AGRIBUSINESS VOCATIONAL TRAINING CENTRE DSCHANG

Course: RECORD KEEPING

Introduction

An appropriate record-keeping system can determine the survival or failure of a

new business. For those already in business, good record-keeping systems can increase the
chances of staying in business and the opportunity to earn larger profits, the amount of cash
versus credit sales. Complete records will keep you in touch with your business's operations
and obligations and help you see problems before they occur.

Definition of recordkeeping Systems

A recordkeeping system is a shared filing system where records are captured,

organized, accessed, protected, retained, and destroyed in accordance with approved records
schedules. It is an orderly and disciplined practice of storing business records. A
recordkeeping system is about more than technology. The essential criteria to a good record-
keeping system is simplicity, accuracy, timeliness, consistency understandability, reliability
and completeness. It provides fast retrieval of records and updates on on-going basis. Record
systems range from manual (simple) to automated (complex) processes.

Types of records keeping

There are three common types of records systems with varied capabilities and
limitations:

a) Electronic Document and Records Management Systems (EDRMS)

EDRMS are the most effective ways to maintain and manage digital records. These
systems facilitate the implementation of adequate controls, which ensure the proper
management of records and information throughout their life cycle and meet accepted
industry standards.
b) .Non- Electronic Document and Records Management Systems Environments (Non-
EDRMS)
Non-EDRMS environments can range from shared/network drives and cloud
document libraries to document management systems without robust capabilities.
While these environments are currently the most common way to maintain digital
documents, they are not the best way to manage them. To effectively manage records
in these environments, additional controls and processes are required to ensure that
 good records are created and that they will have authenticity, integrity, and usability
for as long as required. Non-EDRMS environments are not suitable for high-risk/high
value records and information.
c) Print to File
The print to file method is effective for already well-established paper records
management practices, and necessary for archival records that are not managed within
an EDRMS or other records system with EDRMS capabilities. However, print to file
is problematic for complex types of digital records and dispersed work groups.
Unacceptable Records Storage Records kept outside of a recordkeeping system can
result in serious operational risks and consequences such as loss of data,
privacy/security breaches, unreliability as evidence, inaccessibility, and business
disruption. Unacceptable records storage areas include: business applications or
storage solutions that are not approved for official government use › disks, USB
drives, or other removable storage media except for temporary purposes › personal
drives, your phone, your email folders, or your desktop where they are inaccessible to
others and/or not supported.

Record Keeping Tools:

i) Simple paper tools like the file folder hanging folder

ii) Tickler System: Use a tickler system to remind you of upcoming events such as:
quarterly taxes, license renewals, insurance reviews and renewals, upcoming bills and
call-backs
iii) Computer Systems: they take less space than paper. It is faster and easier with internet
transmission. Many businesses and government agencies allow use of Internet so it is
good for every business to system learn and grow into computer systems over time
and make sure files are backed up on a daily basis.
iv) Cloud computing: Use the Internet to store, manage, and process data No loss of data
when computer crashes Access data from anywhere
v) Business Software Evaluate business needs before considering buying software
products available Spreadsheets as it is advised to get them only if it is indispensable
for the running of the business. (.like (to communicate with clients, employees,
suppliers, vendors, contractors,) otherwise, the local computer keep good records.

Questions to help analyze a business record

-Why are certain expenses at a particular level?

-Are there any ways to reduce or avoid certain expenses?

- Should you incur all of your expenses?

-Does the level of profit justify your investment, time and effort?

Financial status checklist on:

a. daily basis

-The balance of cash on hand, bank balance and daily summaries of sales and cash receipts.

-Any errors or problems that have occurred in collections and record of monies paid out, both
by cash and by check.

b. weekly basis

-Accounts receivable (particularly those accounts that appear to be slow paying).

-Accounts payable and Payroll (be aware of the accumulation of hours and the development
of the payroll liability).

-Taxes (be aware of any tax items that are due and reports that might be required by
government agencies).

c. On a monthly basis

-If you engage an outside accounting service, provide records of receipts, disbursements, bank
accounts and journals to the accounting firm. This will allow the firm to maintain good
records and present them to you for review, consideration and support in decision making.

-Make sure that income statements are available on a monthly basis, and certainly within 15
days of the close of the month.

-Review a balance sheet that indicates the balance of business assets and the total current
liability.

-Reconcile your bank account each month so that any variations are recognized and necessary
adjustments made.

-Balance the petty cash account on a monthly basis. If you allow this account to extend for a
longer period, it may create substantial problems.
 Advantages of record keeping

-Monitor Inventory: Large inventory allows goods to be delivered when they are ordered, too

large an inventory represents an excess investment. If your inventory does not turn over
quickly, your business may lose profits due to obsolescence, deterioration or excess
investment.

- Control expenses accounting records detail the amounts owed to suppliers and other
creditors so that you can plan the availability of cash to meet your obligations. Such records
also provide information regarding expenditures and allow you to establish controls over
them. At all times, you must be aware of your individual expense requirements and how they
relate to the overall picture. Fulfill Payroll Requirements

- Control Payroll given that it is one of the largest expenses in a small business( for every pay
wage period, employees are required to provide a detailed record of their gross pay, income
tax, national insurance contributions and any other deductions)..

