paulo D. 

March 2015 
 24 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

Sample Approval Sheet 

APPROVAL SHEET 
 

  In par al fulfillment of the requirements for the degree Bachelor 
of Science in Electronics Engineering, this research study “Modelling  and 
Compara ve  Analysis  of  Radix‐2r  FFT  Algorithms  using  Pipelines            
Architecture”  ,  submi ed  by  Raz  Renan  D.  Bobadilla,  Zen  Monique  E. 
Chavez, Daryl Vincent G. Cruzada, Vonn Edhmar C. Espiritu and Paulo D. 
Montenegro is hereby accepted. 

___________________________________ 

                   ENGR. RALPH GERARD B. SANGALANG 

                 Adviser 

Approved by panel on oral examina on with a grade of ______. 

________________________ 

Dr. GIL B. BARTE, PECE 

Chairman 

________________________________      ________________________ 

ENGR. DIVINA GRACIA D. RONQUILLO       ENGR. ALBERTSON D. AMANTE 

                                Member                      Member         

  Accepted as par al fulfillment of the requirements for the degree 
of BACHELOR OF SCIENCE IN ELECTRONICS ENGINEERING. 

_________________________    ________________________ 

               Date           DR. ELISA D. GUTIERREZ 

                       DEAN, CEAFA 

 25 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
Outline of Business Feasibility Studies  
Execu ve Summary ‐ should be included at the beginning of the report. In 2‐3 
pages,  the  main  points  of  the  feasibility  study  are  summarized  for  a  quick   
review. The execu ve summary provides the reader with an overview of the 
feasibility study and will help them see the en re picture before they read the 
details.  Some  decision‐makers  may  only  read  the  execu ve  summary.  Thus, 
the  execu ve  summary  should  be  concise  and  include  the  major  findings  of 
the study followed by a recommenda on. 

I. Project Summary 
A.  Name of the Company 
B.  Loca on 
C.  Descrip ve Defini on of the Project 
D.  Project’s Long Range Objec ves 
E.  Feasibility Criteria 
F.  Highlights of the Study 
1. History 
2. Project Time table and Status 
3. Nature of the industry 
4. Mode of Financing 
5. Investment Cost 
G. Major Assump on and Summary of Findings 
1. Market Feasibility 
2. Technical Feasibility 
3. Financial Feasibility 
4. Management Feasibility 
5. Socio‐Economic Feasibility 
  
Market Study 
A. Nature of the Business 
1. Name  of  the  product/service/system –  popular  and  scien fic 
(if any) and the reasons for choosing it. 
2. Proper es of the product/service/system – physical, chemical 
and/or agronomic. 
3.  Uses  of  the  product/service/system  –  as  a  finished              
commodity, as an input to other produc on ac vi es. 
4. Major users of the product/service/system – individual and/or 
firms. 
5. Geographical areas of dispersion – where the product/service/
system is mostly found or used. 
 

 26 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
B. Analysis of the Market 
1. Demand – An analysis of demand is part of the important task 
of  iden fying  the  needs  of  consumers  and  determining 
whether  they  are  willing  and  have  the  capability  to  pay  for 
the  products  a  business  is  contempla ng  on  producing.  In 
forecas ng  the  demand,  one  takes  into  considera on  not 
only produc on and importa on figures of the past, but also 
such  other  factors  as  credit  availability,  income  distribu on, 
popula on  growth,  price  varia ons,  age  composi on,  the 
degree  of  urbaniza on,  tastes  and  preferences,  money  sup‐
ply, GNP, and so on. 
The  size,  nature  and  growth  of  total  demand  for  the  product/ 
service/system must be determined in the following manner: 
a.  Who  and  where  is  the  market?  Segment  the  market  ac‐
cording  to  type,  manner  of  use,  income  classifica on, 
loca on, age, etc.  
b.  What  is  the  total  domes c  demand  from  the  historical 
point of view? (Consump on for past 10 years). If there 
is a foreign market, you should include it in the study. 
c.  Evaluate  demand  growth pa erns  in the  past  and  project 
the  future  demand  by  applying  appropriate  projec on 
methods.  (Projec on  for  the  next  10  years)  Methods  of 
Projec on:  Arithme cal  Straight  line,  Arithme cal      
Geometric  Curve,  Sta s cal  Straight  line,  Sta s cal    
Parabolic, etc. 
d.  Who  are  the  major  consumers  of  the  product/service/
system? Who are the current and poten al client of the 
product/service/system and where are they located? 
2. Supply – The supply situa on may be determined as follows: 
a. Determine historical domes c supply as comprised by local 
produc on and importa ons for past 10 years. 
b. Evaluate supply growth pa erns and project future supply 
by applying appropriate projec on methods. (Projec on 
for the next 10 years) Methods of Projec on: Arithme ‐
cal Straight line, Arithme cal Geometric Curve, Sta s cal 
Straight line, Sta s cal Parabolic, etc. 
c.  Who  are  the  major  producers  of  the  product/service/
system? Who are the current and poten al producers of 
the product/service/system and where are they located? 
d.  What  are  the  produc on  capabili es  and  brands  used  by 
the current producers?  
 

 27 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
3. Demand‐Supply Analysis – It is now essen al to combine the 
findings on the demand and supply situa ons. The analysis 
may be conducted in the following manner: 
a. Compare the demand and supply trends. Use historical 
data for the analysis. 
 b. Determine the amount of unsa sfied demand through 
poten al market. 
c. Determine the share of the market by establishing the 
proposed produc on volume (determined in the technical 
study) as against the total market size. 
4. Price study – Establish the product’s selling price, taking into 
considera on all of the following: the market segment tar‐
geted, the opera ng costs and expenses (determined in the 
technical and financial study), and compe tor’s price.       
Likewise, es mate the increases foreseen in subsequent 
years. 
5. Marke ng Program – The marke ng program should be the 
end product of a market study. 
 
III. Technical Study 
Describe enough of how and where the enterprise will manufacture, 
source or create and deliver the final product or service to be able to    
es mate costs. The following should be given considera ons: 
A. The Product/Service 
B. Manufacturing / Service Process 
C. Plant Size and produc on/Service Schedule 
D. Machinery and Equipment 
E. Plant Loca on 
F. Plant Layout 
G. Building and Facili es 
H. Raw Materials 
I.  U li es 
J.  Waste disposal 
K. Labor Requirements 
L. Investment Cost 
 
IV. Financial Study 
A. Project Cost  
B. Source of Funds  
1. Different financing schemes were evaluated for each compo‐
nent of the project. 
2. These schemes are the major considera on in coming up with 
the following alterna ve scenarios for the en re project 
 28 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
C. Basic Financial Projec ons  
The project has adopted certain assump ons in its financial        
projec ons 
D. Financial Statement   
The financial analysis is based on a ten (10) year period. The Cash 
Flow, balance sheet and Income statements are prepared for each 
component of the project to evaluate individually its financial 
viability.  
E. Financial Viability Criteria  
The  financial  viability  of  the  components  of  the  project  is          
evaluated based on the following criteria: 
Financial  Ra o.  There  are  aspects  of  opera ng performance  and 
financial condi on we can evaluate from financial ra os: (1.) 
Liquidity Ra o provides informa on on a company’s ability to 
meet  its  short‐term  immediate  obliga ons.  (2.)  Asset Man-
agement or Ac vity Ra o relates informa on on a company’s 
ability to manage its resources (that is, its assets) efficiently. 
(3.) Financial Leverage Ra o provides informa on on the de‐
gree of a company’s fixed financing obliga ons and its ability 
to  sa sfy  these  financing  obliga ons.  (4.) Profitability Ra o
provides  informa on  on  the  amount  of  income  from  each 
dollar of sales. 
Net Present Value. The net present value (NPV) is the major crite‐
rion at which the financial viability of the project is evaluated 
to. This criterion requires that each component of the project 
should have a posi ve NPV to become financially viable since 
only at this point (when NPV is at least equal to zero) that the 
project  can  expect  not  only  to  recover  the  ini al  capital  in‐
vestment and to earn a rate of return equal to the discount 
rate,  but  also  to  receive  an  addi on  to  the  real  net  worth 
equal to the posi ve amount of the NPV. 
Financial  Internal  Rate  of  Return.  The  financial  internal  rate  of 
return (FIRR) criterion is best stated in the form of a decision 
rule, to wit: “Accept any project when its FIRR is greater than 
the  opportunity  cost  of  capital”.  Hence,  each  component  of 
the project is subjected to FIRR the results of which serve as 
one of the basis for determining the financial viability of the 
said components. The FIRR takes into considera on the ini al 
investments,  working  capital  and  cash  inflows  generated 
throughout the project life. 
F. Financial Analysis Summary 
 