-Record keeping permits the follow up of the progress of your business, you should become
familiar with various forms of financial statements analysis and measurement. Financial
statements indicate which items need more attention. For example, profits may be too low or
rent unnecessarily high. Perhaps there is a way to use the business vehicles more efficiently,
to increase inventory turnover or to reduce long distance telephone bills. In analyzing
financial statements, carefully examine all items that do not seem realistic.

NB: Use record keeping tools that work for your business type and size.

Done by KADJIE

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Cours: TENUE DE REGISTRES

Introduction

Un système de tenue de dossiers approprié peut déterminer la survie ou l’échec d’une

nouvelle entreprise. Pour ceux qui sont déjà en affaires, de bons systèmes de tenue de dossiers
peuvent augmenter les chances de rester en affaires et la possibilité de réaliser des profits plus
importants, le montant des ventes en espèces par rapport aux ventes à crédit. Des dossiers
complets vous tiendront au courant des activités et des obligations de votre entreprise et vous
aideront à voir les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
Objectifs

Conserver des enregistrements dans une entreprise est protéger la ressource informationnelle
de la structure tout au long de son cycle de vie. La tenue de dossiers est importante parce
qu’elle permet le suivi des opérations commerciales, la planification des contrats légaux, la
paie et les impôts. En outre, le suivi des détails sur les dossiers des clients Dossiers de vente,
correspondance et inventaire. Facilitez l’emplacement des utilisateurs et leur capacité à
récupérer les enregistrements nécessaires et évitez les doublons et l’accumulation non gérée
d’informations.

Définition des systèmes d’archivage

Un système de tenue de documents est un système de classement partagé où les

documents sont saisis, organisés, consultés, protégés, conservés et détruits conformément aux
calendriers approuvés. Il s’agit d’une pratique ordonnée et disciplinée de stockage des
documents commerciaux. Un système de tenue de dossiers est plus qu’une question de
technologie. Les critères essentiels à un bon système de tenue de dossiers sont la simplicité,
l’exactitude, la rapidité, la cohérence, la compréhensibilité, la fiabilité et l’exhaustivité. Il
permet une récupération rapide des enregistrements et des mises à jour sur une base continue.
Les systèmes d’enregistrement vont des processus manuels (simples) aux processus
automatisés (complexes).

Types de tenue de dossiers

Il existe trois types courants de systèmes d’enregistrement avec des capacités et des limites
variées :

a) Systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD)

Les SGEDD sont les moyens les plus efficaces de conserver et de gérer les dossiers
numériques. Ces systèmes facilitent la mise en œuvre de contrôles adéquats, qui assurent la
bonne gestion des dossiers et de l’information tout au long de leur cycle de vie et répondent
aux normes acceptées de l’industrie.

b) . Environnements de systèmes de gestion des documents et des dossiers non

électroniques (autres que le SGEDD)
Les environnements non-EDRMS peuvent aller des lecteurs partagés/réseau et des
bibliothèques de documents cloud aux systèmes de gestion de documents sans capacités
robustes. Bien que ces environnements soient actuellement le moyen le plus courant de
conserver des documents numériques, ils ne sont pas la meilleure façon de les gérer. Pour
gérer efficacement les documents dans ces environnements, des contrôles et des processus
supplémentaires sont nécessaires pour s’assurer que de bons enregistrements sont créés et
qu’ils auront l’authenticité, l’intégrité et la facilité d’utilisation aussi longtemps que
nécessaire. Les environnements autres que le SGEDD ne conviennent pas aux dossiers et à
l’information à risque élevé ou de grande valeur.