 
 29 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
V. Socio‐Economic Study 
  An economic analysis was done to determine the project’s desirabil‐
ity  in  terms  of  its  net  economic  contribu on  to  the  society.  Data  from  the 
market,  technical  and  financial  aspects  of  the  project  study  were  u lized  to 
project the economic costs and benefits of the project. Among the items con‐
sidered were the resource flows emana ng from the project, the externali es 
and other intangible effects of the project. 
Economic  Benefits.  The  iden fied  economic  benefits  of  the  project 
came from and can be classified according to major sources. 
Economic Costs. The economic costs iden fied in this project are those 
that involve the use of real resources, classified into: Capital Costs, 
and Opera ng and Maintenance Costs. 
Valua on of Benefits and Costs  
 
VI. Organiza on  and Management Study 
Poli cal and Legal Considera on  
Project Organiza on and Management  
Manpower Requirements  

 30 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
Project Development Feasibility Template 
 
Execu ve Summary ‐ should be included at the beginning of the report. In 2‐3 
pages,  the  main  points  of  the  feasibility  study  are  summarized  for  a  quick  
review. The execu ve summary provides the reader with an overview of the 
feasibility study and will help them see the en re picture before they read the 
details.  Some  decision‐makers  may  only  read  the  execu ve  summary.  Thus, 
the  execu ve  summary  should  be  concise  and  include  the  major  findings  of 
the study followed by a recommenda on. 
 
I. Background Informa on ‐ Provide a brief overview descrip on as a point of 
reference  for  the  remainder  of  the  document.    In  addi on,  include  the 
following: 
A. Scope and Objec ve 
B. System/Project Overview  
1.  Responsible organiza on 
2.  System name or  tle 
3.  System code 
4.  System category 
 Major  applica on:  performs  clearly  defined  func ons  for 
which  there  is  a  readily  iden fiable  security  considera on 
and need 
 General  support  system:  provides  general network  support 
for a variety of users and applica ons 
5.  Opera onal status – (Opera onal, Under development or Under‐
going a major modifica on) 
6.  System environment or special condi ons 
 
C. Project References ‐ Provide a list of the references that were used in 
prepara on  of  this  document.    Examples  of  references  are:            
Previously  developed  documents  rela ng  to  the  project,                     
documenta on  concerning  related  projects  standard  procedures 
documents. 
 
D. Points of Contact  
Informa on  ‐  Provide  a  list  of  the  points  of  organiza onal  contact 
(POC)  that  may  be  needed  by  the  document  user  for  informa‐
onal  and  troubleshoo ng  purposes.    Include  type  of  contact, 
contact  name,  department,  telephone  number,  and  e‐mail    
address (if applicable).  
Coordina on  ‐  Provide  a  list  of  organiza ons  that  require  coordina‐
on between the project and its specific support func on (e.g., 
installa on coordina on, security, etc.).   
 31 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
E. Project Schedule 
F. Major Assump on and Summary of Findings 
 
II.  Current  Func onal  System  ‐  Descrip on  of  Current  Func onal  System  ‐ 
Describe  current  func onal  procedures  of  any  exis ng  system,  whether 
automated or manual. (Noted: Present the historical data for the past five 
years of the following if possible) 
1. Major processing and data flow of the current system(s)  
2. Volume of work currently processed 
3. Costs incurred in opera ng the current system  
4. Skill  categories  and  number  of  staff  required  to  operate  and 
maintain the current system 
5. Equipment used by the exis ng system 
6. Any other factors that is unique to the current system. 
 
III. Proposed System 
A.Descrip on  of  Proposed  System ‐ Present the overall system concept 
and describe how the requirements will be met. 
B.Improvements ‐ Describe the improvements of the system in terms of 
the objec ves. 
C. Time and Resource Cost ‐ Outline the  me and resource costs, includ‐
ing the  me and funding required for all ac vi es of the lifecycle, from 
defini on through opera on and system re rement.  It is impera ve to
use realis c es mates. When making the es mates, remember to in-
clude such factors as the current workload of personnel, staff absences
due to vaca on and illness, lead me for procurement of equipment
and so ware, and staff training. 
D.  Impacts  ‐  In  the  following  subsec ons,  describe  the  an cipated  im‐
pacts of the proposed system, including poten al conversion problems. 
1. Equipment Impacts ‐ Describe new equipment requirements and 
changes to currently available equipment. 
2. So ware  Impacts  ‐  Describe  any  addi ons  or  modifica ons  to 
exis ng  applica ons  and  support  so ware  in  order  to  adapt 
them to the proposed system. 
3. Organiza onal Impacts ‐ Describe any organiza onal, personnel, 
and skill requirement changes. 
4. Opera onal  Impacts  ‐  Describe  the  effects  on  opera ons,  such 
as: 
 User opera ng procedures 
 Opera ng center procedures 
 Opera ng center/user rela onships 
 Source data processing 
 32 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
 Data entry procedures 
 Data  reten on  requirements,  informa on  storage  and 
retrieval procedures  
 Output repor ng procedures, media, and schedules 
 System failure con ngencies and recovery procedures 
5. Developmental  Impacts  ‐  Describe  the  developmental  impacts, 
such as: 
 Specific ac vi es to be performed by the user in support 
of development of the system 
 Resources required to develop databases 
6. Site or Facility Impacts ‐ Describe building or office modifica on 
requirements. 
7.  Security  and  Privacy  Impacts  ‐  Describe  security  and  privacy  
factors  that  may  influence  the  development,  design,  and           
con nued opera on of the proposed system 
 
IV. Project Development Analysis 
A.  Func onal  Objec ves  ‐  Analyze  the  an cipated  func ons  of  the        
system,  considering  such  areas  as  new  services,  increased    capacity,          
legisla ve  and  policy  requirements,  privacy  and  security                     
requirements, audit controls, and target comple on date. 
B.  Performance  Objec ves  ‐  Iden fy  major  performance  objec ves,         
considering  such  areas  as  reduced  staff  and  equipment  costs,         
increased  processing  speed,  increased  produc vity,  improved              
management  informa on  services,  improved  controls  over                   
automated  decision‐making  system(s),  and  compliance  with                 
regula ons. 
C.  Assump ons  and  Constraints  ‐  Determine  the  assump ons  and           
constraints, such as opera onal life of the proposed system; period of 
me  for  comparison  of  system  alterna ves;  input,    output,  and                 
processing  requirements;  financial  constraints;  changing  hardware, 
so ware,  and  opera ng  environment;  and  availability  of  informa on 
and resources.  
D.  Method  or  strategy  employed  ‐    (e.g.,  survey,  weigh ng,  modeling, 
benchmarking,  and  simula on)  to  evaluate  the  proposed  system  to 
arrive at a feasible alterna ve. 
E.  Evalua on  Criteria  ‐  Iden fy  the  criteria  applicable  to  the                      
development  process  that  will  be  used  to  determine  the  most             
a rac ve system op on.  Such criteria typically include cost, priority, 
development  me, ease of system use, or any combina on. 
V. Cost Analysis 
VI. Recommenda on 
 33 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
GUIDELINES FOR THE ONE‐PAGE ABSTRACT OF          
STUDENT THESES/RESEARCHES 

Maria B. Romero, Lucy M. Andal, and Rudy A. Santolan

Chemical and Food Engineering Department, CEAFA, Batangas State University
Gov. Pablo Borbon Campus II, Alangilan, Batangas City 4200
Email: mbromero@gmail.com, l_andal@yahoo.com, rsantolan14@hotmail.com

ABSTRACT 
 
  The  main  tle  should  be  wri en  on  the  top,  centered  and  in 
Times  12‐point,  all  capitalized,  author  names  and  affilia ons  are  to  be    
centered beneath the main  tle and in Times 11‐point, italicized. Include 
email     address possible. Author informa on should be followed by one 
11‐point  blank  lines.  The  tle  word  “ABSTRACT”  should  be  in  12‐point  
Times, all capitalized, boldface type, centered. There should be one blank 
(11‐point) line a er the abstract  tle. The abstract should summarize the 
contents  of  the  paper  and  should  contain  at  least  200  and  at  most  300 
words. It should be set in Times 11‐point font size, italicized, jus fied. 
 
Keywords: At least 5 words italicized in Times New Roman 11 point font
size.
 

 34 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

Author Guidelines for 10‐page Summary of Student 
Theses/Researches  
Tirso A. Ronquillo*, Kwansun Hideki** 
*
Department of Electronics and Communica ons Engineering, Batangas State University
**
Division of Electronics and Computer Science, Osaka Prefecture University, Japan
E-mail: taronquillo@yahoo.com, kwansun@prefecture.ac.jp

Abstract

The abstract should summarize the contents of the paper and should contain at
least 120 and at most 200 words. It should be set in fully-justified Times 10-point
font size at the top of the left-hand column below the author information. There
should be two blank (10-point) lines after the abstract. The title word “Abstract”
should be in 12-point Times, boldface type, centered relative to the column, ini-
tially capitalized.