d) Imprimer le dossier
La méthode d’impression au dossier est efficace pour les pratiques de gestion des
documents papier déjà bien établies et nécessaire pour les documents d’archives qui ne
sont pas gérés dans un SGEDD ou un autre système de documents doté de capacités de
SGEDD. Cependant, l’impression au format fichier est problématique pour les types
complexes d’enregistrements numériques et les groupes de travail dispersés. Stockage
inacceptable des dossiers Les dossiers conservés à l’extérieur d’un système de tenue
de documents peuvent entraîner de graves risques et conséquences opérationnels tels
que la perte de données, les atteintes à la vie privée et à la sécurité, le manque de
fiabilité en tant que preuve, l’inaccessibilité et l’interruption des activités. Les zones
de stockage inacceptables des documents comprennent : les applications d’entreprise
ou les solutions de stockage qui ne sont pas approuvées pour une utilisation officielle
par le gouvernement › les disques, clés USB ou autres supports de stockage amovibles,
sauf à des fins temporaires › les lecteurs personnels, votre téléphone, vos dossiers de
messagerie ou votre bureau lorsqu’ils sont inaccessibles aux autres et/ou non pris en
charge.
Outils de tenue de dossiers :
i) Outils papier simples comme le dossier suspendu du dossier
ii) Système de téléscription : Utilisez un système de téléscription pour vous rappeler
les événements à venir tels que : les taxes trimestrielles, les renouvellements de
permis, les examens et les renouvellements d’assurance, les factures et rappels à venir
iii) Systèmes informatiques : ils prennent moins de place que le papier. C’est plus
rapide et plus facile avec la transmission Internet. De nombreuses entreprises et
agences gouvernementales autorisent l’utilisation d’Internet, il est donc bon pour
 chaque entreprise d’apprendre et de se développer dans des systèmes informatiques au
fil du temps et de s’assurer que les fichiers sont sauvegardés quotidiennement.
iv) Informatique en nuage : utiliser Internet pour stocker, gérer et traiter les données
Aucune perte de données. Lorsque l’ordinateur tombe en panne Accédez aux données
de n’importe où
vi) Logiciels d’entreprise Évaluer les besoins de l’entreprise avant d’envisager d’acheter
des feuilles de calcul logicielles disponibles, car il est conseillé de ne les obtenir que si
cela est indispensable au fonctionnement de l’entreprise.(pour communiquer avec les
clients, les employés, les fournisseurs, les vendeurs, les entrepreneurs,) sinon,
l’ordinateur local conserve de bons enregistrements.

Questions pour aider à analyser un dossier d’entreprise

-Pourquoi certaines dépenses sont-elles à un niveau particulier?

-Existe-t-il des moyens de réduire ou d’éviter certaines dépenses?
- Devriez-vous engager toutes vos dépenses?
-Le niveau de profit justifie-t-il votre investissement, votre temps et vos efforts?
Liste de contrôle de la situation financière sur :
A. Sur une base quotidienne
-Le solde de trésorerie, le solde bancaire et les résumés quotidiens des ventes et des
encaissements.
-Toute erreur ou problème survenu dans les collectes et l’enregistrement des sommes
versées, à la fois en espèces et par chèque.
B. Hebdomadaire
Comptes débiteurs (en particulier les comptes qui semblent être lents à payer).
-Comptes créditeurs et paie (soyez conscient de l’accumulation des heures et de
l’évolution du passif de la paie).
-Taxes (soyez conscient de tous les éléments fiscaux qui sont dus et des rapports qui
pourraient être exigés par les organismes gouvernementaux).
c. Sur une base mensuelle
Si vous engagez un service de comptabilité externe, fournissez des registres des reçus,
des débours, des comptes bancaires et des journaux au cabinet comptable. Cela
permettra au cabinet de tenir de bons dossiers et de vous les présenter pour examen,
considération et soutien dans la prise de décision.
-Assurez-vous que les états des résultats sont disponibles sur une base mensuelle, et
certainement dans les 15 jours suivant la clôture du mois.
Examinez un bilan qui indique le solde des actifs de l’entreprise et le passif total
courant.
-Rapprocher votre compte bancaire chaque mois afin que les variations éventuelles
soient reconnues et que les ajustements nécessaires soient effectués.
-Équilibrer le compte de petite caisse sur une base mensuelle. Si vous autorisez ce
compte à s’étendre pour une période plus longue, cela peut créer des problèmes
importants.
Avantages de la tenue de dossiers
- Surveiller l’inventaire: Un stock important permet également de livrer les
marchandises lorsqu’elles sont commandées
Un stock important représente un investissement excédentaire. Si votre inventaire ne
se retourne pas rapidement, votre entreprise peut perdre des profits en raison de
l’obsolescence, de la détérioration ou des investissements excédentaires.
- Contrôler les dossiers comptables des dépenses détaille les montants dus aux
fournisseurs et autres créanciers afin que vous puissiez planifier la disponibilité de
trésorerie pour faire face à vos obligations. Ces registres fournissent également des
informations sur les dépenses et vous permettent d’établir des contrôles sur celles-ci.
En tout temps, vous devez être conscient de vos besoins individuels en matière de
dépenses et de la façon dont ils se rapportent à la situation globale. Répondre aux
exigences en matière de paie.
-Contrôler la paie étant donné qu’il s’agit de l’une des dépenses les plus importantes
dans une petite entreprise( pour chaque période de salaire de paie, les employés sont
tenus de fournir un enregistrement détaillé de leur salaire brut, de l’impôt sur le
revenu, des cotisations à l’assurance nationale et de toute autre déduction).
-La tenue de dossiers permet le suivi de l’évolution de votre entreprise, vous devez
vous familiariser avec diverses formes d’analyse et de mesure des états financiers. Les
états financiers indiquent quels éléments nécessitent plus d’attention. Par exemple, les
profits peuvent être trop faibles ou le loyer inutilement élevé. Peut-être y a-t-il un
moyen d’utiliser les véhicules d’affaires plus efficacement, d’augmenter la rotation
des stocks ou de réduire les factures de téléphone interurbain.
NB: Utilisez des outils de tenue de dossiers qui conviennent au type et à la taille de
votre entreprise.
Fait par KADJIE