Keywords: At least 5 words italicized in Times New Roman 11 point font

size.
1. Introduc on 
These guidelines include complete descrip ons of the fonts, spacing, and related 
informa on  for  producing  your  research  summary  and  forma ed  as  such.  The 
paper  should  generally  contain:  Introduc on;  Objec ves;  Materials  and  Meth‐
ods; Results and Discussion; Conclusions; Recommenda ons; and References 
 
2. Paper Prepara on 
All manuscripts must be in English. All text must be in a two‐column format and 
fully  jus fied.  Do  not  write  or  print  anything  outside  the  print  area  defined  in 
these guidelines. Each manuscript is limited to a maximum length of 10 pages (8” 
x 11”) including figures, tables, tables, and references. Margins should be set to 
(1.5”, 1”, 1”, 1”)   
 
2.1 Paper Title and Author Informa on 
The main  tle should be wri en on the top of the first page, centered, and in 
Times  14‐point,  boldface  type.  Capitalize  the  first  le er  of  nouns,  pronouns, 
verbs, adjec ves, and adverbs; do not capitalize ar cles, coordinate conjunc‐
ons,  or  preposi ons  (unless  the  tle  begins  with  such  a  word).  Leave  one 
blank lines a er the  tle. 
Author  names  and  affilia ons  are  to  be  centered  beneath  the  tle  and 
printed in Times 11‐point, non‐boldface type. Mul ple authors may be shown 
in a two‐ or three‐column format, with their affilia ons italicized and centered 
below  their  respec ve  names.  Include  e‐mail  addresses  if  possible.  Author 
informa on should be followed by two 11‐point blank lines. 
 35 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
2.2 Type‐Style and Font 
Whenever Times is specified, Times Roman or New Times Roman may be used. If 
neither  is  available  on  your  word  processor,  please  use  the  font  closest  in  ap‐
pearance to Times that you have access to. Please avoid using bit‐mapped fonts 
if possible. 
 
2.3 Main Text 
For the main text, please use fully jus fied  11‐point  Times type and single‐line 
spacing. Italic type may be used to emphasize words in running text. 
The  first  paragraph  in  each  sec on  should  not  be  indented,  but  all  following  
paragraphs  within  the  sec on  should  be  indented  as  these  paragraphs      
demonstrate.  Please  do  not  place  any  addi onal  blank  lines  between                
paragraphs. 
 
2.4 Figures and Tables 
Figure and table cap ons should be 10‐point Arial font, boldface. Callouts should 
be also 10‐point Helve ca, boldface. Ini ally capitalize only the first word of each 
figure cap on and table  tle. Figure cap ons are to be below the figures as in 
Figures  1  and  2.  Leave  a  single‐spacing  of  12‐points  a er  the  figure  cap ons. 
Table  tles are to be above the tables as in Table 1.  
 

 
Figure 1: Example of a figure with cap on. Cap ons should be set in 9‐point boldface 
Helve ca or Arial. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Figure 2: Short cap ons should be centered. 

 36 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
2.5 Headings 
 
Headings should be capitalized (i.e., nouns, verbs, and all other words ex‐
cept ar cles, preposi ons, and conjunc ons should be set with an ini al capi‐
tal) and should, with the excep on of the  tle, be aligned to the le . Words 
joined  by  a  hyphen  are  subject  to  a  special  rule.  If  the  first  word  can  stand 
alone,  the  second  word  should  be  capitalized  (e.g.  Font‐Style,  First‐Order). 
Otherwise,  the  second  word  should  not  be  (e.g.  Pre‐scanning,  Post‐
processing).  The font sizes are given in Table 1. 
 
Table 1: Formats of headings 
Heading level  Font  Example 
Title:centered  14pt bold  New Algorithm 
st
1 ‐order  12pt bold  1. Introduc on 
nd
2  order  11pt bold  2.1 Classifica on 
3rd order  10pt bold  3.1.1 Data Set. 
 
 
Except third level heading which we discourage to use, headings should be 
ini ally capitalized, flush le , with one blank line before, and one a er. 
 
2.5.1  Third‐Order  Headings.  Third‐order  headings  use  boldface,  ini ally 
capitalized, flush le , and proceeded by one blank line, followed by a period 
and your text on the same line. 
 
2.6 Footnotes 
Use footnotes sparingly (or not at all!) and place them at the bo om of the 
column  on  the  page  on  which  they  are  referenced.  Use  Times  8‐point  type, 
single‐spaced. 
 
2.7 Illustra ons, Graphs, and Photographs 
All  graphics  should  be  center‐jus fied  and  accompanied  with  a  self‐
contained cap on.  Please ensure that any point you wish to make is resolva‐
ble in a printed copy of the paper. Resize fonts in figures to match the font in 
the body text, and choose line widths which render effec vely in print. Many 
readers (and reviewers), even of an electronic copy, will choose to print your 
paper in order to read it. 
 
 

 37 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
2.8 Equa ons 
Equa ons should be wri en using Equa on Editor as shown below and refer‐
enced using ‘Cross‐reference’, as shown in Eq. (1). 
 

(1) 
   
 
3. Conclusions 
The  Conclusions  sec on  should  be  the  last  numbered  sec on  of  the  paper,     
followed by the Acknowledgements sec on (if applicable) and the reference list. 
 
Acknowledgements  This  work  was  supported  by  the  Japan  Research            
Founda on Grant funded by the Japanese Government. 
 
4. References 
 
List and number all bibliographical references in 10‐point Times, single‐spaced, at 
the end of your paper. When referenced in the text, enclose the cita on number 
in square brackets, for example [1]. Where appropriate, include the name(s) of 
editors of referenced books. 
 
[1] G.D. Hong and K.S. Yoo, “Mul media Database Management – Requirements and Is-
sues,” IEEE mul media, Vol. 1, No. 2, pp. 24‐33, 2007 
[2] G.J. Lim, G.D. Hong, and M.H. Kim, Mul media and Imaging Databases, Morgan Kauf-
mann Publishers, San Francisco, Calif., 2005 
[3] S.M. Bellovin and M. Merri . Augmented Encrypted Key Exchange: A Password-Based
Protocol Secure Against Dic onary A acks and Password File Compromise. In Proc. of the !
st CCS, pages 224‐250. ACM Press, New York, 1993. 
[4] P. MacKenzie. The PAK Suite: Protocols for Password- Authen cated Key Exchange. Bell 
Laboratories, Lucent Technologies, Muray Hill, NJ 07974 USA, April 24, 2004. 
 
*************************************************************** 
Notes:
Almost always, there is no sec on devoted for the literature review in all re-
search papers in a journal. It is suggested that you discuss in the Introduc on
some related concepts, research findings and parallel studies done by other
researchers in your field of interest while carefully acknowledging those au-
thors in your references. 

 38 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

NOTES:
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
 39 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines
 
NOTES:
___________________________________________________________
 
___________________________________________________________
 
___________________________________________________________
 
___________________________________________________________
   
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________

 40 
CEAFA Undergraduate Research Guidelines

NOTES:
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
 41 
 
 
BATANGAS STATE  UNIVERSITY 
College  of  Engineering, Architecture and Fine Arts 
 
Contributors 
 
Dr. JESSIE A. MONTALBO 
(CEAFACS  DEAN, 2013) 
Dr. GIL B. BARTE 
(CEAFACS Associate Dean, 2014) 
Dr. ELISA D. GUTIERREZ 
(CEAFA DEAN, 2014) 
Engr. PAULINA M. MACATANGAY 
(CEAFA Associate Dean, 2015) 
 
Department Chairperson 
Engr.  ELENOR M. REYES (EE) 
Engr. ROCEL D. GUALBERTO  (PETE/ME) 
Engr. MARY ROSE F. PERSINCULA (CHE/FE) 
Engr.  DIVINA GRACIA D. RONQUILLO (ECE/ICE/MEXE) 
Engr. AILE  T. AMORADO (IE) 
Engr. SUZETTE M. MERCADO  (OIC—IE) 
Engr. OLIVER S. DIMAILIG (CE/ENSE) 
Arch. ROMMEL L. TUBIG (ARCHITECTURE & FINE ARTS) 
 
 
Engr.  DIVINA GRACIA D. RONQUILLO  
CEAFACS RESEARCH COORDINATOR,2014 
Engr.  JANICE F. PERALTA  
CEAFA RESEARCH COORDINATOR,2015 

 
 

BATANGAS STATE UNIVERSITY

College of Engineering, Architecture and Fine Arts
Gov. Pablo Borbon Main Campus II
Alangilan, Batangas City
CEAFA Research Office